Privacyverklaring Bouwprojecten
1. Wat is het doeleinde van de verwerking?
Voor het uitvoeren van bouwprojecten worden persoonsgegevens voor verschillende doeleinden verwerkt:
- Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt voor het verzorgen van het contact met (potentiële) aannemers, onderaannemers, architecten, inschrijvers en andere partners.
- De persoonsgegevens worden verwerkt voor het uitvoeren en opvolgen van bouwprojecten en kunnen onder meer worden opgenomen in de bouwdossiers, werfverslagen, briefwisseling en mailverkeer.
- Het uittreksel van het strafregister van de rechtspersoon wordt gebruikt ter naleving van de Wet inzake overheidsopdrachten.
- (Potentiële) opdrachtnemers kunnen zich inschrijven voor plaatsbezoeken. Deze plaatsbezoeken zijn onderdeel van een bepaalde overheidsopdracht. De gegevens van de opdrachtnemers worden verwerkt voor de deelname aan de plaatsbezoeken.
- De partners waar Het Facilitair Bedrijf mee samenwerkt, worden opgenomen in een databank/contactlijst met als doel deze ondernemingen te contacteren voor toekomstige samenwerkingen. Deze partners geven hiervoor hun toestemming en kunnen zich uitschrijven uit deze databank via facilipunt@vlaanderen.be. Potentiële partners kunnen zich ook vrijwillig inschrijven in deze databank.
2. Op welke basis verwerken wij uw persoonsgegevens?
Het Facilitair Bedrijf verwerkt uw gegevens op basis van verschillende grondslagen, afhankelijk van het doeleinde dat beoogt wordt met de verwerking:
- Algemeen belang (artikel 4 oprichtingsbesluit HFB): contact met potentiële partners;
- Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst: het contact met bestaande partners en de organisatie van een verplicht plaatsbezoek;
- Toestemming: inschrijving voor vrijwillige plaatsbezoeken en inschrijving in de databank/contactlijst;
- Wettelijke verplichting: opvragen van een uittreksel van het strafregister van de rechtspersoon ter naleving van artikel 67 Wet Overheidsopdrachten juncto artikel 72 KB Plaatsing.
3. Welke persoonsgegevens verwerken we?
De categorieën van persoonsgegevens die wij verwerken in kader van deze verwerkingsactiviteit, zijn de volgende:
Identificatiegegevens (naam, voornaam, organisatie, optioneel aanspreking, optioneel functie).
Contactgegevens (professioneel e-mailadres, professioneel telefoonnummer).
Organisatiegegevens: naam van de onderneming, werkadres, KBO-nummer
Gerechtelijke gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen: uittreksel van het strafregister van de rechtspersoon;
Gegevens over afnames van diensten, contracten, enz. of van de betrokkenheid bij projecten en partnerschappen van Het Facilitair Bedrijf.
4. Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens?
U bezorgde ons zelf uw gegevens door deelname aan een project, deelname aan een overheidsopdracht of inschrijving op de contactlijst. Het Facilitair Bedrijf kan uw gegevens ook verkrijgen via de publieke webpagina van uw onderneming of vanuit andere publiek beschikbare bronnen.
5. Wie ontvangt uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden in beginsel enkel behandeld door de dienst binnen Het Facilitair Bedrijf die hiermee belast is.
We delen uw persoonsgegevens met andere diensten binnen Het Facilitair Bedrijf, voor zover dat noodzakelijk is in het kader van deze verwerking.
In beginsel deelt Het Facilitair Bedrijf uw gegevens niet met derden. Het Facilitair Bedrijf kan uw gegevens delen met de andere partijen die deel uitmaken van het projectteam waartoe uw onderneming behoort, zodat de andere deelnemers contact kunnen opnemen met elkaar voor de uitvoering van het project.
Wij werken samen met de volgende verwerker die ten behoeve van ons uw persoonsgegevens verwerkt:
- Cegeka, in het kader van gegevensverwerking en opslag.
6. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Wij bewaren uw gegevens in lijn met artikel III.79 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Concreet:
Het Facilitair Bedrijf bewaart uw persoonsgegevens zolang dat noodzakelijk is voor de verwerking, tenzij Het Facilitair Bedrijf uw persoonsgegevens eerder vernietigt of archiveert. De maximale bewaartermijnen zijn de volgende:
- Persoonsgegevens vereist voor het organiseren van plaatsbezoeken worden bewaard totdat het plaatsbezoek voorbij is;
- De overige persoonsgegevens worden bewaard tot maximum 10 jaar na de definitieve oplevering van het project.
7. Welke rechten heeft u bij de verwerking van uw persoonsgegevens?
De AVG zorgt ervoor dat u een aantal rechten heeft bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u deze wil uitoefenen, kunnen we een bewijs van uw identiteit vragen om twijfel uit te sluiten, zodat uitgeoefende rechten toegepast worden ten aanzien van de juiste persoon (meestal uzelf) of op de persoonsgegevens van de juiste persoon (meestal van uzelf).
Hieronder vindt u een overzicht van uw rechten:
U heeft altijd het recht om inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij over u verwerken.
Bij verwerkingen van persoonsgegevens die gebaseerd zijn op uw toestemming, kunt u die toestemming te allen tijde intrekken.
Indien u merkt dat de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet correct zijn, kan u deze gegevens door ons laten verbeteren.
U heeft het recht om uw persoonsgegevens door ons te laten vernietigen of wissen. Hou er wel rekening mee dat een wissing er kan toe leiden dat wij, bij gebrek aan persoonsgegevens, niet langer in staat zijn om aan uw vraag te voldoen of onze diensten te verlenen.
U kan bezwaar maken tegen deze verwerking. In dat geval wegen wij het algemeen belang af tegen uw belangen en bepalen wij welke belangen zwaarder wegen. We gaan mogelijk ook na of er bijkomende maatregelen kunnen of moeten genomen worden om ervoor te zorgen dat er tussen die belangen een voldoende evenwicht is. Hou er rekening mee dat dit bezwaar er kan toe leiden dat Het Facilitair Bedrijf, bij gebrek aan persoonsgegevens, uw vraag of verzoek niet kan beantwoorden of geen andere dienst kan verlenen.
U heeft het recht om de verwerking te beperken:
- als u de juistheid van uw persoonsgegevens betwist tijdens een periode die ons toelaat om de juistheid van uw gegevens na te gaan;
- als wij uw persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken, maar u niet wil dat we uw persoonsgegevens verwijderen;
- als we uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben, maar u die wel nog nodig heeft voor een gerechtelijke procedure;
- als u bezwaar maakt tegen deze verwerking. Wanneer onze belangen echter zwaarder doorwegen dan uw rechten en vrijheden, dan zijn we niet verplicht om de verwerking te beperken.
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen, en aan een ander over te dragen of, indien dit technisch mogelijk is, over te laten dragen:
- als we uw persoonsgegevens moeten verwerken volgens een overeenkomst die we met u gesloten hebben of als u ons uitdrukkelijk toestemming verleende; en
- de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht.
Als u vragen, opmerkingen of klachten heeft over:
- deze specifieke privacyverklaring en/of over de algemene privacyverklaring;
- de verwerking van uw persoonsgegevens;
- de uitoefening van uw rechten,
dan verwijzen wij u naar de betreffende rubriek ‘Vragen, opmerkingen, klachten of rechten uitoefenen?’ in de algemene privacyverklaring.