Betalingen in opdracht van woonmaatschappijen
VMSW (Wonen in Vlaanderen) beheert de financiële middelen van de woonmaatschappijen. Elke woonmaatschappij heeft een zichtrekening bij VMSW (Wonen in Vlaanderen), de rekening-courant. VMSW (Wonen in Vlaanderen) voert van daaruit betalingen uit voor de woonmaatschappij.
Eigen investeringen
Een sociale huisvestingsmaatschappij zou best al haar investeringsbetalingen via VMSW laten lopen. Dit is vooral ook belangrijk voor SHM’s die GSC – gewestelijke sociale correctie – ontvangen, want ‘eigen investeringen’ tellen maar mee voor zover ze via VMSW betaald werden.
Correcte statistieken voor beleid
Bovendien kunnen statistieken bijgehouden worden voor het beleid over bijvoorbeeld de kostprijs van projecten. Dat is ook voor SHM’s belangrijk, zeker wanneer het beleid (bouw)normen (her)bekijkt.
Wanneer SHM’s een gedeelte van de investeringen bij een project buiten VMSW om doen, wordt de kostprijs van projecten onderschat. De kostprijs speelt voor het beleid een rol bij de programmatie: hoeveel woningen kunnen we realiseren met een bepaald bedrag? Dus het is in de praktijk essentieel voor SHM’s dat bouwnormen niet te laag staan.
Audittrail
Betalingen gebeuren elektronisch, via het FIS, Financieel Informatiesysteem. Kijk bij ‘betalingsaanvragen’.
Het gebruik van de elektronische betalingsaanvraag kadert volledig in de reglementering zoals opgenomen in het betaalreglement. Het Betaalreglement is opgenomen in hoofdstuk 6 van het commissiereglement.
Wat is het betaalreglement?
U leest in het betaalreglement:
- welke stappen u moet zetten zodat een betaling kan doorgaan
- welke termijnen u in rekening moet brengen, zodat een betaling tijdig kan doorgaan
- de verantwoordelijkheden van de verschillende partijen in het betalingsproces; er wordt ook uitgelegd wanneer Wonen in Vlaanderen tussenkomt indien er verwijlinterest verschuldigd is omdat een betaling te laat gebeurde
- de behandeling van de betalingsaanvragen: de betalingsaanvraag indienen, de betalingsaanvraag financieren, de informatie die geleverd moet worden en de controles die Wonen in Vlaanderen uitvoert.
U geeft Wonen in Vlaanderen (VMSW) best formeel toestemming om betalingsaanvragen te verbeteren. Nu verbeteren de diensten van Wonen in Vlaanderen ook al fouten in de aanvraag, bijvoorbeeld als een foute index gebruikt is in loons- en materiaalsverrekeningen. Dit staat in het betaalreglement, om te vermijden dat Wonen in Vlaanderen 5VMSW) hiervoor altijd toestemming moet vragen en om te verduidelijken dat de initiatiefnemer het hiermee eens is.
Het ontwerp van het betaalreglement is besproken tijdens een vergadering van de Commissie Rekening-Courant, waarvan ook afgevaardigden van VLEM en VVH deel uitmaken. Het ontwerp is aangepast aan de opmerkingen van de Commissie en daarna onveranderd goedgekeurd door de raad van bestuur van de VMSW.
Wie kan tekenen?
VMSW (Wonen in Vlaanderen) moet duidelijk weten wie de elektronische betalingsaanvraag mag tekenen. Dit is een automatische controle.
Om aan te geven wie ondertekeningsbevoegdheid heeft op de elektronische betalingsaanvraag moet u het authorisatieformulier bezorgen aan rekening.courant.wonen@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).
Het ondertekenen van de betalingsaanvraag is de laatste stap, voordat u de aanvraag bij VMSW (Wonen in Vlaanderen) indient. Tekenen gebeurt elektronisch via de knop ‘ondertekenen’ bij de niet ingediende betalingsaanvragen. Dit kan gebeuren ‘van op afstand’.
Wie ondertekent en of u kiest voor een of twee handtekeningen, valt onder de verantwoordelijkheid van uw SHM. Zorg ervoor dat u voldoende ondertekenaars heeft en dat u wijzigingen aan de lijst tijdig meedeelt aan VMSW (Wonen in Vlaanderen). Zo komen uw betalingen niet in het gedrang.
Sociale woonactoren die aanmelden op deze website, vinden het Betaalreglement ( hoofdstuk 6 van het commissiereglement) en het authorisatieformulier en een handleiding op de centrale documentenpagina van financiering.
Sociale woonactoren die aanmelden op deze website, vinden drie korte voorafopgenomen webinars op de centrale opleidingspagina van financiering.
Betalingen kunnen vallen onder de wetgeving overheidsopdrachten (KB van 14 januari 2013 inzake algemene uitvoeringsregels overheidsopdrachten). De initiatiefnemer, bijvoorbeeld een sociale huisvestingsmaatschappij, moet dan bepaalde betaaltermijnen respecteren. VMSW weet niet wanneer een betaaltermijn begint te lopen, vermits de ontvangst van een factuur of schuldvordering gebeurt bij de sociale huisvestingsmaatschappij.
Wanneer u een betaling uitvoert die valt onder de wetgeving overheidsopdrachten, dan brengt u zelf een correcte betaaldatum aan. VMSW zal op die vervaldatum betalen, als de termijn tussen het indienen van de betalingsaanvraag en de vervaldatum niet korter is dan de normale behandelingstermijn die u in het betaalreglement terugvindt.
De website van Wonen in Vlaanderen bevat in het luik professionelen meer toelichting bij de wet op overheidsopdrachten en het aspect van betalingen.
In het document van Bestuurszaken met de belangrijkste wijzigingen van het reparatie-KB van 22 mei 2014(PDF bestand opent in nieuw venster) in KB uitvoering, vindt u ook nog een gekleurde paragraaf die een verdere verduidelijking geeft over de verificatie- en betalingstermijn.
Bij de elektronische betalingsaanvragen is er een audittrail. Dit is een groot voordeel.
Door het audittrail logt het systeem voor onderstaande acties welke gebruiker de actie uitvoerde en op welk tijdstip.
De gelogde acties per betalingsaanvraag zijn momenteel:
- de betalingsaanvraag aanmaken
- een document toevoegen (met de naam van het document en dit per document)
- de betalingsaanvraag onderteken (per ondertekenaar)
- de betalingsaanvraag indienen
- het technisch advies van Wonen in Vlaanderen (indien van toepassing)
- het statusmoment klaar voor boeken
- de betalingsaanvraag boeken (door de financiële dienst van Wonen in Vlaanderen (VMSW))
- de boeking voor betaling vereffenen door Wonen in Vlaanderen (VMSW)
U kunt rapporten maken over bijvoorbeeld ‘betalingsaanvragen voor een bepaalde begunstigde of van een bepaald type.
U kunt deze informatie ook ter beschikking stellen aan de afdeling Toezicht van het agentschap Wonen in Vlaanderen. U moet hiervoor wel de juiste toegangsrechten hebben in de FIS-toepassing.
Doordat de afdeling Toezicht de audittrail kan opvragen, is geen papieren print van de betalingsaanvraag nodig.
Betalingen in opdracht van Wonen in Vlaanderen (infrastructuur)
Een woonmaatschappij kan Wonen in Vlaanderen machtigen om in zijn naam aanleg of aanpassing van de wooninfrastructuur uit te voeren (tenlasteneming). Wonen in Vlaanderen (VMSW) betaalt dan als opdrachtgever de aannemer, het studiebureau, de archeoloog, het labo, … Facturatie gebeurt via e-invoicing.
Voor Wonen in Vlaanderen kan uitbetalen, bezorgt u de nodige dossierstukken op het e-mailadres uit de provincie waar het project ligt:
- Voor projecten in Oost-Vlaanderen: infra.admin.ovl.wonen@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie)
- Voor projecten in West-Vlaanderen: infra.admin.wvl.wonen@vlaanderen.be (opent in uw e-mail applicatie)
- Voor projecten in Antwerpen: infra.admin.ant.wonen@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie)
- Voor projecten in Vlaams-Brabant: infra.admin.vbr.wonen@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie)
- Voor projecten in Limburg: infra.admin.lim.wonen@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie)
U krijgt een ontvangstbevestiging.
Welke dossierstukken u bezorgt en volgens welke schijf we uitbetalen, dat vindt u terug in het contract dat u afsloot met ons.
Er is een uitzondering: het tussentijdse rapport en het eindrapport van een stedenbouwkundige studie bezorgt u digitaal aan de projectverantwoordelijke zelf.
Wonen in Vlaanderen werkt volledig met e-invoicing om facturen voor infrastructuurwerken te ontvangen. U bezorgt uw facturen digitaal (e-facturen). We aanvaarden alleen e-facturen in XML(UBL 2.1)-formaat, geen facturen op papier of via e-mail.
- Heeft u een eigen boekhoudpakket? Dan kunt u – als u de juiste versie heeft – onmiddellijk e-facturen naar de Vlaamse overheid verzenden. Vrijwel alle boekhoudpakketten op de Belgische markt kunnen e-facturen verzenden.
- Verzendt u weinig facturen naar de overheid? Dan vindt u gebruiksvriendelijke oplossingen op de markt die u kunt gebruiken. Verschillende van deze toepassingen hebben een gratis niveau. Een overzicht van tools voor klein factuurvolume vindt u op de website van Het Facilitair Bedrijf.
- Hebt u een eigen ERP? Dan kiest u beter voor een meer geïntegreerde oplossing. U contacteert dan best het centrale e-invoicingteam van de Vlaamse overheid via e.procurement@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).
Voordat u start met e-facturen verzenden, moet u zich eenmalig aanmelden als leverancier via e.procurement@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).
Uw e-factuur moet zeker de volgende gegevens bevatten:
- KBO-nummer van Wonen in Vlaanderen: 0236.506.487
- inkoopordernummer: dit nummer wordt bepaald na sluiting van het contract en staat in één van de volgende documenten;
- het aanvangsbevel en/of de factuuraanvraag (bestelbon- of inkoopordernummer)
- de sluitingsbrief en/of in de oproep van de opdracht
- factuuraanvraagreferentie: unieke referentie die op de factuuraanvraag staat.
U ontvangt deze gegevens via de betalingsaanvraag.
Ook interessant
Bereken de prijsherziening voor maandelijkse vorderingsstaten met de maandelijks geactualiseerde prijsherzieningstabel.