Er dient te worden uit gegaan van volgende bekendmakingsprincipes (artikels 8, 9 en 10 KB Plaatsing):

Bekendmakingsniveaus

De opdrachten waarvoor een Europese bekendmaking verplicht is, kennen zowel een Europese als een Belgische bekendmaking, beide volgens dezelfde Europees opgelegde regels. Deze opdrachten vergen een bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie en in het Bulletin der Aanbestedingen.

De opdrachten waarvoor enkel een Belgische bekendmaking verplicht is, vergen alleen een bekendmaking in het Bulletin der Aanbestedingen. Een aanbesteder kan niettemin eveneens een bekendmaking doen in het Publicatieblad van de Europese Unie, op voorwaarde dat de aankondiging elektronisch gebeurt met inachtneming van het format en de modaliteiten voor de Europese bekendmaking.

Digitale platformen

Voor de toepassing van de bekendmakingsvoorschriften worden verplicht elektronische communicatiemiddelen aangewend voor de uitwisseling van informatie (artikel 8, § 4 KB Plaatsing). In de praktijk komt dat neer op het gebruik van twee online platformen.

Het Belgische Bulletin der Aanbestedingen is volledig geïntegreerd in het federale platform e-Procurement op de website www.publicprocurement.be(opent in nieuw venster).

Het Publicatieblad van de Europese Unie (Tenders Electronic Daily of TED) wordt verzorgd door de Europese Commissie en de diensten ervan zijn gevestigd te Luxemburg. De bekendmakingen zijn te consulteren op de website ted.europa.eu(opent in nieuw venster). Het Belgische platform e-Procurement zal de nodige informatie doorsturen naar TED wanneer men aanduidt dat de opdracht ook Europees moet worden bekendgemaakt.

Algemene bekendmakingsvoorschriften

Voor de bekend te maken opdrachten:

• omvatten de vooraankondigingen, de aankondigingen van de opdracht en deze van gunning van de opdracht de inlichtingen vermeld in de bijlagen 3 tot 8;
• geldt als een officiële bekendmaking enkel wat bekend gemaakt is in het Publicatieblad van de Europese Unie en in het Bulletin der Aanbestedingen;
• mag geen andere bekendmaking of verspreiding plaatsvinden vóór de bekendmaking van de aankondiging in het Bulletin der Aanbestedingen en, in voorkomend geval, in het Publicatieblad van de Europese Unie;
• mag deze bekendmaking of verspreiding geen andere inhoud hebben dan die van de officiële bekendmaking.

De twee laatste bolletjes verbieden om voortijdige of andere gelijkaardige informatie rechtstreeks, automatisch of via een website te verspreiden naar personen die geïnteresseerd zouden kunnen zijn in de opdracht in kwestie, dit om een dubbele inbreuk op de gelijke behandeling te voorkomen:

• die personen zouden door die eerdere informatie een tijdsvoordeel verkrijgen tegenover hun concurrenten;
• die personen zouden andere of bijkomende informatie verkrijgen tegenover hun concurrenten die zich op de officiële bekendmaking baseren.

Artikel 51, §§ 2 en 3 van de Richtlijn 2014/24/EU bepaalt dat de bekendmakingen in het Publicatieblad in de door de aanbesteder gekozen officiële taal van de EU verschijnen en dat alleen de tekst in de oorspronkelijke taal authentiek is. In de andere officiële talen verschijnt slechts een samenvatting met de belangrijke gegevens. De kosten van de bekendmaking worden gedragen door de EU.

De eigenlijke formulieren die men gebruikt om een bekendmaking op te maken in e-Procurement, zijn gebaseerd op de Europese standaardformulieren voor elektronisch aanbesteden, de zogeheten eForms.

De eForms werken niet met genummerde formulieren per type aankondiging, maar bestaan achterliggend uit bouwblokjes die gecombineerd worden. De aanbesteder duidt een aantal basisgegevens aan (Europese of Belgische opdracht, waarvoor hij een aankondiging wil opmaken,…) en het platform genereert vervolgens een formulier met de relevante invulvelden.

Bekendmakingsvoorschriften Bulletin der Aanbestedingen

De bekendmaking in het Bulletin der Aanbestedingen mag:

• geen andere inhoud hebben dan die in het Publicatieblad van de Europese Unie;
• niet gebeuren vóór de datum van bekendmaking van de aankondiging in het Publicatieblad van de Europese Unie. Niettemin kan de bekendmaking in ieder geval in het Bulletin der Aanbestedingen plaatsvinden indien de aanbesteder niet binnen de twee dagen na de bevestiging van de ontvangst van de aankondiging is geïnformeerd over de bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Het laatste gebeurt automatisch. Wanneer 48 uren verstreken zijn sinds de verzending van de bekendmaking naar het Publicatieblad van de Europese Unie (TED) en de Europese bekendmaking is nog niet voltooid, zal e-Procurement de nationale bekendmaking in het Bulletin der Aanbestedingen uitvoeren.

Bewijsvoering

De bewijsvoering verloopt in twee richtingen:

• de aanbesteder moet het bewijs kunnen leveren van de verzending van de aankondiging;
• het Bureau voor Publicaties van de Europese Unie en de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning (FOD BOSA) verstrekken een bevestiging van de bekendmaking van de verzonden informatie, die geldt als bewijs van de bekendmaking van de aankondiging (met vermelding van de bekendmakingsdatum).

Specifieke bekendmakingsvoorschriften

Voor sommige plaatsingsprocedures zijn er nog specifieke bekendmakingsregels van toepassing:

• Dynamisch aankoopsysteem (art. 101 KB Plaatsing)
• De prijsvraag (artikels 122, 123 en 124 KB Plaatsing)

Onderworpen opdrachten

De opdrachten waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan de Europese drempels, zijn onderworpen aan de Europese bekendmaking (art. 13 KB Plaatsing). Dit geldt voor de opdrachten in hun geheel genomen, als ze niet worden opgesplitst, maar ook voor de opdrachten of percelen waarin ze zijn opgesplitst (cf. ramingsregels).

Soorten bekendmaking

Er bestaan meerdere soorten van Europese bekendmakingen (art. 14 KB Plaatsing):

• de voorbekendmaking (of ‘vooraankondiging’);
• de gewone bekendmaking van te plaatsen opdracht (of ‘aankondiging van opdracht’);
• de bekendmaking van geplaatste opdracht (of ‘aankondiging van gegunde opdracht’);
• de bekendmaking van vrijwillige transparantie ex ante in het kader van de rechtsbeschermingsregeling (art. 18 Wet Rechtsbescherming).
• de bekendmaking van een wijziging aan de opdracht (art. 38/19 KB Uitvoering)

Vooraankondiging

Omschrijving en toepasselijkheid

Overeenkomstig artikel 60 Wet Overheidsopdrachten, kan de aanbesteder zijn voornemens voor het plaatsen van overheidsopdrachten kenbaar maken door een vooraankondiging te publiceren.

Deze bekendmaking doelt op een beknopte gegroepeerde voorbekendmaking van alle opdrachten die een aanbesteder zinnens is of overweegt te plaatsen in het kader van een bepaald programma of (in de loop van een) begrotingsjaar.

De bekendmaking van de vooraankondiging is alleen verplicht als de aanbesteder de mogelijkheid wil benutten om de indieningstermijnen voor de offertes in te korten. Dit is mogelijk voor de openbare enniet-openbare procedures en voor de mededingingsprocedure met onderhandeling (art. 36, §2, art. 37, §3 en art. 38, §3, laatste lid Wet Overheidsopdrachten). De inkortingsmogelijkheid geldt eigenaardig genoeg niet voor de indieningstermijnen voor de aanvragen tot deelneming.

Hoewel het gebruik van de voorbekendmaking niet verplicht is, geeft het de ondernemers wel de mogelijkheid zich voor te bereiden op deelname aan de aangekondigde procedures en aldus kan de aanbesteder voordeel halen uit een eventuele verruiming van de mededinging.

De vooraankondiging wordt bekendgemaakt op één van de volgende wijzen:

• door het Bulletin der Aanbestedingen en het Bureau voor publicaties van de Europese Unie; of
• door de aanbesteder via zijn kopersprofiel.

Het kopersprofiel wordt gedefinieerd in artikel 2, 12° KB Plaatsing. Het gaat verder dan een gewone website van een aanbesteder. Het moet immers in staat zijn om vooraankondigingen en opdrachtdocumenten online te plaatsen, elektronische aanvragen tot deelneming en offertes te ontvangen op een veilige en vertrouwelijke wijze en de informatie-uitwisseling tussen de aanbesteder en de ondernemers te beheren. De aanbesteder kan hiervoor intern de nodige softwaretoepassing ontwikkelen of deze aankopen of huren bij een externe dienstverlener die een gezamenlijk platform aanbiedt.

Inhoud en tijdstip

Deze vooraankondiging omvat de inlichtingen vermeld in bijlage 3, deel B van het KB Plaatsing.

De vooraankondiging wordt zo spoedig mogelijk bekendgemaakt bij het begin van het begrotingsjaar of, voor werken, nadat de beslissing is genomen tot goedkeuring van het programma voor de opdrachten voor werken die de aanbesteder voornemens is te plaatsen.

Aankondiging van opdracht

Omschrijving en toepasselijkheid

De Europese aankondiging van een opdracht is verplicht bij de opstart van elke opdracht of raamovereenkomst die de Europese drempels bereikt.

Deze bekendmaking is ook verplicht:

• bij het opstarten van een dynamisch aankoopsysteem;
• voor de sociale en andere specifieke diensten opgesomd in bijlage III van de Wet Overheidsopdrachten (art. 90, §1 Wet Overheidsopdrachten) tenzij gebruik wordt gemaakt van de onderhandelingsprocedures zonder voorafgaande bekendmaking, overeenkomstig artikel 89, §1, eerste lid, 2° van de Wet. Bij de sociale en andere specifieke diensten is het uitzonderlijk ook mogelijk een vooraankondiging als een oproep tot mededinging te gebruiken. Dergelijke vooraankondiging wordt op voortdurende wijze bekendgemaakt en kan betrekking hebben op een periode van meer dan 12 maanden. Deze aankondiging kan dan ook enkel gebruikt worden in de niet-openbare procedure of in de mededingingsprocedure met onderhandeling (art 90, §2 Wet Overheidsopdrachten).

De aankondiging van opdracht is niet verplicht in de onderstaande gevallen (artikel 61 Wet Overheidsopdrachten):

• wanneer gebruikt wordt gemaakt van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking overeenkomstig artikel 42 Wet Overheidsopdrachten;
• in de gevallen waarbij gebruik wordt gemaakt van de mededingingsprocedure met onderhandeling, respectievelijk de concurrentiegerichte dialoog, bij werken, leveringen en diensten waarvoor in het kader van een openbare of niet-openbare procedure alleen onregelmatige of onaanvaardbare offertes werden ingediend, en waarbij, in voorkomend geval, geen aankondiging van een opdracht gepubliceerd hoeft te worden, voor zover daartoe de voorwaarden van het artikel 38, §1, 2° Wet Overheidsopdrachten zijn nageleefd;
• voor de op een raamovereenkomst gebaseerde opdrachten;
• voor de opdrachten die worden geplaatst in het kader van een dynamisch aankoopsysteem, zolang dit geldig blijft.

Inhoud

De aankondiging van opdracht omvat de inlichtingen vermeld in bijlage 4 van het KB Plaatsing. De aankondiging van prijsvraag bevat de inlichtingen vermeld in bijlage 6 deel A. De aankondiging van een opdracht voor een sociale of andere specifieke dienst bevat de inlichtingen bedoeld in de bijlage 7, deel B of de vooraankondiging die geldt als oproep tot mededinging bevat de inlichtingen bedoeld in de bijlage 7, deel A.

Aankondiging van gegunde opdracht

Voor opdrachten en raamovereenkomsten vanaf de Europese drempels bestaat er ook een Europese bekendmakingsverplichting nadat de opdracht is geplaatst (art. 62 Wet Overheidsopdrachten).

De aanbesteder moet deze bekendmaking verzenden binnen 30 dagen na de sluiting van de opdracht of van de raamovereenkomst. Deze aankondiging bevat de inlichtingen vermeld in bijlage 5 van het KB Plaatsing.

De verzending van deze bekendmaking is zelfs verplicht voor:

• de opdrachten die geplaatst zijn via onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking;
• de opdrachten die geplaatst zijn binnen een dynamisch aankoopsysteem, maar dan volstaat één gegroepeerde bekendmaking per trimester voor alle opdrachten die in dat trimester zijn geplaatst (art. 62, vierde lid Wet Overheidsopdrachten);
• de opdrachten voor sociale en andere specifieke diensten van Bijlage III van de Wet Overheidsopdrachten wanneer de geraamde waarde van de opdracht gelijk is aan of hoger is dan 750.000 euro (art. 90, §3 Wet Overheidsopdrachten);
• gevallen waarin de aanbesteder beslist om de opdracht niet te gunnen of te sluiten (artikel 85 Wet Overheidsopdrachten).

Deze bekendmaking is niet verplicht voor:

• de opdrachten die geplaatst zijn binnen een raamovereenkomst.

Bepaalde informatie over de plaatsing van de opdracht of van de raamovereenkomst behoeft niet voor bekendmaking te worden vrijgegeven indien de openbaarmaking ervan:

• ofwel rechtshandhaving in de weg zou staan;
• ofwel in strijd zou zijn met het openbaar belang;
• ofwel schade zou berokkenen aan de rechtmatige commerciële belangen van een bepaalde publieke of particuliere ondernemer;
• ofwel afbreuk zou doen aan de eerlijke mededinging tussen ondernemers.

Zie tevens de bijkomende Rapporteringsverplichtingen.

Bekendmaking van vrijwillige transparantie ex ante

De aanbesteder kan, onmiddellijk voorafgaand aan de sluiting van de opdracht en volgens het passend model, een bekendmaking van vrijwillige transparantie ex ante publiceren in het Publicatieblad van de Europese Unie, zelfs al zou ze van oordeel zijn dat een initiële Europese bekendmaking voor de opdracht niet vereist is. Door aldus te handelen voorkomt men de toepassing van de verhaalprocedure tot onverbindendverklaring van de gesloten overeenkomst. Wel gaat er na de dag van de bekendmaking ex ante een wachttermijn van ten minste 10 dagen in en mag de sluiting pas daarna plaatsvinden.

Onderworpen opdrachten

De opdrachten waarvan de geraamde waarde lager ligt dan de Europese drempels, zijn onderworpen aan de Belgische bekendmaking (art. 19 KB Plaatsing). Dit geldt voor de opdrachten ‘in hun geheel genomen’ maar ook voor de opdrachten of percelen waarin ze zijn opgesplitst (cf. ramingsregels).

Deze bekendmaking is eveneens voorgeschreven voor de sociale en andere specifieke diensten van Bijlage III van de Wet Overheidsopdrachten, ongeacht hun geraamd bedrag (art. 90, §1 Wet Overheidsopdrachten).

De onderhandelingsprocedures ‘zonder voorafgaande bekendmaking’ zijn uiteraard niet onderworpen aan de bekendmakingsplicht.

Er bestaan meerdere soorten van Belgische bekendmakingen (artikel 20 KB Plaatsing):

• de voorbekendmaking (of ‘vooraankondiging’);
• de gewone bekendmaking van te plaatsen opdracht (of ‘aankondiging van opdracht’);
• de vereenvoudigde aankondiging van gegunde opdracht (artikel 23/1 KB Plaatsing).

Vooraankondiging

Omschrijving en toepasselijkheid

De aanbesteder kan zijn voornemens voor het plaatsen van overheidsopdrachten kenbaar maken door een vooraankondiging te publiceren (art. 60 Wet Overheidsopdrachten).

De bekendmaking van de vooraankondiging is alleen verplicht als de aanbesteder de mogelijkheid wil benutten om de indieningstermijnen voor de offertes in te korten. Dit is mogelijk voor de openbare en de niet-openbare procedures en voor de mededingingsprocedure met onderhandeling (art. 36, §2, art. 37, §3 en art. 38, §3, laatste lid Wet Overheidsopdrachten). De inkortingsmogelijkheid geldt eigenaardig genoeg niet voor de indieningstermijnen voor de kandidaatstellingen.

Inhoud en tijdstip

Deze vooraankondiging omvat de inlichtingen vermeld in bijlage 3 van het KB Plaatsing.

De vooraankondiging wordt zo spoedig mogelijk bekendgemaakt bij het begin van het begrotingsjaar of, voor werken, nadat de beslissing is genomen tot goedkeuring van het programma voor de opdrachten voor werken die de aanbesteder voornemens is te plaatsen.

Aankondiging van opdracht

Omschrijving en toepasselijkheid

De Belgische aankondiging van een opdracht is verplicht bij de opstart van elke opdracht of raamovereenkomst die beneden de Europese drempels blijft.

Deze bekendmaking is ook verplicht:

• bij het opstarten van een dynamisch aankoopsysteem. (art. 61, 4° Wet Overheidsopdrachten):
• voor de sociale en andere specifieke diensten opgesomd in bijlage III van de Wet Overheidsopdrachten (art. 90, §1 Wet Overheidsopdrachten) tenzij wanneer gebruik wordt gemaakt van de onderhandelingsprocedures zonder voorafgaande bekendmaking, overeenkomstig artikel 89, §1, eerste lid, 2° van de Wet.
• bij sociale en andere specifieke diensten is het uitzonderlijk ook mogelijk om een vooraankondiging als een oproep tot mededinging te gebruiken. Dergelijke vooraankondiging wordt op voortdurende wijze bekendgemaakt en kan betrekking hebben op een periode van meer dan 12 maanden. Deze aankondiging kan dan ook enkel gebruikt worden in de niet-openbare procedure of in de mededingingsprocedure met onderhandeling.

De aankondiging van opdracht is niet verplicht in de onderstaande gevallen:

• wanneer gebruikt wordt gemaakt van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking overeenkomstig artikel 42 Wet Overheidsopdrachten;
• in de gevallen waarbij gebruik wordt gemaakt van de mededingingsprocedure met onderhandeling, respectievelijk de concurrentiegerichte dialoog, bij werken, leveringen en diensten waarvoor in het kader van een openbare of niet-openbare procedure alleen onregelmatige of onaanvaardbare offertes werden ingediend, en waarbij, in voorkomend geval, geen aankondiging van een opdracht gepubliceerd hoeft te worden, voor zover daartoe de voorwaarden van het artikel 38, §1, 2° Wet Overheidsopdrachten zijn nageleefd;
• voor de op een raamovereenkomst gebaseerde opdrachten;
• voor de opdrachten die worden geplaatst in het kader van een dynamisch aankoopsysteem, zolang dit geldig blijft.

Inhoud

De aankondiging van opdracht omvat de inlichtingen vermeld in bijlage 4 van het KB Plaatsing. De aankondiging van prijsvraag bevat de inlichtingen vermeld in bijlage 6 deel A. De aankondiging van opdracht m.b.t. een sociale of andere specifieke dienst bevat de inlichtingen bedoeld in de bijlage 7, deel B of de vooraankondiging die geldt als oproep tot mededinging bevat de inlichtingen bedoeld in de bijlage 7, deel A.

Vereenvoudigde aankondiging van gegunde opdracht

Ook voor opdrachten en raamovereenkomsten die beneden de Europese drempels blijven, bestaat er een bekendmakingsverplichting nadat de opdracht is geplaatst (artikel 62 Wet Overheidsopdrachten). Het gaat evenwel om een vereenvoudigde aankondiging van gegunde opdracht, een licht verschil met de opdrachten vanaf de Europese drempels.

De aanbesteder moet deze bekendmaking verzenden binnen 30 dagen na de sluiting van de opdracht of van de raamovereenkomst. Deze aankondiging bevat de inlichtingen vermeld in bijlage 5/1 van het KB Plaatsing.

De verzending van deze bekendmaking is zelfs verplicht voor:

• • de opdrachten die geplaatst zijn via onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking;
  • de opdrachten die geplaatst zijn binnen een dynamisch aankoopsysteem, maar dan volstaat één gegroepeerde bekendmaking per trimester voor alle opdrachten die in dat trimester zijn geplaatst (artikel 62, vierde lid Wet Overheidsopdrachten);
  • de gevallen waarin de aanbesteder beslist om de opdracht niet te gunnen of te sluiten (artikel 85 Wet Overheidsopdrachten).

Deze bekendmaking is niet verplicht voor:

• • de opdrachten die geplaatst zijn binnen een raamovereenkomst;
  • de opdrachten voor sociale en andere specifieke diensten van Bijlage III van de Wet Overheidsopdrachten (artikel 90, §3 Wet Overheidsopdrachten).

Bepaalde informatie over de plaatsing van de opdracht of van de raamovereenkomst behoeft niet voor bekendmaking te worden vrijgegeven indien de openbaarmaking ervan:

• • ofwel rechtshandhaving in de weg zou staan;
  • ofwel in strijd zou zijn met het openbaar belang;
  • ofwel schade zou berokkenen aan de rechtmatige commerciële belangen van een bepaalde publieke of particuliere ondernemer;
  • ofwel afbreuk zou doen aan de eerlijke mededinging tussen ondernemers.

Zie tevens de bijkomende Rapporteringsverplichtingen.

De aanbesteder die een officiële bekendmaking wenst te verbeteren of aan te vullen, gaat over tot de bekendmaking van een rechtzettingsbericht onder de vorm van een standaardformulier als bedoeld in artikel 8, §3 KB Plaatsing.

Hetzelfde geldt ook wanneer de aanbesteder niet de bekendmaking zelf wenst te verbeteren of aan te vullen, maar de opdrachtdocumenten zoals het bestek, inventaris, etc.

De bekendmaking van een rectificatiebericht is geen volledig nieuwe aankondiging. Het is steeds gelinkt aan een reeds bestaande bekendmaking. In de praktijk wordt het bekendmaken van een rectificatiebericht in e-Procurement geïnitieerd vanuit het dossier van de bekendgemaakte opdracht.

In de tweede fase van een tweestapsprocedure heeft de bekendmaking van een rectificatiebericht weinig zin. Het volstaat de verbetering of aanvulling gewoon aan de geselecteerden toe te sturen (bv. per mail).

Er geldt een verplichting tot verdaging wanneer een rechtzettingsbericht wordt gepubliceerd net vóór de uiterste datum tot indiening van de offertes. Dit geeft de ondernemers de mogelijkheid om hun aanvragen tot deelneming of offertes nog aan te passen.

Voor opdrachten waarvan de geraamde waarde gelijk aan of hoger is dan de Europese drempels, wordt een onderscheid gemaakt tussen de hypothese waarbij het rechtzettingsbericht wordt gepubliceerd tussen de zevende kalenderdag en de tweede kalenderdag voor de uiterste datum van ontvangst van de aanvragen tot deelneming of de offertes enerzijds en de hypothese waarbij het rechtzettingsbericht wordt gepubliceerd in de laatste twee kalenderdagen anderzijds:

• Publicatie van een rechtzettingsbericht tussen de zevende en de twee laatste kalenderdagen voor de uiterste datum van ontvangst van de aanvragen tot deelneming of de offertes: de voormelde uiterste datum moet worden verdaagd met minstens 6 kalenderdagen
• Publicatie van een rechtzettingsbericht in de laatste twee kalenderdagen voor de uiterste datum van ontvangst van de aanvragen tot deelneming of de offertes: de voormelde uiterste datum moet worden verdaagd met minstens 8 kalenderdagen.

Merk ook op dat bij opdrachten vanaf de Europese drempels hier ook de regel geldt dat de nationale bekendmaking pas mag verschijnen nadat de Europese bekendmaking op TED verschenen is, of er 48 uren verstreken zijn. Het platform e-Procurement zorgt daarvoor automatisch. Dit wil echter niet zeggen dat de aanbesteder bij een noodzakelijke verdaging nogmaals 48 uren extra tijd moet geven aan de ondernemingen. Dit zit reeds ingecalculeerd in de verdagingen met 6 of 8 kalenderdagen.