Privacyverklaring Serieregister
Verwerking van de persoonsgegevens van wie een beroep doet op en gebruikt maakt van de dienstverlening Serieregister in het kader van het Digitaal Archief Vlaanderen.
1. Wat is het doeleinde van de verwerking?
We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens als u een beroep doet op en gebruikt maakt van de dienstverlening Serieregister in het kader van het Digitaal Archief Vlaanderen, aangeboden door Het Facilitair Bedrijf (HFB).
2. Op welke basis verwerken wij uw persoonsgegevens?
De grondslag voor deze verwerking is de taak van algemeen belang waarmee Het Facilitair Bedrijf wordt belast om de taken uit te voeren die zijn beschreven in artikel III.82, §3 van het Bestuursdecreet(opent in nieuw venster) samen gelezen met artikel 10 van het besluit van de Vlaamse Regering van 10 mei 2019 tot regeling van het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten.
3. Welke persoonsgegevens verwerken we?
De categorieën van persoonsgegevens die wij verwerken in kader van deze verwerkingsactiviteit, zijn de volgende:
gewone persoonsgegevens zoals identificatiegegevens, die u toegang verstrekken tot het Serieregister of van de personen die goedkeuring gaven aan een bepaalde serie;
login-gegevens, die bijvoorbeeld kunnen aangeven wanneer een bepaalde serie door een bepaalde persoon is aangemaakt.
4. Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens?
We verkrijgen uw gegevens van uzelf of de organisatie waar u voor werkt in het kader van de toegang tot het serieregister. Verder verwerken we login-gegevens die door het gebruik van het Serieregister automatisch aan HFB worden verstrekt.
5. Wie ontvangt uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden in beginsel enkel behandeld door de dienst binnen Het Facilitair Bedrijf die hiermee belast is. We delen uw persoonsgegevens met andere diensten binnen Het Facilitair Bedrijf, voor zover dat noodzakelijk is in het kader van deze verwerking.
Voor de dienstverlening Serieregister doet HFB een beroep op een verwerker, Cronos Public Services NV. We bezorgen uw gegevens aan die verwerker voor het verlenen van de dienst.
6. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
HFB bewaart deze gegevens, in lijn met Artikel III.87 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, niet langer dan vereist voor de aan haar opgelegde taken in het kader van het Serieregister.
De gepubliceerde series, inclusief de historiek en identiteit van de indieners en goedkeurders, worden permanent bewaard om verdere verwerking van de persoonsgegevens te garanderen met oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden (artikel 89 AVG).
7. Welke rechten heeft u bij de verwerking van uw persoonsgegevens?
De AVG zorgt ervoor dat u een aantal rechten heeft bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u deze wil uitoefenen, kunnen we een bewijs van uw identiteit vragen om twijfel uit te sluiten, zodat uitgeoefende rechten toegepast worden ten aanzien van de juiste persoon (meestal uzelf) of op de persoonsgegevens van de juiste persoon (meestal van uzelf).
Hieronder vindt u een overzicht van uw rechten:
U heeft altijd het recht om inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij over u verwerken.
Indien u merkt dat de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet correct zijn, kan u deze gegevens door ons laten verbeteren.
U heeft het recht om uw persoonsgegevens door ons te laten vernietigen of wissen. Hou er wel rekening mee dat een wissing er kan toe leiden dat wij, bij gebrek aan persoonsgegevens, niet langer in staat zijn om aan uw vraag te voldoen of onze diensten te verlenen.
U kan bezwaar maken tegen deze verwerking. In dat geval wegen wij het algemeen belang af tegen uw belangen en bepalen wij welke belangen zwaarder wegen. We gaan mogelijk ook na of er bijkomende maatregelen kunnen of moeten genomen worden om ervoor te zorgen dat er tussen die belangen een voldoende evenwicht is. Hou er rekening mee dat dit bezwaar er kan toe leiden dat Het Facilitair Bedrijf, bij gebrek aan persoonsgegevens, uw vraag of verzoek niet kan beantwoorden of geen andere dienst kan verlenen.
U heeft het recht om de verwerking te beperken:
- als u de juistheid van uw persoonsgegevens betwist tijdens een periode die ons toelaat om de juistheid van uw gegevens na te gaan;
- als wij uw persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken, maar u niet wil dat we uw persoonsgegevens verwijderen;
- als we uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben, maar u die wel nog nodig heeft voor een gerechtelijke procedure;
- als u bezwaar maakt tegen deze verwerking. Wanneer onze belangen echter zwaarder doorwegen dan uw rechten en vrijheden, dan zijn we niet verplicht om de verwerking te beperken.
Als u vragen, opmerkingen of klachten heeft over:
- deze specifieke privacyverklaring en/of over de algemene privacyverklaring;
- de verwerking van uw persoonsgegevens;
- de uitoefening van uw rechten,
dan verwijzen wij u naar de betreffende rubriek ‘Vragen, opmerkingen, klachten of rechten uitoefenen?’ in de algemene privacyverklaring.