Meestal is het aan te raden om metadata (eigenschappen) te gebruiken om bestanden in een bibliotheek te organiseren. Aan de hand van metadata kan je de bestanden gemakkelijk sorteren en filteren.

Aan de andere kant, soms horen verschillende bestanden in een bibliotheek bij elkaar en is het handig om deze te groeperen, bijvoorbeeld als het gaat om bestanden voor verschillende projecten (waarbij per project dezelfde bestanden worden gebruikt, zoals een projectfiche, budgetinschatting, evaluatieformulier, enz.). In dat geval zijn mappen dan weer handig.

SharePoint werkt echter niet goed met complexe mappenstructuren.

Wat als je mappen zou kunnen combineren met metadata? Dat is precies wat je kan doen met documentensets.