Wonen in Vlaanderen (VMSW) beheert de financiële middelen van woonmaatschappijen en voert betalingen uit met de rekening-courant. Ontdek hoe u betalingsaanvragen indient, hoe de uitbetaling van facturen en subsidies verloopt en welke procedures gelden voor woningbouw- en infrastructuurprojecten.
Betalingen in opdracht van woonmaatschappijen
Elke woonmaatschappij heeft een zichtrekening bij VMSW (Wonen in Vlaanderen): de rekening-courant. Van daaruit worden betalingen uitgevoerd voor de woonmaatschappij.
Eigen investeringen
Een woonmaatschappij laat best al haar investeringsbetalingen via VMSW verlopen. Dit is vooral ook belangrijk voor WM’en die GSC (gewestelijke sociale correctie) ontvangen, want ‘eigen investeringen’ tellen maar mee voor zover ze via VMSW betaald werden.
Correcte statistieken voor beleid
Bovendien kunnen statistieken bijgehouden worden voor het beleid over bijvoorbeeld de kostprijs van projecten. Dat is ook voor WM’en belangrijk, zeker wanneer het beleid (bouw)normen (her)bekijkt.
Wanneer WM’en een gedeelte van de investeringen bij een project buiten VMSW om doen, wordt de kostprijs van projecten onderschat. De kostprijs speelt voor het beleid een rol bij de programmatie: hoeveel woningen kunnen we realiseren met een bepaald bedrag? Dus het is in de praktijk essentieel voor WM’en dat bouwnormen niet te laag staan.
Audittrail
Betalingen gebeuren elektronisch, via het FIS (financieel informatiesysteem). Kijk bij ‘betalingsaanvragen’.
Commissiereglement
Het commissiereglement (artikel 3.2) stelt verder dat WM’en enkel financiële middelen die nodig zijn voor de dagelijkse werking buiten de VMSW mogen aanhouden.
Het gebruik van de elektronische betalingsaanvraag kadert volledig in de reglementering zoals opgenomen in het betaalreglement. Het Betaalreglement is opgenomen in deel 4 (artikels 4.1 en 4.2) van het commissiereglement.
Wat is het betaalreglement?
U leest in het betaalreglement:
- welke stappen u moet zetten zodat een betaling kan doorgaan
- welke termijnen u in rekening moet brengen, zodat een betaling tijdig kan doorgaan
- de verantwoordelijkheden van de verschillende partijen in het betalingsproces; er wordt ook uitgelegd wanneer Wonen in Vlaanderen tussenkomt indien er verwijlinterest verschuldigd is omdat een betaling te laat gebeurde
- de behandeling van de betalingsaanvragen: de betalingsaanvraag indienen, de betalingsaanvraag financieren, de informatie die geleverd moet worden en de controles die Wonen in Vlaanderen uitvoert.
De betalingen worden uitgevoerd volgens het principe van de lastgeving. Dit betekent dat de VMSW betalingen uitvoert volgens de instructies die de woonmaatschappij heeft meegegeven. De woonmaatschappij is verantwoordelijk voor een correcte indiening en de VMSW kan de betaling niet wijzigen.
Wie kan tekenen?
VMSW (Wonen in Vlaanderen) moet duidelijk weten wie de elektronische betalingsaanvraag mag ondertekenen. Dit is een automatische controle.
Om aan te geven wie ondertekeningsbevoegdheid heeft op de elektronische betalingsaanvraag, bezorgt u het authorisatiemodel aan (klik hier) projectfinanciering.wonen@vlaanderen.be en ict.wonen@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).
Het ondertekenen van de betalingsaanvraag is de laatste stap, voordat u de aanvraag bij VMSW (Wonen in Vlaanderen) indient. Tekenen gebeurt elektronisch via de knop ‘ondertekenen’ bij de niet ingediende betalingsaanvragen. Dit kan gebeuren ‘van op afstand’.
Wie ondertekent en of u kiest voor één of twee handtekeningen, valt onder de verantwoordelijkheid van uw woonmaatschappij. Zorg ervoor dat u voldoende ondertekenaars heeft en dat u wijzigingen aan de lijst tijdig meedeelt aan VMSW (Wonen in Vlaanderen). Zo komen uw betalingen niet in het gedrang.
Handige documenten
Op de centrale documentenpagina van projectfinanciering vindt u onder meer het betaalreglement, een handleiding, webinars over de elektronische betalingsaanvragen (eba’s) alsook het authorisatieformulier voor de bevoegdheden.
De opdrachtgever van ‘werken in onroerende staat’ binnen de bouwsector moet bij de betaling van een factuur een controle uitvoeren op de wettelijke inhoudingsplicht voor sociale en/of fiscale schulden. Als dat nodig is, moet hij ook de wettelijke inhoudingsplicht doorstorten aan de RSZ en/of FOD Financiën.
Woonmaatschappijen kunnen aan de VMSW een lastgeving toekennen om bij het uitvoeren van een elektronische betalingsaanvraag (eBA) een controle op de wettelijke inhoudingsplicht voor sociale en/of fiscale schulden te laten uitvoeren. Als dat nodig is, kan de VMSW ook de wettelijke inhoudingsplicht inhouden en doorstorten aan de RSZ en/of FOD Financiën.
Om te zorgen dat de VMSW deze verplichting van de woonmaatschappij kan overnemen, werd de werkwijze beschreven in bijlage 1 van het commissiereglement. Woonmaatschappijen vinden het Commissiereglement met bijlage op de centrale documentenpagina (aanmelden nodig).
De woonmaatschappij ondertekent hiervoor de samenwerkingsovereenkomst financieel beheer met de lastgeving voor de controle en uitvoering van de wettelijke inhoudingsplicht voor sociale en/of fiscale schulden. U vindt de samenwerkingsovereenkomst financieel beheer op de centrale documentenpagina (aanmelden nodig). In de samenwerkingsovereenkomst financieel beheer zit ook het beheer van waarborgen bij verhuring door de VMSW.
Art. 30 bis van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders
Art. 53 e .v. van de wet van 13 april 2019 betreffende Wetboek van de minnelijke en gedwongen invordering van fiscale en niet-fiscale schuldvorderingen
Betalingen kunnen vallen onder de wetgeving overheidsopdrachten (KB van 14 januari 2013 inzake algemene uitvoeringsregels overheidsopdrachten). De woonmaatschappij moet dan bepaalde betaaltermijnen respecteren. De VMSW weet niet wanneer een betaaltermijn begint te lopen, vermits de ontvangst van een factuur of schuldvordering gebeurt bij de sociale huisvestingsmaatschappij.
Wanneer u een betaling uitvoert die valt onder de wetgeving overheidsopdrachten, dan brengt u zelf een correcte betaaldatum aan. De VMSW zal op die vervaldatum betalen, als de termijn tussen het indienen van de betalingsaanvraag en de vervaldatum niet korter is dan de normale behandelingstermijn die u in het betaalreglement terugvindt.
De website van Wonen in Vlaanderen bevat in het luik professionelen meer toelichting bij de wet op overheidsopdrachten en het aspect van betalingen.
In het document van Bestuurszaken met de belangrijkste wijzigingen van het reparatie-KB van 22 mei 2014 in KB uitvoering, vindt u ook nog een gekleurde paragraaf die een verdere verduidelijking geeft over de verificatie- en betalingstermijn.
Bij de elektronische betalingsaanvragen is er een audittrail. Dit is een groot voordeel.
Door het audittrail logt het systeem voor onderstaande acties welke gebruiker de actie uitvoerde en op welk tijdstip.
De gelogde acties per betalingsaanvraag zijn momenteel:
- de betalingsaanvraag aanmaken
- een document toevoegen (met de naam van het document en dit per document)
- de betalingsaanvraag ondertekenen (per ondertekenaar)
- de betalingsaanvraag indienen
- het technisch advies van Wonen in Vlaanderen (indien van toepassing)
- het statusmoment klaar voor boeken
- de betalingsaanvraag boeken (door de financiële dienst van Wonen in Vlaanderen (VMSW))
- de boeking voor betaling vereffenen door Wonen in Vlaanderen (VMSW)
U kunt rapporten maken over bijvoorbeeld betalingsaanvragen voor een bepaalde begunstigde of van een bepaald type.
U kunt deze informatie ook ter beschikking stellen aan de afdeling Toezicht van het agentschap Wonen in Vlaanderen. U moet hiervoor wel de juiste toegangsrechten hebben in de FIS-toepassing.
Doordat de afdeling Toezicht de audittrail kan opvragen, is geen papieren print van de betalingsaanvraag nodig.
Betalingen infrastructuur
De wijze waarop infrastructuurkosten worden betaald, hangt af van het infrastructuurdossier. Het infrastructuurproject verloopt via een subsidiedossier, een tenlastenemingsdossier, of een combinatie van beide (hybride).
Bij een subsidiedossier zijn er twee afzonderlijke betalingsstromen:
- Factuur: betaling van de facturen aan de begunstigde (eba);
- Subsidie: betaling van de infrastructuursubsidie aan de woonmaatschappij (FS4/SSI).
Bij een tenlastenemingsdossier is er slechts één betalingsstroom:
- Factuur: betaling van de facturen aan de begunstigde (e-invoice).
Nieuwe infrastructuurprojecten worden in principe via een subsidiedossier behandeld. Tenlastenemingsdossiers zijn uitdovend en komen enkel nog voor in bestaande dossiers. Raadpleeg zeker de webpagina Overgangsregeling voor infrastructuurprojecten voor meer informatie.
De betaling van de factuur voor de infrastructuurwerken is afhankelijk van het type infrastructuurdossier: een subsidiedossier, tenlastenemingsdossier of hybride dossier.
Wanneer de financiering van infrastructuurwerken via een subsidiedossier verloopt, treedt de woonmaatschappij zelf op als opdrachtgever.
De woonmaatschappij dient de facturen en nodige verantwoordingsstukken in via het FIS (Financieel Informatiesysteem). De betaling aan de begunstigde verloopt via elektronische betalingsaanvragen (eBA’s) volgens de procedure ‘Betalingen in opdracht van woonmaatschappijen’.
Van zodra de betalingsaanvraag is verwerkt, wordt de begunstigde uitbetaald.
In uitzonderlijke gevallen is de VMSW nog opdrachtgever in een infrastructuurproject.
Hierbij betaalt VMSW de facturen rechtstreeks aan de begunstigde van de infrastructuurwerken (de aannemer, het studiebureau, de archeoloog, het labo, ...). Deze facturatie verloopt via e-invoicing.
Opgelet: sinds 1 juli 2026 treedt de VMSW voor nieuwe infrastructuurdossiers niet langer op als bouwheer. Deze kerntaak ligt dan bij de woonmaatschappij of een andere lokale actor die optreedt als aanbestedende overheid, zoals een gemeentebestuur. De VMSW blijft wel instaan voor subsidiering en blijft ook advies, ondersteuning en goedkeuring voorzien.
Raadpleeg voor meer informatie zeker de webpagina Overgangsregeling voor infrastructuurprojecten.
Facturatie van infrastructuurwerken (e-invoice)
Wonen in Vlaanderen ontvangt facturen voor infrastructuurwerken uitsluitend via e-facturatie, ook e-invoicing genoemd. Facturen moeten digitaal worden ingediend als e-factuur in XML-formaat (UBL 2.1). Facturen op papier of via e-mail worden niet aanvaard.
E-facturen kunnen op verschillende manieren worden verzonden:
- via een boekhoudpakket, indien dat e-facturatie ondersteunt;
- via een online toepassing voor organisaties die slechts beperkt factureren aan de overheid;
- via een geïntegreerde oplossing vanuit het ERP-systeem.
Alvorens de eerste keer e-facturen te kunnen verzenden, is eenmalige aanmelding als leverancier noodzakelijk via e.procurement@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).
Verplichte gegevens op de e-factuur:
Het e-factuur bevat minstens:
- het KBO-nummer van Wonen in Vlaanderen: 0236.506.487;
- het inkoopordernummer;
- de factuuraanvraagreferentie.
Het inkoopordernummer staat op het aanvangsbevel, de factuuraanvraag, de sluitingsbrief of de oproep van de opdracht.
De factuuraanvraagreferentie is de unieke referentie die op de factuuraanvraag vermeld staat.
Deze gegevens worden meegedeeld in de betalingsaanvraag die de opdrachtnemer ontvangt.
Bij een hybride infrastructuurdossier worden de infrastructuurwerken gedeeltelijk gefinancierd via een infrastructuursubsidie en gedeeltelijk via tenlasteneming door Wonen in Vlaanderen.
Voor het gedeelte dat onder de infrastructuursubsidie valt, dient de woonmaatschappij enerzijds een betalingsaanvraag (eba) in via het FIS en ontvangt de woonmaatschappij anderzijds eveneens een subsidie op zijn rekening-courant bij Wonen in Vlaanderen (mits de nodige stukken).
Voor het gedeelte dat onder tenlasteneming valt, dient de opdrachtnemer de factuur rechtstreeks in bij Wonen in Vlaanderen via e-facturatie. Na controle en goedkeuring betaalt Wonen in Vlaanderen de factuur rechtstreeks aan de opdrachtnemer.
Wanneer infrastructuurwerken via een subsidiedossier worden gefinancierd, ontvangt de woonmaatschappij de infrastructuursubsidie (FS4/SSI) op zijn rekening-courant.
De wijze van uitbetaling verschilt voor de uitvoering van werkzaamheden of algemene kosten:
- De subsidie voor de werkzaamheden wordt uitbetaald in drie voorschotten van telkens 30% en een afrekening van 10%. De voorschotten worden aangevraagd in functie van de vordering van de werken:
- Schijf 1: 30% na aanvangsbevel van de werken
- Schijf 2: 30% als kostprijs van de werken > 75% van schijf 1
- Schijf 3: 30% als kostprijs van de werken > 75% van schijf 1 + 2
- Schijf 4: 10% na goedkeuring van de eindafrekening
De bestaande uitbetalingswijze blijft behouden, ook wanneer een deel van de subsidie wordt vervangen door een FS4-lening.
- De subsidie voor de algemene kosten wordt uitbetaald aan de woonmaatschappij bij schijf 1 en schijf 4 van de werken op basis van reële facturen. Deze facturen dient u in via het FIS (zoals beschreven onder hoofdstuk “1. Factuur: betaling van de facturen aan de begunstigde (eba/e-invoice)” > “Infrastructuurwerken via subsidie”).
Voorbeeld
De infrastructuursubsidie voor de aanleg van wegen bij 10 sociale huurwoningen bedraagt 200.000 euro waarvan 175.000 euro via FS4 (17.500 euro forfait x 10 woningen) en 25.000 euro via SSI wordt gefinancierd.
De uitbetaling gebeurt als volgt:
1. Schijf 1: 60.000 euro (30% van 200.000 euro) FS4
2. Schijf 2: 60.000 euro (30% van 200.000 euro) FS4
3. Schijf 3: 55.000 euro FS4 en 5.000 euro SSI (30% van 200.000 euro)
4. Schijf 4: 20.000 euro SSI (10% van 200.000 euro)
Specifieke regeling voor nutsvoorzieningen
Voor werken aan nutsvoorzieningen geldt geen systeem van voorschotten. De subsidie wordt volledig uitbetaald aan de woonmaatschappij na uitvoering van de werken.
Wanneer het lokaal bestuur opdrachtgever is van de infrastructuuraanleg, verloopt de (uit)betaling op een andere manier:
Een lokaal bestuur kan optreden als opdrachtgever van infrastructuurwerken bij een woonproject.
Hierbij betaalt het lokaal bestuur de facturen in de eerste plaats zelf rechtstreeks aan de aannemers, studiebureaus en andere leveranciers. Deze factuurbetaling verloopt dus niet via Wonen in Vlaanderen.
Het lokaal bestuur kan hiervoor wél infrastructuursubsidies ontvangen van Wonen in Vlaanderen. De subsidieaanvragen worden ingediend via de documentuitwisseling in Projectportaal.
De manier waarop de subsidie wordt uitbetaald, hangt af van de financieringsbron:
- Deel dat via een FS4-lening wordt gefinancierd:
Voor dit gedeelte ontvangt de woonmaatschappij een voorschot op haar rekening-courant in de vorm van een FS4-lening. Vervolgens stort de woonmaatschappij dit voorschot door aan het lokaal bestuur.
De FS4-lening wordt dus niet aan het lokaal bestuur toegekend, maar wel aan de woonmaatschappij.
- Deel dat via SSI wordt gefinancierd:
Voor dit gedeelte ontvangt het lokaal bestuur het voorschot rechtstreeks op zijn rekening via een overschrijving.
Hierbij verloopt de uitbetaling rechtstreeks tussen Wonen in Vlaanderen en het lokaal bestuur, de woonmaatschappij is hierbij niet betrokken.
Verwijlinteresten
Als u een factuur te laat betaalt, is de kans groot dat u spontaan verwijlintresten en een forfaitaire invorderingskost moet betalen. U als woonmaatschappij moet hiervoor zelf het initiatief nemen. We leggen we u op een aparte pagina uit wat de regelgeving precies zegt en hoe u praktisch aan de slag gaat.
Prijsherzieningstabel
Bereken de prijsherziening voor maandelijkse vorderingsstaten met de maandelijks geactualiseerde prijsherzieningstabel.