Privacyverklaring en algemene voorwaarden voor een studietoelage

• Jij als student zelf: je hebt de volledige controle over wie je toegang verleent tot je dossier.
• Gezinsleden die op hetzelfde adres gedomicilieerd zijn als jij
  • die je via je studentenprofiel in het digitaal loket toegang hebt verleend tot jouw dossier.
  • Meer informatie hoe je dat doet, volgt hieronder bij ‘Werkwijze’.
• Een ouder die niet op hetzelfde adres gedomicilieerd is als jij.
  • Deze persoon kan een verzoek tot openbaarheid van bestuur indienen.
• Studentenvoorzieningen en andere intermediaire partners.
  • Zij kunnen ook in jouw naam aanmelden met hun eigen eID
    • je studentenprofiel instellen
    • je dossier opvolgen en aanvullen.
  • Vereiste: je moet een volmacht invullen vooraleer zij in jouw naam mogen aanmelden.
• OCMW / Sociaal Huis.
  • Alleen als zij jou begeleiden
• Advocaten die voor jou optreden.
  • Alleen als zij zich kunnen identificeren en verklaren dat zij optreden voor jou zelf.
• Andere personen (gezinsleden, medewerkers van sociale instanties...) die in jouw naam informatie vragen.
  • Alleen als jijzelf aanwezig bent en duidelijk toestemming geeft Bijvoorbeeld als je even aan de lijn komt of op speaker.

• Gezinslid dat geen toegang heeft tot jouw dossier.
• Voogden.
• Begeleiders.
• Boekhouders.
• Schuldbemiddelaars.
• Ziekenfondsen.
• Vakbonden.
• Steden en Gemeenten.
• Andere overheidsdiensten.
• …

Ouders van minderjarige studenten krijgen informatie op verzoek. Voor meerderjarige studenten kunnen ze alleen maar informatie krijgen op verzoek én met toestemming van de student. Er zijn 3 mogelijke manieren:

• Toegang tot het dossier van de student aanvragen via het ouderprofiel.
  • Alleen mogelijk voor meerderjarige gezinsleden die op hetzelfde adres gedomicilieerd zijn.
  • Voor meer informatie, zie hieronder bij ‘Werkwijze’.
• Samen met de student aanmelden.
  • Met de eID van de student.
  • Aan te melden via de knop ‘ik ben de student’.
• Een verzoek tot openbaarheid van bestuur indienen via het contactformulier.
  Zo krijgt de ouder informatie over:
  • of er een dossier is
  • welke de status is van het dossier
  • hoeveel de eventuele toelage bedraagt.

Alle meerderjarige personen die op hetzelfde adres gedomicilieerd zijn als jijzelf.

Deze personen kunnen:

• de status en behandeltermijn van je dossier bekijken
• alle documenten zien die je hebt opgeladen via het digitaal loket of het contactformulier
• alle briefwisseling zien die een dossierbehandelaar je heeft verstuurd
• documenten opladen om je dossier te vervolledigen
• een herziening aanvragen.

Ze krijgen een kopie van kopie van de brieven via de applicatie en mogen geïnformeerd worden via het gratis nummer 1700.

Ze hebben geen toegang tot je profielinstellingen (contactgegevens, rekeningnummer, opstartvoorkeur).

• Meld beveiligd aan via het Digitaal Loket Studietoelagen.
• Kies in het menu van het studentenprofiel ‘Toegang tot mijn dossier’.
• Selecteer de persoon of personen die rechten mogen krijgen om het dossier mee op te volgen.

Iemand toegang verlenen tot je dossier kan op eender welk moment.

• Meld beveiligd aan via het Digitaal Loket Studietoelagen.
• Kies in het menu van het studentenprofiel ‘Toegang tot mijn dossier’.
• Klik op de prullenbak bij de naam van de persoon om de toegang in te trekken.

Een bestaande toegang tot je dossier intrekken kan op eender welk moment.

Alleen een meerderjarig gezinslid dat gedomicilieerd is op hetzelfde adres, bijvoorbeeld een ouder, kan toegang aanvragen.

• Meld beveiligd aan via het Digitaal Loket Studietoelagen met de eigen eID.
• Stel een profiel in ‘als ouder’.
• Vink het kind aan waarvoor waarvoor toegang gewenst is.

De student krijgt dan een e-mail met de vraag om toegang te verlenen. Als die dat wilt, kan die dat doen via het studentenprofiel in het digitaal loket Studietoelagen.

Zodra de toegang verleend is, heeft het gezinslid zicht op de dossiers van het studerende kind.

Een persoon met toegang kan zelf de toegang verwijderen (door op de prullenbak te klikken), maar alleen de student kan de toegang opnieuw instellen.

Omwille van de wetgeving over privacy mogen we de gegevens van de student niet met anderen delen zonder zijn toestemming.
Omdat we ons ervan bewust zijn dat nog altijd veel ouders de financiën en administratie regelen voor hun studerende kinderen, hebben we in het digitaal loket een systeem van toestemmingen ingebouwd:

• De student kan bij het instellen van zijn profiel ervoor kiezen om een ouder die op hetzelfde adres woont als hijzelf, toegang te geven tot het online dossier.
• De ouder die op hetzelfde adres woont als de student, kan een profiel instellen ‘als ouder’ en toegang aanvragen. De student krijgt dan een e-mail met de vraag om toegang te verlenen.

Als de ouder toestemming heeft gekregen van de student, kan die persoon het dossier aanvullen, bevestigen en opvolgen in het digitaal loket. Elke e-mail naar de student krijgt hij ook. De contactgegevens, het rekeningnummer en de opstartvoorkeur van de student kan hij niet wijzigen.

In de procedure staat de student centraal.

• De student is diegene aan wie de eventuele studietoelage toekomt. Dat is zo bepaald in de regelgeving van de studiefinanciering.
• De student is ook diegene die bepaalt wat hij met het toelagebedrag doet en is verantwoordelijk voor het vervolledigen en bevestigen van zijn studietoelagedossier.

Daarom is het ook logisch dat de student de enige is die persoonlijke gegevens kan doorgeven. Alleen zo zijn de medewerkers van de dienst Studietoelagen er zeker van dat ze met de juiste gegevens werken en komen ze tegelijkertijd ook tegemoet aan de wet op de privacy.

Door een aanvraag voor een studietoelage in te dienen, verklaart de student zich ervan bewust dat de dienst Studietoelagen de beslissing moet motiveren. Daardoor kunnen inkomensgegevens die relevant zijn voor de berekening van de studietoelage worden meegedeeld aan de student.

Omdat de inkomsten een essentieel onderdeel zijn van de berekening, staan ze vermeld op de beslissingsbrief aan de student. In dit geval weegt de motiveringsplicht dus meer door dan de privacy van de (stief)ouders.

Bij het voltooien van de profielinstellingen verklaart de student zich akkoord met de algemene voorwaarden. Die houden onder meer in dat alle betrokken personen op de hoogte zijn van de procedure.

Omwille van de wetgeving over privacy mogen de gegevens van de student niet met anderen gedeeld worden zonder zijn toestemming. De student kan toegang geven tot zijn dossier aan iedereen die meerderjarig is en op hetzelfde adres woont.

Een ouder die niet op hetzelfde adres woont, heeft alleen recht om te weten of er een aanvraag is en wat het bedrag is, als hij toestemming krijgt van de student in kwestie. Deze persoon kan deze informatie opvragen in een verzoek tot openbaarheid van bestuur.