Deze regels gelden voor transacties tussen ondernemingen onderling en tussen een onderneming en een overheidsinstantie als schuldenaar.

Deze regels gelden niet voor transacties met consumenten.

Deze wetgeving is dus ook van toepassing op de woonmaatschappijen. Voor deze wetgeving vallen woonmaatschappijen onder de definitie van overheidsinstantie en van aanbestedende overheid.

De wetgeving is van toepassing op facturen voor handelstransacties. Alle facturen die u ontvangt van leveranciers, bedrijven, ondernemingen, vrije beroepen, … voor geleverde goederen of diensten of voor de uitvoering van werken vallen dus onder deze regelgeving.

Dit geldt voor de projectgebonden facturen die u indient via een elektronische betalingsaanvraag, maar ook voor de facturen die u als woonmaatschappij zelf betaalt.

Voor facturen van overheidsinstanties gelden deze regels echter niet. Dit wil zeggen dat u geen verwijlintresten verschuldigd bent aan bijvoorbeeld een gemeente of de brandweer. Ook nutsmaatschappijen zijn in deze wetgeving overheidsinstanties. Voor laattijdig betaalde facturen van Fluvius of een watermaatschappij bent u dus geen verwijlintresten verschuldigd volgens deze wetgeving.

Betaalt u een factuur te laat, dan bent u aan de ondernemer verwijlintresten en een forfaitaire invorderingskost verschuldigd. Deze kosten bent u automatisch verschuldigd, zonder dat een ingebrekestelling nodig is.

De verantwoordelijkheid voor het tijdig betalen van facturen ligt bij de opdrachtgever of aanbestedende instantie. De woonmaatschappijen zijn dus verantwoordelijk voor de tijdige betaling van hun facturen en de spontane betaling van verwijlintresten en invorderingskost bij laattijdige betaling.

Vul in het FIS de juiste vervaldag in. Dit is de datum waarop u de factuur ontving + 30 kalenderdagen. Het is best mogelijk dat deze datum niet overeenkomt met de vervaldatum die op de factuur zelf staat.

Bijvoorbeeld:

• U ontvangt een factuur op 28.04.2025
• Ontvangstdatum factuur: 28.04.2025
  • zorg ervoor dat u deze ontvangstdatum op de factuur registreert
  • vanaf deze datum begint de behandelingstermijn te lopen.
• Factuurdatum (datum vermeld op de factuur): 25.04.2025
  • deze datum geldt niet als begindatum van de behandelingstermijn

• Vermelde vervaldatum op factuur: 25.05.2025
  • deze datum geldt niet als vervaldatum
• Werkelijke vervaldatum: woensdag 28.05.2025
  • = datum ontvangst factuur 28.04.2025 + 30 dagen

• U vult in het FIS als vervaldatum 28.05.2025 in.

De VMSW betaalt de ingediende eBA’s volgens de vervaldag die de woonmaatschappij invult in het FIS.

Naast de correcte vervaldatum, is het belangrijk dat u de eBA op tijd indient. Het Betaalreglement bepaalt dat de vervaldag van een elektronische betalingsaanvraag minimum 5 werkdagen na de lastgeving ligt. Dit betekent dus dat u een eBA in het FIS moet indienen uiterlijk 5 werkdagen vóór de vervaldag van de factuur.

In het voorbeeld van hierboven:

• U ontvangt een factuur op 28.04.2025
• Ontvangstdatum factuur: 28.04.2025
  • zorg ervoor dat u deze ontvangstdatum op de factuur registreert
  • vanaf deze datum begint de behandelingstermijn te lopen.
• Factuurdatum (datum vermeld op de factuur): 25.04.2025
  • deze datum geldt niet als begindatum van de behandelingstermijn
• Vermelde vervaldatum op factuur: 25.05.2025
  • deze datum geldt niet als vervaldatum
• Werkelijke vervaldatum: woensdag 28.05.2025

= datum ontvangst factuur 28.04.2025 + 30 dagen

==> U vult in het FIS als vervaldatum 28.05.2025.
==> U dient de eBA in uiterlijk op woensdag 21.05.2025.
= vervaldag factuur woensdag 28.05.2025 – 5 werkdagen = woensdag 21.05.2025

In het FIS zal u voor projectgebonden betalingsaanvragen voortaan als vervaldatum alleen maar een datum kunnen kiezen die minstens 5 werkdagen na de datum van indiening ligt.

Bijvoorbeeld:

• U dient een projectgebonden eBA in op donderdag 19.06.2025.
• De vroegste vervaldatum die u kan kiezen is donderdag 26.06.2025.

Voor overschrijvingen naar andere eigen externe rekeningen van de lastgever bepaalt het Betaalreglement dat de vervaldag minimaal 1 werkdag na de lastgeving ligt. Voor niet-projectgebonden betalingsaanvragen zal u voortaan dus geen vervaldatum meer kunnen kiezen die gelijk is aan de datum van indiening.

Bijvoorbeeld:

• U dient een niet-projectgebonden betalingsaanvraag in op donderdag 19.06.2025
• De vroegste vervaldatum die u kan kiezen is vrijdag 20.06.2025

Bij voorkeur, en in de mate van het mogelijke, raden we aan om eBA’s zo snel mogelijk in te dienen en niet te wachten tot de uiterste datum. Als er toch nog problemen zouden zijn met de eBA, is de kans groter dat die nog binnen de behandelingstermijn opgelost geraken en vermijdt u verwijlintresten en invorderingskosten.

Tot nu toe was het mogelijk om in het FIS een uitzondering te vragen op de vervaldag van minimum 5 werkdagen. We schrappen deze uitzondering.

U zal dus als vroegste vervaldatum de datum kunnen kiezen die 5 werkdagen na de datum van indiening van de eBA ligt. We benadrukken nogmaals het belang om een eBA zo snel mogelijk na ontvangst in te dienen in het FIS.

In een hoogst uitzonderlijke situatie kan het zijn dat een eBA toch sneller betaald moet worden. U heeft bijvoorbeeld voor een verwerving pas laat de informatie van de notaris gekregen, de akte wordt al over enkele dagen verleden en het geld moet tijdig op de rekening van de notaris staan. In dat geval kiest u in het FIS de vroegst mogelijke datum (dit zal 5 werkdagen zijn) en neemt u contact op met een medewerker van het team Projectfinanciering. Zij zullen het nodige doen om, in deze uitzonderlijke situatie, de eBA toch nog op tijd uit te betalen. Deze werkwijze blijft echter beperkt tot zeer uitzonderlijke gevallen.

De VMSW engageert zich om tijdig ingediende eBA’s ook op tijd te betalen, op voorwaarde dat u de eBA volledig en correct indiende en de nodige financiering beschikbaar is.

Elke eBA die u indient in het FIS moet de volgende informatie bevatten:

• Het correcte woonproject en de juiste verrichting
• Naam van de begunstigde
• Correct rekeningnummer van de begunstigde
• Bedrag exclusief btw
• Correct btw-tarief
• Correcte mededeling: gestructureerd of vrij
• Correcte vervaldag: zie hierna
• Als bijlage de factuur die aan de basis van de lastgeving ligt

Zorg ervoor dat er voldoende financiering beschikbaar is om de betalingsaanvraag uit te voeren. Dit kan u verifiëren in het FIS via Rapporten -> Overzicht financiering. (opent in nieuw venster)

Als u de uitgave financiert met een lening, zorg er dan voor dat de leningsovereenkomst volledig ondertekend is en opgeladen is in het Projectportaal. Pas dan kan de VMSW met deze lening betalingen uitvoeren.

Als u verwijlintresten en invorderingskosten verschuldigd bent voor een projectgebonden factuur, dan dient u een niet-projectgebonden eBA in. Het verschuldigde bedrag wordt betaald met eigen middelen van de rekening-courant bij de VMSW. 

De betaling van verwijlintresten en invorderingskosten valt namelijk niet onder de definitie van studiekosten overeenkomstig artikel 5.40, §3 van het Besluit Vlaamse Codex Wonen. Deze kosten kunnen dus niet gesubsidieerd worden.  

Deze kosten zijn ook geen investeringen, waardoor een financiering via een marktconforme lening ook niet mogelijk is. 

Voor facturen die u zelf rechtstreeks betaalt, betaalt u ook de verwijlintresten en invorderingskost rechtstreeks vanuit uw rekeningen buiten de VMSW.

De VMSW ondersteunt de woonmaatschappijen bij de berekening van het correcte bedrag van de verschuldigde verwijlintresten en invorderingskost.

Raadpleeg hiervoor het sjabloon(Excel bestand opent in nieuw venster) op de website.

De wetgeving schrijft niet expliciet voor op welk moment de verwijlintresten en de invorderingskost moeten worden betaald. Impliciet lijken we te kunnen afleiden dat deze kosten gelijktijdig moeten worden betaald met de hoofdsom. Niets belet echter om dit op een pragmatische manier aan te pakken en verwijlintresten en forfaitaire vergoeding apart te berekenen en te betalen met een bepaalde frequentie (bijvoorbeeld per kwartaal).