Jaarlijkse rapportering aan Wonen in Vlaanderen

De SHM’s dienen jaarlijks uiterlijk op 31 december bij Wonen in Vlaanderen een door hun raad van bestuur goedgekeurde planning in bij Wonen in Vlaanderen. Zij gebruiken hiervoor een planning die is opgemaakt in Wonen in Vlaanderen-planningstool of een planning die is opgemaakt in een eigen tool (vrije keuze).

Als een SHM vanaf 2021 een planning indient bij Wonen in Vlaanderen, bevat deze planning een uniform eindrapport. Zo kan Wonen in Vlaanderen ook optimaal gebruik maken van de planningen die SHM’s in een eigen planningstool maakten. Wonen in Vlaanderen-planningstool bevat dit uniform eindrapport al.

Sociale woonactoren die aanmelden op deze website kunnen het model van dit eindrapport vinden op de centrale documentenpagina.

Het staat uw SHM vrij om haar planning zowel in Wonen in Vlaanderen-planningstool als in een eigen tool op te maken.

Jaarlijkse planning

Om de financiële situatie van een SHM te analyseren en haar kredietwaardigheid te beoordelen, stelt Wonen in Vlaanderen voor elke SHM periodiek een financiële planning op. De financiële raadgever van de afdeling actorenondersteuning stelt deze planning samen met u op.
Wonen in Vlaanderen wisselt hiervoor jaarlijks informatie uit met de SHM’s om een zo realistisch mogelijke planning op te stellen.

Financieel overleg

Minstens om de 4 jaar vindt er tussen Wonen in Vlaanderen en elke SHM een financieel overleg plaats waarin deze planning en de algemene financiële situatie van de SHM besproken wordt. Voor SHM’s met financiële problemen of met ongunstige financiële prognoses vindt dit overleg jaarlijks plaats. De overige SHM’s hebben wel de mogelijkheid om een bespreking van hun financiële situatie met Wonen in Vlaanderen aan te vragen op een ander moment dan het vaste 4-jaarlijkse overleg.

Planningstool Wonen in Vlaanderen

Wonen in Vlaanderen maakte een planningstool in Excel die in overeenstemming is met de specifieke financiële regelgeving die op de SHM’s van toepassing is (types leningen, subsidies, beheersvergoeding, …).

Sociale woonactoren die aanmelden op deze website kunnen de planningstool vinden op de op de centrale documentenpagina.

Wonen in Vlaanderen biedt opleidingen aan rond het gebruik van deze tool. Zo kunnen SHM’s zelf hun financiële planning opmaken, de planning die door Wonen in Vlaanderen is voorbereid analyseren en eventueel aan de eigen behoeften aanpassen. Bij de tool hoort ook een uitgebreide handleiding, terug te vinden op de centrale documentenpagina voor sociale woonactoren die aanmelden op deze website.
SHM’s die zelf of met de ondersteuning van een externe adviseur eigen financiële prognoses opstellen, kunnen tijdens het financieel overleg met Wonen in Vlaanderen deze prognoses bespreken en vergelijken met de planning van de Wonen in Vlaanderen.

Webinars

Er is een reeks webinars over de financiële planningstool van Wonen in Vlaanderen. Sociale woonactoren die aanmelden vinden de webinars op de afgeschermde opleidingenpagina.

Regelgeving

Artikel 4.20 van het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021(opent in nieuw venster)

Artikel 5.43 van het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021(opent in nieuw venster)

Artikel 4.37 van het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021(opent in nieuw venster)

Hoofdstuk 9 van het Commissiereglement 12/2022, geldig vanaf 1 januari 2023 (aanmelden is nodig om het document te raadplegen)

Verplichte rapportering

Vanaf 2021 moeten sociale verhuurkantoren hun financiële planning indienen op ten laatste 30 juni. Deze deadline is gewijzigd door het Besluit van de Vlaamse Regering (BVR) dat het algemeen reglement van de leningen van Wonen in Vlaanderen vaststelt. Dit BVR werd definitief goedgekeurd op 25 september 2020.

U dient een financiële vijfjarenplanning in bij Wonen in Vlaanderen, volgens het model dat Wonen in Vlaanderen opmaakte.

Financiële planning

U kunt met de tool van Wonen in Vlaanderen een eigen financiële prognose maken. Op basis van deze tool maakt u simulaties op en schat u de financiële impact van beleidsbeslissingen in. U gaat bijvoorbeeld de impact na van de aanwerving van extra personeelsleden, van de groei in het aantal woningen, van investeringen, …

Balans- en resultatenrekening

De balans- en resultatenrekeningen vormen de basis van de financiële planningstool. Dit zijn de officiële rapporteringsgegevens van elk SVK en dus een goede basis voor prognoses en berekeningen.

U kunt het omzettingssjabloon van Wonen in Vlaanderen gebruiken. Hier voert u de balans- en resultatenrekeningen in zoals u deze jaarlijks rapporteert aan Toezicht. Dit sjabloon zet de twee kolommen van elk boekjaar om in één kolom. Deze ene kolom kopieert en plakt u (best ‘plakken waarden’) in het tabblad ‘B&RR’ van de financiële planningstool. U kijkt na dat u plakt in de juiste boekjaren.

Welzijnsverenigingen moeten vanaf 2019 eerst hun rekeningstelsel omzetten naar het VZW-rekeningstelsel. Ook daarvoor maakte Wonen in Vlaanderen een omzettingssjabloon.

Documenten

Sociale woonactoren die aanmelden op deze website vinden de documenten en sjablonen die nodig zijn om een financiële planning op te maken in de tool van Wonen in Vlaanderen op de documentenpagina.

Webinars

Er is een reeks webinars over de financiële planningstool van Wonen in Vlaanderen. Sociale woonactoren die aanmelden vinden de webinars op de afgeschermde opleidingenpagina.

Hoe werkt de index?

Het vertrekpunt zijn tien financiële kengetallen of ratio’s, die elk voor drie opeenvolgende boekjaren berekend worden. De dertig kengetallen dat dat oplevert, vormen de basis van de berekening. De kengetallen beslaan de vier belangrijkste aspecten van de financiële gezondheid van een onderneming: liquiditeit, solvabiliteit, rentabiliteit en kostenbeheersing. Financiële gezondheid is namelijk meer dan winst alleen. Via een systeem van scores en wegingen wordt het eindresultaat een score op 60 punten. Hoe hoger de score, hoe beter de indicatie van de financiële gezondheid. Voor elk van de vier aspecten wordt ook een deelresultaat berekend, zodat u kunt zien waar u sterk of minder sterk presteert.

De financiële gezondheidsindex in vijf stappen

1. Definitie van tien financiële kengetallen (drie voor respectievelijk liquiditeit, solvabiliteit en rentabiliteit, en één voor kostenbeheersing)
   => Resultaat: formule voor elk kengetal
2. Berekening van de tien kengetallen per boekjaar voor drie opeenvolgende jaren (bijvoorbeeld 2013, 2012 en 2011)
   => Resultaat: dertig kengetallen
3. Toekennen van een puntenscore van 1 (goed), ½ (behoorlijk) of 0 (voor verbetering vatbaar)
   => Resultaat: een puntenscore van 1, ½ of 0 voor elk van de dertig kengetallen
4. Vermenigvuldiging van elke puntenscore met een weging van 3 (recentste boekjaar, bijvoorbeeld 2013), 2 (voorlaatste boekjaar, bijvoorbeeld 2012) of 1 (oudste boekjaar, bijvoorbeeld 2011)
   => Resultaat: tien kengetallen met elk een gewogen score tussen 0 en 3, tien kengetallen met elk een gewogen score tussen 0 en 2, en tien kengetallen met elk een gewogen score tussen 0 en 1
5. Optellen van de gewogen puntenscores
   => Resultaat: een totaalscore op 60 en deelscores per aspect (score op 18 voor respectievelijk liquiditeit, solvabiliteit en rentabiliteit, en een score op 6 voor kostenbeheersing)

Hoe wordt de index gebruikt?

De index is het vertrekpunt voor Wonen in Vlaanderen voor de financiële analyse. Ook uzelf kan de index gebruiken om de evolutie van uw financiële situatie jaar na jaar op te volgen. Via de prestatiedatabank kunt u uw situatie ook vergelijken met die van de andere SHM’s.

Integratie in wetgeving en prestatiedatabank

De wetgeving wijzigde op enkele punten om het gebruik van de index in de werking van Wonen in Vlaanderente verankeren. We namen het gebruik van de index op in het draaiboek ‘Prestatiebeoordeling SHM’s’. De evaluatie van de prestaties van de SHM’s door de visitaties is gebaseerd op dat draaiboek.
Daarnaast zit de index nu ook in het Reglement van de Begeleidingscommissie van Wonen in Vlaanderen. Hiermee evalueert Wonen in Vlaanderen de kredietwaardigheid van de SHM’s.

De berekening van de index moet ook praktisch uitgevoerd worden en de resultaten moeten voor alle betrokkenen beschikbaar zijn. Daarom komt de berekening van de index nu ook in de prestatiedatabank van Wonen in Vlaanderen. Alle betrokkenen kunnen de databank per SHM raadplegen.

Meer gedetailleerde informatie over de ratio’s?

We berekenen de ratio’s op basis van de jaarrekeningrapportering die u elk jaar bij Wonen in Vlaanderen indient.

U vindt de berekening van de FiGI terug in het document ‘Toelichting FiGI’. De berekening is sinds 2019 licht gewijzigd. Daarom maakten we een onderscheid tussen ‘toelichting FiGI voor 2019’ en ‘toelichting FiGI vanaf 2019’.

Er bestaat ook een sjabloon waarmee elk SVK, op basis van de balans- en resultatenrekening, zelf zijn eigen FiGi kan berekenen.

Wonen in Vlaanderen stuurt jaarlijks de nieuwe FiGI-score van uw SVK naar de coördinator. Om uw FiGI-score af te toetsten ten opzichte van de sector, maken we ook steeds een anoniem overzicht van de FiGI-scores van heel de sector.

De SVK’s die het zwakst scoorden op de FiGI worden door Toezicht onder verhoogd financieel Toezicht geplaatst en moeten een actieplan opmaken om hun financiële situatie te verbeteren. Meer informatie hierover vindt u onderaan deze pagina.

Documenten

Sociale woonactoren die aanmelden vinden de documenten op de afgeschermde documentenpagina.

Webinars

Er zijn ook webinars over de FiGI. Sociale woonactoren die aanmelden vinden de webinars op de afgeschermde opleidingenpagina.

Wonen in Vlaanderen screent jaarlijks uw financiële toestand

Elk jaar analyseert Wonen in Vlaanderen uw financiële informatie om problemen, nu of in de nabije toekomst, op te sporen. Zij gebruikt hiervoor de volgende informatiebronnen:

• uw jaarrekening en de bijhorende rapportering
• uw financiële planning

U heeft een gezonde financiële situatie

Als de analyse uitwijst dat u geen financiële problemen heeft, en dit ook in de nabije toekomst wellicht zo zal blijven, kunt u gewoon verder werken. Wonen in Vlaanderen nodigt u wel om de vier jaar uit om samen uw financiële toestand via de financiële planning en de financiële gezondheidsindex te bespreken.

U heeft een kwetsbare financiële situatie

De jaarlijkse screening van uw situatie toont dat u zich in een kwetsbare financiële situatie bevindt. Dit kan door een acuut financieel probleem (bv. een negatief saldo op uw rekening-courant bij Wonen in Vlaanderen), maar ook door een ongunstige evolutie van uw toestand in de nabije toekomst (bv. uw financiële planning wijst op tekorten in de komende jaren).

Wat gebeurt er als u zich in een kwetsbare financiële situatie bevindt?

Heeft u nu of in de nabije toekomst een financieel probleem?

Wonen in Vlaanderen deelt de sociale huisvestingsmaatschappijen (SHM’s) met een kwetsbare financiële situatie in vier groepen in. Zij maakt hierbij een onderscheid tussen een acuut probleem en ongunstige prognoses voor de nabije toekomst.

Op basis van de screening in jaar X deelt Wonen in Vlaanderen u in één van de volgende groepen in:

• U heeft een acuut financieel probleem:
  • U heeft een negatief saldo op uw gewone rekening-courant of een saldo op de interestneutrale rekening-courant bij Wonen in Vlaanderen op 31/12/X-1
  • U heeft een negatief saldo op uw gewone rekening-courant of een saldo op de interestneutrale rekening-courant bij Wonen in Vlaanderen op 31/12/X-2, en een positief saldo op uw gewone rekening-courant en een aangezuiverd saldo op de interestneutrale rekening-courant bij de VMSW op 31/12/X-1
• Wonen in Vlaanderen verwacht dat u in de nabije toekomst financiële problemen zou kunnen hebben:
  • U heeft in het recente verleden geen rekening-couranttekorten gekend, maar de vooruitzichten volgens uw financiële planning voorspellen een kwetsbare financiële situatie
  • U bevindt zich volgens uw recentste financiële gezondheidsindex (link naar tekst over de financiële gezondheidsindex nog te leggen) in de gevarenzone (namelijk: een score van minder dan 20)

Sinds 2015 bevat het Commissiereglement(PDF bestand opent in nieuw venster) rekening-courant van Wonen in Vlaanderen hiervoor een procedure, namelijk via de begeleidingscommissie, die dan in werking treedt. U leest dit in artikel 8 van het Commissiereglement.

Hoe verloopt een begeleidingscommissie?

In de begeleidingscommissie werkt u samen met Wonen in Vlaanderen maatregelen uit die uw financiële toestand opnieuw structureel gezond maken. Voorwaarde is wel dat de maatregelen binnen een redelijke tijdsspanne leiden naar een gezonde financiële situatie, onder andere door een positief saldo op uw rekening-courant bij Wonen in Vlaanderen. Wonen in Vlaanderen evalueert dit door het effect van deze maatregelen in uw financiële planning in te brengen. Via deze planning kan Wonen in Vlaanderen een raming van de toekomstige evolutie van het saldo van uw rekening-courant berekenen.

Als u een acuut financieel probleem heeft, wordt u anders opgevolgd dan als Wonen in Vlaanderen verwacht dat u in de nabije toekomst een financieel probleem zal hebben.

U heeft mogelijk in de nabije toekomst financiële problemen

De financiële planner van Wonen in Vlaanderen nodigt u jaarlijks uit voor een verplicht overleg waarbij uw financiële situatie grondig besproken wordt. Hierbij komen de financiële planning en de financiële gezondheidsindexen (FIGI) aan bod.

U heeft een acuut financieel probleem

• Een verplicht jaarlijks financieel overleg

De financiële planner van Wonen in Vlaanderen nodigt u jaarlijks uit voor een verplicht overleg waarbij uw financiële situatie grondig besproken wordt. Hierbij komen de financiële planning en de financiële gezondheidsindexen (FIGI) aan bod.

• Twee bijeenkomsten van de begeleidingscommissie per jaar

Als u een acuut financieel probleem heeft, maakt u met Wonen in Vlaanderen jaarlijks bindende afspraken om uw situatie te verbeteren. U neemt deze afspraken op in een plan van aanpak dat elk jaar wordt geactualiseerd.

De eerste vergadering vindt jaarlijks plaats in de periode februari-maart van jaar X. Op deze vergadering evalueert u met de begeleidingscommissie het voorbije boekjaar X-1 en maakt u afspraken voor het nieuwe jaar X.

In de periode november-december van jaar X vergadert u voor de tweede keer met de begeleidingscommissie en bespreekt u het resultaat van deze afspraken, samen met een eerste evaluatie van het lopende boekjaar X.

• Wonen in Vlaanderen evalueert jaarlijks het resultaat van de afspraken en uw maatregelen

Opvolging na de begeleidingscommissie

Is uw financiële situatie opnieuw structureel gezond, dan zal de begeleidingscommissie de opvolging geleidelijk afbouwen als duidelijk is dat uw toestand een voldoende lange periode gezond blijft. U kunt wel vragen om vrijwillig verder opgevolgd te worden.

Waarom voorziet Wonen in Vlaanderen deze financiële begeleiding?

Wonen in Vlaanderen kiest hiervoor in het belang van uw SHM zelf, de klanten van uw SHM en de sector.

Een gezonde financiële situatie is nodig om uw goede werking te garanderen:

• Wonen in Vlaanderen kan de financiering van uw nieuwe projecten ‘on hold’ zetten als de begeleidingscommissie geen verbetering van uw financiële situatie vaststelt na één jaar begeleiding.
• Uw financieel beheer en uw financiële gezondheid vormen één van de prestatievelden die de visitatiecommissie beoordeelt.
• Een kwalitatieve dienstverlening en voldoende aanbod realiseren voor uw huurders en kopers is alleen mogelijk als u over voldoende financiële draagkracht beschikt.

De gevolgen van uw financiële tekorten beperken zich niet tot uw SHM:

• Collega-SHM’s financieren mee uw financiële tekorten op de rekening-courant bij Wonen in Vlaanderen
• De leefbaarheid, ook op financieel vlak, van uw SHM bepaalt mee de geloofwaardigheid en het imago van de sector bij de beleidsmakers en de samenleving.

SVK’s kunnen naar aanleiding van hun Financiële gezondheidsindex (FiGI) - al dan niet in combinatie met de prognose uit hun ingediende financiële planning - of hun boekhouding in verhoogd financieel toezicht geplaatst worden door de afdeling Toezicht van Wonen in Vlaanderen. Dit houdt in dat het SVK verstrengd wordt opgevolgd door de afdeling en het stappen moet ondernemen om de pijnpunten in haar financieel beheer aan te pakken.

Als uw SVK in verhoogd financieel Toezicht zit op basis van de FiGI, dan zal Toezicht meestal een actieplan opleggen. U zal hiervoor verplicht in begeleiding moeten gaan bij de financiële begeleiders van Wonen in Vlaanderen. Dit wordt expliciet vermeld in het verslag van Toezicht na een financieel onderzoek.

Als uw SVK in verhoogd financieel toezicht zit op basis van de boekhouding, zal u uiteraard acties moeten ondernemen om uw boekhouding opnieuw op orde te brengen. De afdeling Toezicht zal niet opleggen om een actieplan op te maken en hiervoor in begeleiding te gaan. We zullen uw SVK wel een vrijblijvend ondersteuningsaanbod doen.

Hieronder gaan we dieper in op deze verschillende soorten verhoogd financieel toezicht.

Verhoogd financieel toezicht op basis van de FiGi

Werkwijze

De financiële gezondheidsindex (FiGI) wordt sinds 2015 door de afdeling Toezicht gebruikt om de financiële gezondheid van een SVK te analyseren. SVK’s die slecht scoren op de FiGI worden onder verhoogd financieel toezicht geplaatst.

Tot begin 2019 werden enkel de SVK’s die minder dan 21/42 scoorden op de FiGI onder verhoogd financieel toezicht geplaatst op basis van de FiGI. Sinds midden 2019 hanteert Toezicht een licht gewijzigde werkwijze om SVK’s onder verhoogd financieel toezicht te plaatsen. De afdeling Toezicht plaatst een SVK in verhoogd financieel toezicht wanneer aan één of beide van onderstaande voorwaarden is voldaan:

• SVK’s die een lagere FiGI-score dan 21/42 behalen
• SVK’s met een FiGI-score tussen 20 en 27,5 op 42 punten, wiens FiGI-scores twee jaar op rij dalende zijn én die volgens de financiële planningstool toekomstige cashflow en/of liquiditeitsproblemen zullen ondervinden

Deze aangepaste werkwijze zorgt ervoor dat Toezicht een bredere inschatting maakt van de financiële situatie van een SVK: de FiGI-score, die berekend wordt op basis van de drie voorgaande boekjaren, geeft immers enkel een beeld van het verleden weer. Aangezien er in deze nieuwe werkwijze ook rekening gehouden wordt met de financiële planningstool, om zo ook de toekomst van het SVK mee in beeld te brengen, is het van groot belang dat elk SVK de financiële planningstool met zorg en waarheidsgetrouw invult.

Verplicht actieplan, in de ondersteuning van Wonen in Vlaanderen

Het verhoogd financieel toezicht op basis van de FiGI houdt in dat Toezicht een financiële inspectie inplant. In het verslag zal Toezicht meestal het SVK verplichten om een actieplan op te maken en hiervoor in ondersteuning te gaan bij de begeleiding van Wonen in Vlaanderen. In dit actieplan omschrijft het SVK een aantal maatregelen, doelstellingen en acties. Het uitvoeren van deze maatregelen, doelstellingen en acties moet ervoor zorgen dat de financiële situatie van het SVK op een structurele en duurzame wijze verbetert op korte en lange termijn.

Wonen in Vlaanderen begeleidt het SVK bij de opmaak van dit actieplan en formuleert feedback op het ingediende actieplan van het SVK. Wanneer het actieplan definitief wordt ingediend bij Wonen in Vlaanderen, formuleert Wonen in Vlaanderen een appreciatie van dit actieplan. We bezorgen deze appreciatie aan uw SVK en later ook aan de afdeling Toezicht.

Eenmaal het actieplan in uitvoering is, overlegt Wonen in Vlaanderen minstens halfjaarlijks met het SVK over de voortgang en de effecten van de acties. Samen bekijken ze of het actieplan al dan niet bijgestuurd moet worden.

Verhoogd financieel toezicht op basis van de boekhouding

Werkwijze

Toezicht kan een SVK ook onder verhoogd financieel toezicht plaatsen wanneer de boekhouding van een SVK niet correct gevoerd wordt of wanneer er zich gebreken in de boekhouding voordoen. Dit gebeurt aan de hand van het globale onderzoek (Globo) dat de afdeling Toezicht uitvoert. Voor het voeren van de Globo gebruikt Toezicht een vast stramien met items die gecontroleerd worden. Wanneer Toezicht vaststelt dat een SVK niet goed scoort bij het voeren van de boekhouding, wordt het SVK door Toezicht in verhoogd financieel toezicht op basis van de boekhouding geplaatst. Toezicht laat de begeleiding van Wonen in Vlaanderen weten welke SVK’s onder verhoogd toezicht staan op basis van de boekhouding. Hierna nemen de begeleiders bij Wonen in Vlaanderen contact op met deze SVK’s.

Vrijblijvend ondersteuningsaanbod van Wonen in Vlaanderen

Ook voor de SVK’s in verhoogd financieel toezicht op basis van de boekhouding voorziet Wonen in Vlaanderen een ondersteuningsaanbod. Ieder SVK kan vrijblijvend ingaan op dit ondersteuningsaanbod van Wonen in Vlaanderen. Uiteraard raden we dit aanbod aan, omdat het voor het SVK van groot belang is om een goede boekhouding te voeren. De boekhouding vormt immers de basis voor betrouwbare financiële analyses zoals de FiGI-score, de financiële planning, …

Wanneer het SVK ingaat op het ondersteuningsaanbod, plannen we een overlegmoment in zodat we samen met het SVK kunnen nagaan waar de pijnpunten zich exact bevinden. Op die manier kunnen we samen een traject opstellen.

Het ondersteuningsaanbod van Wonen in Vlaanderen kan verschillende vormen aannemen:

• ondersteuning, gelijkaardig aan de (verplichte) ondersteuning bij verhoogd financieel toezicht op basis van de FiGI: de opmaak van een actieplan om de pijnpunten te verbeteren, periodieke opvolging en ondersteuning bij de uitvoering van het actieplan;
• verstrekken van bijkomende duiding over boekhoudregels die SVK’s moeten toepassen;
• andere ondersteuning te bepalen volgens noodzaak en haalbaarheid.

Wonen in Vlaanderen zoekt samen met het SVK naar structuur en verduidelijking van boekhoudregels en/of de praktische invulling hiervan in de boekhouding, zodat het SVK deze kan toepassen in de boekhouding. Het is uiteraard niet de bedoeling dat Wonen in Vlaanderen zelf de boekhouding van het SVK zal voeren of rechtzetten.

Documenten

Sociale woonactoren die aanmelden vinden de sjablonen actieplan verhoogd toezicht FiGI en actieplan verhoogd toezicht boekhouding op de afgeschermde documentenpagina.