Gedaan met laden. U bevindt zich op: Rapportering overheidsopdrachten Overheidsopdrachten en raamovereenkomsten

Rapportering overheidsopdrachten

De regelgeving overheidsopdrachten verplicht aanbesteders om bepaalde gegevens te registreren voor meer transparantie en een gestructureerde gegevensverzameling.

Registratieverplichtingen

Gebruik van elektronische communicatiemiddelen

Alle communicatie en informatie-uitwisseling tussen aanbesteders en ondernemingen, inclusief de indiening van de offertes, verloopt via elektronische weg. Sinds 1 september 2023 geldt deze verplichting ook voor overheidsopdrachten die worden geplaatst met een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Bij de openbare en niet-openbare procedure moeten aanbesteders in het e-procurementplatform een proces-verbaal van opening van de offertes opstellen. Bij de andere plaatsingsprocedures kan het worden opgesteld.

Het bevat minstens:

  • het identificatienummer van de onderneming. Voor de Belgische inschrijvers komt het identificatienummer overeen met het ondernemingsnummer dat wordt toegekend bij de inschrijving in de KBO.
  • de naam of handelsnaam van de inschrijvers
  • woonplaats en maatschappelijke zetel van de inschrijvers
  • de naam van de persoon die het indieningsrapport elektronisch ondertekend heeft.

Aankondiging van gegunde opdracht

Aanbesteders zijn verplicht om uiterlijk 30 dagen na de sluiting van de opdracht of de raamovereenkomst een aankondiging van gegunde opdracht te publiceren. De aankondigingsformulieren zijn geïntegreerd in het e-procurementplatform.

In de aankondiging van gegunde opdracht voor Europese opdrachten moet sinds 1 september 2023 het identificatienummer van de begunstigde(n) worden opgenomen. Voor de Belgische inschrijvers komt het identificatienummer overeen met het ondernemingsnummer dat wordt toegekend bij de inschrijving in de KBO. Ook de waardes van de begunstigde offerte(s) én van de hoogste en de laagste offerte die bij de gunning in aanmerking zijn genomen, moeten worden vermeld.

Vereenvoudigde aankondiging van gegunde opdracht

Sinds 1 september 2023 geldt de verplichting ook voor niet-Europese opdrachten (zelfs als die eerder werden gelanceerd, maar op 1 september 2023 nog niet waren gegund). Het gaat dan om een vereenvoudigde aankondiging van gegunde opdracht.

Voor beslissingen tot niet-gunning of niet-sluiting moest sinds 26 februari 2023 al een vereenvoudigde aankondiging van gegunde opdracht worden gepubliceerd.

Jaarlijkse registratie van opdrachten van beperkte waarde en opdrachten op raamovereenkomsten

Sinds 1 januari 2025 moeten zowel de totale waarde van overheidsopdrachten van beperkte waarde (geraamde waarde lager dan 30.000 euro excl. btw) als de totale waarde van de bestellingen op basis van raamovereenkomsten jaarlijks worden gecommuniceerd aan het federale aanspreekpunt.
Beide registraties over het voorgaande jaar moeten telkens gebeuren ten laatste op 15 februari van elk jaar.

De registratie gebeurt per begunstigde onderneming, opgesplitst naar werken, leveringen of diensten.
Voor opdrachten van beperkte waarde geldt bovendien dat opdrachten waarvan het gunningsbedrag lager is dan 3.000 euro excl. btw van de rapporteringsplicht zijn vrijgesteld.

Op de website van de FOD BOSA vind je een stap‑voor‑stap uitleg. De nodige gegevens kunnen in één of meerdere keren in bulk worden opgeladen via het aangeleverde Excel-sjabloon.

Praktische uitwerking voor entiteiten van de Vlaamse overheid

Voor opdrachten van beperkte waarde en voor bestellingen op de raamovereenkomsten worden volgende afspraken vastgelegd om te voldoen aan de registratieverplichtingen.

Voor alle andere overheidsopdrachten garandeert een correct gebruik van het e-procurementplatform de verplichte registratie. Hierbij is de tijdige publicatie van een volledig ingevulde aankondiging van gegunde opdracht essentieel.

  • Uitgangspunt: elke entiteit rapporteert

    Het uitgangspunt is dat elke entiteit van de Vlaamse overheid zelf verantwoordelijk is. Zowel voor een correct gebruik van het e-procurementplatform, als voor een correcte jaarlijkse rapportering over haar opdrachten van beperkte waarde en haar bestellingen op de raamovereenkomsten.

    Alle entiteiten moeten een eerste maal tegen 15 februari 2025 rapporteren over alle opdrachten van beperkte waarde en alle bestellingen op de raamovereenkomsten die werden geplaatst doorheen het jaar 2024.

  • Twee nieuwe flexvelden in Orafin

    Om te kunnen voldoen aan de registratieverplichtingen zijn aanpassingen in OraFin en de BI rapportering uitgevoerd. In OraFin werden op het niveau van de inkooporderregel twee nieuwe flexvelden toegevoegd. Het gaat om de velden ‘Overheidsopdracht’ en ‘Referentie Overheidsopdracht’. Deze velden zijn niet verplicht, maar de invulling ervan is belangrijk om te kunnen voldoen aan de registratieverplichtingen.

    Nadere toelichting vind je in de werkinstructie Flexvelden Overheidsopdrachten en Referentie(PDF bestand opent in nieuw venster).

    1. Voor de bestellingen die worden geplaatst op de raamovereenkomsten van Het Facilitair Bedrijf moet bij het aanmaken van het inkooporder:
      • in het veld ‘Overheidsopdracht’ de keuze ‘Raamovereenkomst’ worden aangeduid
      • in het veld ‘Referentie Overheidsopdracht’ het besteknummer van de raamovereenkomst worden opgenomen

    Een overzicht van alle raamovereenkomsten van Het Facilitair Bedrijf met vermelding van de referentie/het besteknummer is terug te vinden in de Raamcontractencatalogus.

    1. Voor de inkooporders die de dienstencentra op het budget van hun klanten aanmaken, vullen deze dienstencentra de flexvelden in opdat de klantenentiteiten hierover correct kunnen rapporteren.

    Je kan de BI-rapporten ‘Inkooporders met facturen’ en ‘Open inkooporders’ gebruiken om de nodige informatie uit Orafin te verzamelen en zo de gevraagde rapportering voor te bereiden.

  • Hoe juist kiezen in OraFin

    Belangrijk om weten is dat niet de aard van de uitgave, maar de onderliggende rechtsverhouding bepalend is voor de juiste keuze in het flexveld ‘Overheidsopdracht’.

  • Gegevens rapporteren aan FOD BOSA

    Er is geen automatische doorstroming van de gegevens van Orafin naar de FOD BOSA. Bijgevolg moet elke entiteit zelf haar gegevens uit Orafin exporteren en rapporteren aan de FOD BOSA via het aangeboden excel sjabloon van de FOD BOSA (zie hoger).

    Gegevens uit Orafin exporteren:

    • Kies in Orafin bij ‘rapportering’ > ‘uitgaven’ voor het BI-rapport ‘Inkooporders met facturen’.
    • Pas de parameters aan. Vul in elk geval bij ‘Grootboekdatum inkooporder’ (rechts op het scherm) aan met een begin-en einddatum.
    • Kies onderaan de optie ‘in nieuw venster’, waarna de link ‘Inkooporder met facturen’ verschijnt. Bij aanklikken van die link zal het rapport starten.
    • Kies onderaan ‘exporteren’ en opteer voor CSV of excel.

    ! Het excel-document uit Orafin bevat meer gegevens dan het excel sjabloon van de FOD BOSA. Filter dus zeker de correcte gegevens uit je excel-document.

Heb je vragen over onze dienstverlening? Contacteer dan Facilipunt.

Werk je bij de Vlaamse overheid en wil je op de hoogte gehouden worden van ervaringen, goede praktijken, instrumenten en het laatste nieuws over overheidsopdrachten binnen de Vlaamse overheid? Abonneer je dan snel!

Ik wil nieuws ontvangen