1. Voor het bepalen van de correcte economische rekening kan in eerste instantie meestal uitgegaan worden van de economische activiteiten aangeboden door de tegenpartij. Voor binnenlandse leveranciers zijn deze activiteiten opgenomen in de KBO databank. Enkel economische rekeningen die gerelateerd zijn met deze activiteiten mogen gebruikt worden. (https://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknummerform.html) Let wel het gaat hier om een vuistregel die niet altijd algemeen toepasbaar is.
2. Indien de tegenpartij meerdere diensten aanbiedt die in de KBO databank onder verschillende hoofdactiviteiten opgenomen werden, dan dient de economische rekening gekozen te worden overeenkomstig de gepaste activiteit. Uitsplitsing is hierbij dus vereist.
3. Indien op de factuur van de tegenpartij activiteiten voorkomen die niet tot de hoofdactiviteiten behoren gaat het om doorgerekende of bijkomende kosten. Dergelijke doorgerekende/bijkomende kosten dienen als onderdeel beschouwd te worden van de activiteiten die wel aangeboden worden door de tegenpartij.

Software/licenties

De aankoop van gestandaardiseerde softwarepakketten (op een materiële drager zoals cd-rom, diskette) waarbij de software geïnstalleerd wordt op hetzelfde aantal werkposten als het aantal aangekochte materiële dragers, dient beschouwd te worden als de aankoop van een goed (ER 612100).

Het verlenen van licenties van (gestandaardiseerde) software waarbij de software geïnstalleerd wordt op meer werkposten als het aantal aangekochte materiële dragers, dient beschouwd te worden als de levering van een dienst (ER 613360).

Gemengde opdrachten

Bij gemengde opdrachten die zowel betrekking hebben op diensten als op leveringen, wordt het hoofdvoorwerp bepaald op basis van de hoogste waarde van de geraamde waarden van de respectieve leveringen of diensten (bv drukwerk).

Bepaling waardeverhogend karakter bij onderhoud en herstellingen

Als materieel vast actief kan worden beschouwd: goederen die worden aangeschaft of in eigen beheer worden voortgebracht met als doel om als kapitaalgoed in het productieproces ingezet te worden en waarvan de levensduur meer dan een jaar bedraagt (zoals gebouwen, woningen, machines, vervoermiddelen en dergelijke). Er kan een onderscheid gemaakt worden in investeringen met een economisch nut en investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut (zoals wegen, parken, water, bruggen, ed.).

Onderhoud wordt in de Europese norm EN 13306 omschreven als ‘de combinatie van alle technische, administratieve en bestuurlijke activiteiten tijdens de levenscyclus van een object, die zijn gericht op het behouden van of herstellen naar een toestand waarin het de vereiste functie kan uitvoeren’.
Bij onderhoud gaat het dus om het uitvoeren van preventieve en correctieve maatregelen waarbij de herstellingswerkzaamheden of de vervanging van delen van het activum het woon- of gebruikscomfort in essentie niet wijzigt. Het preventief optreden (onderhoud) maximaliseert de levensduur van het kapitaalgoed, het correctief optreden (reparatie) herstelt een gebrek.

We onderscheiden klein- en groot onderhoud:

• Normaal en/of klein onderhoud

Normale onderhoudskosten en, meer algemeen, zaken die nodig zijn om de productiecapaciteit van de kapitaalgoederen in stand te houden, worden in de nationale rekeningen beschouwd als normaal verbruik en worden dus NIET geactiveerd. Wordt o.m. bedoeld herstellingen en niet-waardevermeerderend onderhoud van gebouwen, installaties, verplaatsing van tussenschotten, schoonmaak van gebouwen door gespecialiseerde firma’s, verf- en opknappingswerken, onderhoud of aanpassing elektriciteit, gas en water, bewaking- en verhuiskosten en kleine aanverwante kosten, vervanging van gloeilampen,…

De ‘reguliere’ verbeterings-, verfraaiings- of herstellingswerken aan bestaande activa sluiten hierbij aan en worden eveneens aangemerkt als onderhoudskost indien zij het kader van courante onderhouds- en herstellingswerkzaamheden niet te buiten gaan. Er kan onder meer, bij wijze van voorbeeld, gedacht worden aan het vervangen van pleisterwerk, plaatsen van gyprocplaten, schilderwerken, het vervangen van kranen, het plaatsen van (vast) tapijt/laminaat, het vochtvrij maken van muren, sanitaire herstellingswerken of het vervangen van kepers, panlatten en dakpannen/leien op het dak door nieuwe, zonder vervanging van de dragende balken.
Indien sprake van ‘klein onderhoud’ dan betreft het onderhoud dat op een klein deel van het activum wordt uitgevoerd (bv. het recht leggen van een aantal trottoirtegels, vervangen van kleine onderdelen machines, enz.).

Het herstel en niet-waardevermeerderend onderhoud van wegen en waterbouwkundige werken vallen zonder meer ook onder deze onderhoudscategorie (cfr. het herstellen van kapotte verhardingen). Belangrijke veranderingen daarentegen aan bestaande wegen of waterbouwkundige kapitaalgoederen die een waardeverhoging meebrengen (bijvoorbeeld wegherstellingen die de betrokken wegen feitelijk volledig omvormen door het aanbrengen van een ander wegdek, een ander tracé, enz.) worden onder de ESR-regelgeving als investeringen geboekt (groep 73). Proeven, (riool)inspecties, sonderingen, of aanverwante uitgaven worden in regel geboekt als een kost.

• Groot onderhoud

In principe is ‘groot’ onderhoud een verzameling van veel onderhoudsactiviteiten die tegelijkertijd worden uitgevoerd om een bestaand gebouw, machine of uitrusting functioneel bruikbaar te houden. Bij groot onderhoud gaat het meestal om dringende werkzaamheden, ingrijpend van aard, die op een groot deel van het activum worden uitgevoerd (na een lange gebruiksperiode) en die niet zonder nadeel kunnen worden uitgesteld. Voor wat betreft groot onderhoud aan gebouwen blijft (in tegenstelling tot renovatiewerken) het woon- of gebruikscomfort evenwel gelijk na het herstel of vervangen van delen van het gebouw of actief.

Niettemin, in de bedrijfseconomische statistiek, dienen zij wel als investering worden beschouwd indien dergelijke ‘grote’ onderhouds- of verbeteringswerken effectief bijdragen aan de levensduur of productiecapaciteit van kapitaalgoederen en de waarde ervan vermeerderen.

Grote verbeteringswerkzaamheden aan bestaande of gebruikte vaste activa zoals renovatie, heropbouw, uitbreiding of verruiming, die m.a.w. veel verder gaan dan wat voor gewoon onderhoud en gewone reparaties nodig is, worden tot de investeringen gerekend. Onder andere het plaatsen van verluchtings-, rookafzuig- of luchtbehandelingsinstallaties, verbeteringswerken voor akoestiek, het plaatsen van een brandwerend scherm, UV-werende voorzetbeglazing, uitbreiding riolering,… kunnen hier als voorbeeld dienen. Dergelijke verbeteringswerken houden een substantiële verbetering in van het bouwonderdeel in kwestie en hebben over het algemeen betrekking op de veiligheid, hygiëne en/of efficiënter gebruik van de infrastructuur.

Vervanging kan dan weer gedefinieerd worden als een maatregel om de kwaliteit van een activum weer op het gestelde kwaliteitsniveau te brengen, toegepast aan het einde van de economische levensduur.

Ook hier kan het uitvoeren van noodzakelijke reparaties, waarbij oude onderdelen worden vervangen, nooit rechtstreeks leiden tot een verhoging van het activum. Slechts in de gevallen wanneer groot- en klein onderhoud niet meer toereikend is en het kapitaalgoed aan het einde van zijn levensduur gekomen is, ontstaat aldus een nieuw actief en is er sprake is van een waardevermeerderend karakter (toevoeging aan het vermogen). Bv. Een verwarmingsketel vervangen, een plat dak vernieuwen, het vervangen van een poort.

Renovatie

Wat is dan Renovatie? Renovatie is het uitvoeren van activiteiten om een gebouw te laten voldoen aan de moderne eisen vanuit de wetgeving of aan de moderne vraagstelling inzake het gebruik (de functionaliteit) van een gebouw. Als er sprake is van renovatie voert men, vanuit juridisch standpunt, werkzaamheden uit die het woon- of gebruiksgenot verbeteren en als gevolg moeten worden geactiveerd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het plaatsen van dubbelglas of een centrale verwarming, het isoleren van een dak of de gevels, volledige renovatie sanitair, enz… . Niettemin, indien een kapotte ruit wordt vervangen door dubbelglas, dan is er in beginsel sprake van onderhoud. Die werkzaamheid is er immers (primair) op gericht om een gebrek te verhelpen en niet om het wooncomfort te verbeteren. Het uitvoeren van noodzakelijke reparaties (en/of vervangen van oude onderdelen) kan echter nooit een renovatie met daaraan gekoppeld een verhoging van het woongenot betekenen.

Ter vergelijking, het gelijktijdig vernieuwen van alle ramen door dubbelglas, zou dus wel als renovatie in aanmerking komen.

Indien een oud gebouw (al dan niet geheel) wordt gesloopt en vervangen door een nieuw pand, is er uiteraard sowieso sprake van renovatie, herbouw of nieuwbouw en kunnen sloopwerkzaamheden, expertisekosten en eventuele voorafgaande studies mee worden geactiveerd. Het louter slopen van bijvoorbeeld een omheining of een mazouttank wordt niettemin opgevat als een kost.

Evenwel belangrijke nuance, gemaakte kosten tijdens de initiatieffase (fase waarin het nog niet zeker is dat er een project wordt opgestart en uitgevoerd) zoals bv. een haalbaarheidsstudie worden niet geactiveerd maar afzonderlijk ten laste van de exploitatie gebracht (voorzichtigheidsprincipe). Aansluitende voorbereidingsuitgaven daarentegen mogen wel worden geactiveerd indien de kosten direct gerelateerd en rechtstreeks toe te rekenen zijn aan het te activeren project, er geen tijdgat is (tussen voorbereiding en uitvoering) en de daadwerkelijke uitvoering van het project zeker is.

Een verbouwing behelst bouwkundige en ingrijpende wijzigingen aan gedeelten van bestaande gebouwen die een duurzaam karakter vertonen, de waarde van de activa waarop ze betrekking hebben verhogen of een kwantitatieve uitbreiding van de activa tot gevolg hebben. Het kan dus een uitbreiding zijn, maar ook een gewijzigde indeling. Zo is bv. het aanleggen van een parking of een veranda aan een gebouw een verbouwing, maar ook het plaatsen (of herinrichten) van bv. een nieuwe keuken of plaatsen bijkomende douchekamers, compartisering van een stookplaats… Alle komen in aanmerking als vast activum. Een grondige verbouwing wordt beschouwd als een renovatie.

Levering van meerdere diensten waarbij er geen uitsplitsing gemaakt wordt

In sommige gevallen worden er door een leverancier verschillende diensten geleverd zonder dat er hierbij een uitsplitsing gebeurt bij de facturatie. Bij het bepalen van de correcte economische rekening wordt als principe gehanteerd om uit te gaan van de ‘primaire’ dienst die aangeboden wordt.

Concreet betekent dit bv. wanneer:

• Huur en onderhoud niet uitgesplitst werden, de globale factuur aangerekend dient te worden als ‘Huur’.
• Onderhoud en keuring niet uitgesplitst werden, de globale factuur aangerekend dient te worden als ‘Onderhoud’.

Uitsplitsing derden en eigen personeel

Wanneer een factuur betrekking heeft op kosten die zowel voor eigen personeel als voor derden werden gemaakt, dan dient de rekening gekozen te worden op basis van de groep die de hoogste kost vertegenwoordigt.

Concreet betekent dit bv. :

• Catering (ER 611420 – eigen personeel of ER 613540 – derden)
• Reis- en verblijfkosten (ER 611xxx – eigen personeel of ER 613550 – derden)

Bij organisatie van een seminarie of opleiding geldt onderstaande nuance:

• ER 613440 – inschrijvingsgelden voor opleidingen eigen personeel
• ER 613320 – inhuren van spreker voor zowel eigen personeel als derden

Representatiekosten

In het nieuwe rekeningstelsel wordt geen aparte rekening voorzien voor het aanrekenen van representatiekosten. Om dit te ondervangen werd een kostensoort voorzien.

De boeking dient bijgevolg te gebeuren naar aard in combinatie met het gebruik van desbetreffende kostensoort.

Concreet betekent dit bv. :

• Schenken van bloemen – ER 612300
• Schenken van pralines – ER 612390

Gebruik subklasse 60/61

Op de rubriek 60 Handelsgoederen, grond- en hulpstoffen wordt zowel de waarde van de aangekochte goederen geboekt, als het werkelijke verbruik van grondstoffen, hulpstoffen en handelsgoederen (dit via de voorraadwijzigingen) en dit met het oog op de wederverkoop van de goederen.

Op de rubriek 61 Diensten en diverse goederen worden de kosten van dienstverlening door derden of de levering van goederen door derden geboekt die onmiddellijk verbonden zijn aan de werking maar zonder het oog op de wederverkoop. Het betreft voornamelijk diensten en prestaties van algemene aard voor de courante werkzaamheden of de aanschaf van niet-duurzame goederen en diensten.