Algemeen gezegd is een documentenset een map met metadata. Je kent de metadata niet enkel toe aan de documentenset, maar ook aan de bestanden in de documentenset.

Documentensets bieden heel wat voordelen:

• Een documentenset organiseert meerdere gerelateerde documenten in een enkele weergave, maar je kan daarnaast ook een weergave maken die alle bestanden toont zonder de mappen.
• Documenten die samen horen kunnen als één geheel worden beheerd.
• Je kan standaard inhoud toevoegen aan een documentenset (bv. een projectoverzicht of evaluatieformulier).
• Je kan de documentenset zo instellen dat de metadata van de documentenset automatisch toegepast wordt op de bestanden in de documentenset.
• Als je documentensets gebruikt in een bibliotheek, kan je gemakkelijk bestanden zoeken over de verschillende documentensets heen. Je zoekt namelijk maar in één bibliotheek, wat handiger is dan verschillende bibliotheken of sites te moeten doorzoeken.

Technisch gezien is een documentenset een inhoudstype van een SharePoint-site. Dit inhoudstype is dan beschikbaar in de hele siteverzameling. Voeg je het inhoudstype ‘documentenset’ toe aan een bibliotheek, dan kan je in die bibliotheek een nieuwe documentenset maken op dezelfde manier als dat je een nieuw document zou aanmaken.

Tip: Standaard is het inhoudstype ‘documentenset’ niet ingeschakeld. Een beheerder van de siteverzameling moet deze optie handmatig activeren.

Klik op de link hierna om te zien hoe je documentsets maakt