Functie in de kijker: toegangsbeheerders
Toegangsbeheer speelt zich grotendeels achter de schermen af, maar is onmisbaar voor een vlotte werking van onze HR-toepassingen. Jeroen Craeghs en Robin De Ceukelaire (HR-technologie en Data) zorgen er samen met hun team voor dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste systemen. Een job die veel meer inhoudt dan rechten beheren alleen.
Beheer van verschillende systemen
“Veel mensen denken dat toegangsbeheer gewoon betekent dat we toegang geven tot systemen”, vertelt Jeroen. “Maar er komt veel meer bij kijken. We doen ook aan datahygiëne, geven advies, zijn nauw betrokken bij veiligheid, … Als er nieuwe systemen komen, testen wij die ook mee uit.”
Robin vult aan: “We zijn eigenlijk productexperten. Bij nieuwe toepassingen voeren we analyses uit en bepalen we wie welke rechten nodig heeft. Daarna volgt de nazorg: vragen beantwoorden, rechten beheren en ervoor zorgen dat alles werkt zoals het hoort.”
Doorheen de jaren groeide hun werkterrein aanzienlijk. Waar de focus vroeger vooral op Vlimpers lag, beheren ze vandaag verschillende systemen. “De ambitie is om steeds meer te centraliseren”, zegt Jeroen. “Vanuit Vlimpers willen we uiteindelijk de toegang tot allerlei gekoppelde systemen beheren. Daardoor moeten we het volledige landschap goed begrijpen.”
Schakelen tussen cases en projecten
Een typische werkdag begint met het lezen van mails en kijken welke vergaderingen er op de planning staan, maar lang duurt die rust meestal niet. “Vrijwel meteen bekijken we welke cases zijn binnengekomen en gaan we ermee aan de slag”, vertelt Robin. “Ongeveer 80 procent van onze tijd gaat naar de dagelijkse casewerking, de rest naar projecten.”
Hoewel iedereen zijn eigen specialisaties heeft, is er veel samenwerking tussen de toegangsbeheerders. “We zoeken vaak samen naar oplossingen”, zegt Jeroen. “Als iemand vastloopt, denken de anderen mee. We horen of zien elkaar elke dag om te sparren of feedback te vragen. Dat is belangrijk, want sommige cases zijn dringend en een klein foutje kan grote gevolgen hebben.”
Die samenwerking gaat verder dan alleen het werk. Het team van 5 toegangsbeheerders komt wekelijks samen op kantoor. “We lunchen samen en er wordt heel wat afgelachen”, zegt Robin. “De teamspirit zit echt goed.”
“We horen of zien elkaar elke dag om te sparren of feedback te vragen. Dat is belangrijk, want sommige cases zijn dringend en een klein foutje kan grote gevolgen hebben."
Digitale deurwachters
Het woord ‘toegangsbeheerder’ zorgt soms voor verwarring. “Onze teamleider krijgt bij sollicitaties geregeld cv’s van deurportiers binnen”, lacht Jeroen.
Toch zit er volgens Robin ergens een kern van waarheid in die vergelijking. “Digitaal zijn we inderdaad een soort deurwachters. We zorgen ervoor dat mensen enkel toegang krijgen tot informatie die ze mogen zien.”
Een ander misverstand is dat alles automatisch verloopt. “Veel collega’s denken dat systemen dat allemaal zelf regelen”, zegt Robin. “In werkelijkheid voeren we nog heel wat manuele controles en handelingen uit. Bovendien werken we met toepassingen die op verschillende technologieën draaien. Het is alsof je 4 mensen die allemaal een ander dialect spreken toch met elkaar moet laten communiceren.”
Daarnaast krijgen ze soms vragen die eigenlijk niet bij hun team horen. “Wanneer iemand problemen heeft met de computer of met Office, denkt men soms spontaan aan ons”, vertelt Jeroen. “Dan moeten we uitleggen dat wij gespecialiseerd zijn in HR-systemen. Gelukkig hebben we geleerd om verbindend te communiceren, ook wanneer iemand gefrustreerd contact opneemt.”
Automatiseren waar het kan
De komende jaren ziet het duo verdere automatisering als een belangrijke evolutie. “We zetten daar vandaag al sterk op in”, zegt Jeroen. “Maar de verwachtingen rond artificiële intelligentie (AI) liggen soms hoger dan wat momenteel realistisch is. AI zal ons zeker helpen, maar het is niet zo dat alles plots automatisch verloopt.”
Leren door te doen
Opvallend genoeg begonnen Jeroen en Robin allebei in 2018 aan hun traject als toegangsbeheerder. Hun eerste maanden herinneren ze zich nog goed.
“Mijn onboarding gebeurde vooral ‘on the job’”, vertelt Robin. “In het begin leek het overweldigend: veel systemen, veel afkortingen, veel informatie. Pas na enkele maanden kreeg ik het gevoel dat ik alles begon te begrijpen.”
Jeroen herkent dat gevoel. “Je hebt echt wat tijd nodig om deze job onder de knie te krijgen. Daarom vinden we het belangrijk om nieuwe collega’s goed te begeleiden.”
Volgens hen hoeft de technische kant van de functie kandidaten niet af te schrikken. “Interesse en motivatie zijn veel belangrijker dan technische voorkennis”, zegt Robin. “Die kennis bouw je gaandeweg op.”
“Inderdaad”, vult Jeroen aan. “Het lijkt vaak ingewikkelder dan het uiteindelijk is. Geef jezelf de tijd om te leren.”
Tijdens zijn loopbaan leerde Robin ook hoe waardevol het is om verder te kijken dan de grenzen van je eigen functie. “Een tip die ik altijd geef aan nieuwe collega’s, is om de raakvlakken met andere teams op te zoeken. Zo krijg je meer inzicht in het grotere geheel. Dat heeft mij geholpen om niet alleen mijn eigen werk beter te begrijpen, maar ook de impact ervan op andere processen.”
“Interesse en motivatie zijn veel belangrijker dan technische voorkennis. Die kennis bouw je gaandeweg op.”
Energie uit mensen en samenwerking
Wat hen na al die jaren nog steeds motiveert? Voor Robin zijn dat de positieve reacties van klanten en collega’s. “Vaak hoor je vooral wanneer iets niet goed loopt. Daarom doet het extra veel plezier wanneer iemand expliciet bedankt voor je hulp.”
Jeroen haalt vooral energie uit de contacten die hij opbouwt. “Je leert heel wat mensen kennen en zij weten wat ze van je mogen verwachten. Dat vertrouwen geeft veel voldoening.”
Daarnaast noemen beiden zonder aarzelen hun collega’s als grote energiegever. “We hebben een uitzonderlijk goede band”, zegt Jeroen. Ook voor Robin is die sterke samenwerking een van de belangrijkste redenen waarom hij elke dag met plezier aan de slag gaat.
Vragen of meer info?
Heb je vragen voor de preventieadviseurs? Je kan ze bereiken via gdpb@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).