De verdeling van de licenties gebeurde op basis van interviews en een aantal objectieve parameters, zoals:

• de digitale maturiteit van de entiteit,
• de kwaliteit van de technische omgeving en (data)architectuur,
• voorbereidende stappen Copilot binnen de organisatiecontext.

We ontvingen meer aanvragen dan het beschikbare aantal licenties. Daardoor heeft elke entiteit minder licenties toegekend gekregen dan oorspronkelijk aangevraagd, met een minimum van 10 licenties per entiteit.

Sommige entiteiten hebben geen of een beperkt aantal licenties ontvangen versus het gevraagde aantal. In september ontvangen deze entiteiten, waarvoor nog optimalisaties mogelijk zijn, een adviesdocument met aanbevelingen. Op basis daarvan kunnen zij zich verder voorbereiden op een bredere uitrol in de tweede fase van het project (vanaf mei 2026).

Nee, de huidige toekenning van Copilot-licenties kadert binnen het nieuwe Copilot-uitrolproject en is gebaseerd op het interesseformulier en de oriënterende interviews.

De eerder verkregen test track-licenties vervallen op 31 mei 2025 en worden dus niet automatisch verlengd.

Uw organisatie zal zelf opnieuw moeten bepalen aan welke medewerkers de nieuwe, toegekende licenties worden toegewezen. We raden hierbij aan om ook nieuwe medewerkers, die voorheen nog geen licentie hadden, met Copilot aan de slag te laten gaan, als er een duidelijke meerwaarde is in het kader van hun Job inhoud.

Voor entiteiten die onder de centrale tenant vallen

De toegekende licenties worden in de loop van juni beschikbaar gesteld in Delegate. Als coördinator draagt u, in samenwerking met uw ICT-verantwoordelijke/ICT functiehouder, de verantwoordelijkheid om de opgegeven medewerkers een licentie toe te kennen via Delegate.

Voor entiteiten die niet onder de centrale tenant vallen

• U bestelt het aantal licenties dat u nodig acht.
• U kent het aantal licenties dat aan u werd toegewezen toe via het centrale budget van de Vlaamse overheid.
• Uw leverancier factureert dit toegekende volume rechtstreeks aan de Vlaamse overheid.
• Licenties bovenop dit volume worden via een aparte factuur rechtstreeks aan uw entiteit gefactureerd.
• Uw leverancier configureert de aangekochte Copilot-licenties op uw tenant, zodat deze kunnen worden toegewezen aan de eindgebruikers.

Entiteiten kunnen te allen tijde zelfstandig Copilot-licenties aankopen via hun gebruikelijke aankoopproces.

De Vlaamse overheid zal in 2025 Microsoft 365 Copilot gefaseerd uitrollen naar kenniswerkers binnen haar entiteiten. In het eerste jaar (van 1 juni 2025 t.e.m. 31 mei 2026) zullen 5.000 licenties worden toegekend. Deze beslissing werd genomen op 6 mei 2025, wat betekent dat er geen nieuwe licenties meer toegekend kunnen worden.

Indien uw entiteit interesse heeft in deelname aan de tweede uitrol van Copilot-licenties, gepland op 1 juni 2026, kunt u contact opnemen via copilot@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).

De ICT-functiehouder kan dit in principe zelf uitvoeren via Delegate, al raden we dit omwille van beheersredenen af. Het is immers de bedoeling dat elke medewerker die een licentie krijgt toegewezen, kan genieten van een volledige adoptieperiode van één jaar.

Wanneer een licentie niet actief wordt gebruikt, vragen we om deze toe te wijzen aan een medewerker die er wél effectief gebruik van zal maken. Bij het vertrek van een medewerker kan de licentie uiteraard opnieuw worden herverdeeld.

Indien uw entiteit beslist om een Copilot-licentie toe te wijzen aan een andere medewerker, vragen wij u vriendelijk om dit te melden via copilot@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) . Op die manier kan het projectteam de wijziging correct registreren en de verplichte opleidingen tijdig toewijzen aan de nieuwe licentiehouder.

De licentie duurt één jaar en wordt niet automatisch verlengd.

Copilot Agents zijn taakgerichte, AI-gedreven assistenten die zelfstandig acties ondernemen om gebruikers proactief te ondersteunen bij repetitieve of complexe workflows.

Het identificeren van geschikte workflows zal plaatsvinden via interactieve labs, die starten in oktober. Vanaf begin 2026 is het veilig opzetten van agents voorzien.

We konden de toegang tot het maken van agents niet uitschakelen omdat er vanuit andere initiatieven al enkele agents operationeel zijn.

Er wordt momenteel gewerkt aan een AI-risicoappetijt, waarin ook ethische overwegingen aan bod komen. Deze gids zal onder andere een duidelijke ‘no-go zone’ bevatten voor bepaalde types van use cases. Zodra deze richtlijn beschikbaar is, wordt ze gedeeld met alle entiteiten.

Het AI Expertisecentrum werkt aan een begeleidende nota rond de EU AI Act voor overheden in Vlaanderen. Van zodra deze gepubliceerd wordt, zullen wij hierover communiceren.

Microsoft verzamelt feedback over Copilot via de duim omhoog of omlaag. Bij selectie wordt u gevraagd of u meer informatie wilt geven, zoals wat u goed vond of wat er misging.

We raden het gebruik van deze feedbackfunctie af.

Wanneer u enkel de duim omhoog of omlaag selecteert, deelt u algemene informatie over uw interacties met Copilot, zoals welke functie u gebruikte en eventuele fouten die optraden.

In het feedbackvenster vraagt Microsoft toestemming om extra gegevens te verzamelen die specifiek zijn voor uw Copilot-ervaring. Afhankelijk van uw selectie, verzamelt Microsoft wat u aan Copilot heeft gevraagd, het gegenereerde antwoord, bestanden of andere inhoud die door Copilot is gebruikt, en aanvullende logboekbestanden.”

Het is mogelijk om deze functie op organisatieniveau uit te schakelen, dit kan echter ook neveneffecten hebben op andere diensten. De analyse hiervan is momenteel nog gaande.