De verdeling van de licenties gebeurde op basis van interviews en een aantal objectieve parameters, zoals:

• de digitale maturiteit van de entiteit,
• de kwaliteit van de technische omgeving en (data)architectuur,
• voorbereidende stappen Copilot binnen de organisatiecontext.

We ontvingen meer aanvragen dan het beschikbare aantal licenties. Daardoor heeft elke entiteit minder licenties toegekend gekregen dan oorspronkelijk aangevraagd, met een minimum van 10 licenties per entiteit.

Sommige entiteiten hebben geen of een beperkt aantal licenties ontvangen versus het gevraagde aantal. In september ontvangen deze entiteiten, waarvoor nog optimalisaties mogelijk zijn, een adviesdocument met aanbevelingen. Op basis daarvan kunnen zij zich verder voorbereiden op een bredere uitrol in de tweede fase van het project (vanaf mei 2026).

Nee, de huidige toekenning van Copilot-licenties kadert binnen het nieuwe Copilot-uitrolproject en is gebaseerd op het interesseformulier en de oriënterende interviews.

De eerder verkregen test track-licenties vervallen op 31 mei 2025 en worden dus niet automatisch verlengd.

Uw organisatie zal zelf opnieuw moeten bepalen aan welke medewerkers de nieuwe, toegekende licenties worden toegewezen. We raden hierbij aan om ook nieuwe medewerkers, die voorheen nog geen licentie hadden, met Copilot aan de slag te laten gaan, als er een duidelijke meerwaarde is in het kader van hun Job inhoud.

Voor entiteiten die onder de centrale tenant vallen

De toegekende licenties worden in de loop van juni beschikbaar gesteld in Delegate. Als coördinator draagt u, in samenwerking met uw ICT-verantwoordelijke/ICT functiehouder, de verantwoordelijkheid om de opgegeven medewerkers een licentie toe te kennen via Delegate.

Voor entiteiten die niet onder de centrale tenant vallen

• U bestelt het aantal licenties dat u nodig acht.
• U kent het aantal licenties dat aan u werd toegewezen toe via het centrale budget van de Vlaamse overheid.
• Uw leverancier factureert dit toegekende volume rechtstreeks aan de Vlaamse overheid.
• Licenties bovenop dit volume worden via een aparte factuur rechtstreeks aan uw entiteit gefactureerd.
• Uw leverancier configureert de aangekochte Copilot-licenties op uw tenant, zodat deze kunnen worden toegewezen aan de eindgebruikers.

Entiteiten kunnen te allen tijde zelfstandig Copilot-licenties aankopen via hun gebruikelijke aankoopproces.

De Vlaamse overheid zal in 2025 Microsoft 365 Copilot gefaseerd uitrollen naar kenniswerkers binnen haar entiteiten. In het eerste jaar (van 1 juni 2025 t.e.m. 31 mei 2026) zullen 5.000 licenties worden toegekend. Deze beslissing werd genomen op 6 mei 2025, wat betekent dat er geen nieuwe licenties meer toegekend kunnen worden.

Indien uw entiteit interesse heeft in deelname aan de tweede uitrol van Copilot-licenties, gepland op 1 juni 2026, kunt u contact opnemen via copilot@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).

De ICT-functiehouder kan dit in principe zelf uitvoeren via Delegate, al raden we dit omwille van beheersredenen af. Het is immers de bedoeling dat elke medewerker die een licentie krijgt toegewezen, kan genieten van een volledige adoptieperiode van één jaar.

Wanneer een licentie niet actief wordt gebruikt, vragen we om deze toe te wijzen aan een medewerker die er wél effectief gebruik van zal maken. Bij het vertrek van een medewerker kan de licentie uiteraard opnieuw worden herverdeeld.

Indien uw entiteit beslist om een Copilot-licentie toe te wijzen aan een andere medewerker, vragen wij u vriendelijk om dit te melden via copilot@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) . Op die manier kan het projectteam de wijziging correct registreren en de verplichte opleidingen tijdig toewijzen aan de nieuwe licentiehouder.

De licentie duurt één jaar en wordt niet automatisch verlengd.

Er wordt momenteel gewerkt aan een AI-risicoappetijt, waarin ook ethische overwegingen aan bod komen. Deze gids zal onder andere een duidelijke ‘no-go zone’ bevatten voor bepaalde types van use cases. Zodra deze richtlijn beschikbaar is, wordt ze gedeeld met alle entiteiten.

Het AI Expertisecentrum werkt aan een begeleidende nota rond de EU AI Act voor overheden in Vlaanderen. Van zodra deze gepubliceerd wordt, zullen wij hierover communiceren.

Microsoft verzamelt feedback over Copilot via de duim omhoog of omlaag. Bij selectie wordt u gevraagd of u meer informatie wilt geven, zoals wat u goed vond of wat er misging.

We raden het gebruik van deze feedbackfunctie af.

Wanneer u enkel de duim omhoog of omlaag selecteert, deelt u algemene informatie over uw interacties met Copilot, zoals welke functie u gebruikte en eventuele fouten die optraden.

In het feedbackvenster vraagt Microsoft toestemming om extra gegevens te verzamelen die specifiek zijn voor uw Copilot-ervaring. Afhankelijk van uw selectie, verzamelt Microsoft wat u aan Copilot heeft gevraagd, het gegenereerde antwoord, bestanden of andere inhoud die door Copilot is gebruikt, en aanvullende logboekbestanden.”

Het is mogelijk om deze functie op organisatieniveau uit te schakelen, dit kan echter ook neveneffecten hebben op andere diensten. De analyse hiervan is momenteel nog gaande.

Het gebruik van Copilot kan worden beperkt via diverse maatregelen, waaronder:

• Culturele maatregelen: Stel duidelijke richtlijnen op (bijvoorbeeld via gebruikerspolicy’s) om misbruik te voorkomen.

• Technische configuratie: Beperk toegang, functionaliteiten en integraties waar nodig.

• Use-caseanalyse: Deze laat toe om risico’s beter in te schatten en gerichte mitigerende maatregelen te bepalen.

Met een E3-licentie zijn basisclassificatiefuncties beschikbaar; E5 biedt uitgebreidere opties. Bij de initiële uitrol krijgt elk document standaard label “Intern (Klasse 2)”. Automatische classificatie vereist een getraind algoritme, wat Digitaal Vlaanderen niet rechtstreeks aanbiedt. Entiteiten kunnen dit later zelf opzetten. Richtlijnen geven een generiek kader.

Ja, deelnemers ontvangen een begeleidende brief en bijhorende richtlijnen. Ook een configuratiedocument is in opmaak.

Ja, dit wordt toegevoegd als bijlage bij de begeleidende brief en de richtlijnen.

Er wordt momenteel gewerkt aan een voorbeeld-DPIA. Zodra de definitieve versie beschikbaar is, kan deze gedeeld worden. Maar let op: use‑cases verschillen per entiteit, dus wachten op die template kan vertragen. We raden daarom aan om intussen al use-cases te verzamelen, bijvoorbeeld via interviews.

Elke entiteit beoordeelt de inherente en residuale risico’s binnen haar eigen context — rekening houdend met het type gegevens, processen en gevoeligheid. De richtlijnen vormen een illustratief vertrekpunt, maar zijn geen vaste norm.

De Bing-plugin kan aan- of uitgeschakeld worden. Indien deze aanstaat kan Copilot op het web surfen.De uiteindelijke configuraties op de tenant worden nog meegedeeld.

Ja, generieke risico’s dienen altijd opnieuw te worden beoordeeld aan de hand van inzichten uit de eigen context, zoals gegevenssoorten, processen en gevoeligheid.

De DPO van Digitaal Vlaanderen was op de hoogte en heeft input geleverd, maar was niet verantwoordelijk voor het opstellen van de richtlijnen. Binnen elke entiteit beoordeelt de eigen DPO de DPIA.

Ja, dat kan, op voorwaarde dat entiteiten voldoende context aanreiken zodat de DPIA op zichzelf begrijpelijk blijft. De DPIA mag niet afhankelijk zijn van externe documenten die niet toegankelijk zijn voor de lezer of toezichthouder.

Nee. Deze DPIA richt zich specifiek op de risico’s verbonden aan Copilot-toegang tot gegevensbronnen zoals SharePoint en Outlook. Overkoepelende risico’s worden generiek beoordeeld, maar het is aan de entiteiten om deze te vertalen naar hun eigen context, concrete use-cases en het niveau van controle dat zij kunnen uitoefenen.

Ja, de SURF-DPIA is geraadpleegd. De Vlaamse context verschilt echter, aangezien wij expliciet werken met Copilot. De risico’s uit de VTC-lijst zijn verwerkt in de Vlaamse richtlijnen.