Het sjabloon is een Excelbestand en bevat de volgende tabellen:

• Inleiding en kerncijfers
• Actieve hoofdhuurcontracten (HHC’en) op 31-12
• HHC stopgezet 2026
• Actieve onderhuurcontracten (OHC’en) op 31-12
• Alle huurders op 31-12
• OHC stopgezet 2026
• Financiële bijdragen lokale besturen
• Andere bijdragen lokale besturen

Net als vorig jaar, hoeft u niet meer te rapporteren over uw kandidaat-huurders. Deze informatie halen wij rechtstreeks uit het CIR.

Zoals beschreven in de nieuwflash die we komende december uitsturen, zijn er geen wijzigingen aan het sjabloon, maar de volgende aandachtspunten zitten erin verwerkt:

• Het Excel-bestand dient enkel voor de ingehuurde woningen. Zorg ervoor dat de aangeleverde informatie correct is en dat alle verhuringen van woningen tot en met 31 december 2026 in het bestand zitten.
• Het rijksregister en adres van de zittende huurders zijn opnieuw verplichte velden. 
• Bepaalde cellen in het sjabloon hebben validatieregels om de datakwaliteit verder te verhogen.
• Huurcontracten eindigend op 31 december 2026 moeten in het tabblad met actieve contracten staan (=contracten die actief waren in het rapporteringsjaar). Dit zowel voor HHC als OHC. 
• Op het tabblad ‘Inleiding’ voegden we net als vorig jaar de kerncijfers toe die automatisch berekend worden en die controles kunnen vergemakkelijken.
• Naast het pandnummer bevat het sjabloon ook het Woning_ID zoals in het Centraal Woningregister (CWR).

Informeer bij uw lokale softwareleverancier hoe u deze gegevens uit uw lokale software kan halen, zodat u het sjabloon correct kan invullen. Zij zijn op de hoogte van deze rapportering en bovenstaande update van het sjabloon.

Ten laatste op 1 april 2027 bezorgt u de bestanden zoals vorige jaren op in de SharePointomgeving onder de submap ‘Huurders’. Er staat een map ‘2026’ staan waarin we alle uitwisseling van dit jaar verzamelen.

Het bestand via e-mail versturen houdt risico’s op datalekken in: daarom gebruiken we SharePoint om te communiceren. Het SharePoint platform is een veiliger kanaal om persoonsgegevens door te sturen:

• Ga naar de Sharepointsite (*).

• U plaatst de bestanden in de map 2026 onder de submap ‘Huurders’ (links in het overzicht).

• De naam van het Excel-bestand is XXXX_WM_2026_IngehuurdeWoningen.xls waarbij XXXX het nummer van uw woonmaatschappij is en WM de naam van uw woonmaatschappij.

(*) Inloggen op de Sharepoint Documentenportaal: uw Woonnet-Sharepoint bereikt u via de link: https://vmswbe.sharepoint.com/sites/shm

Klik niet op deze link, maar open de link via een incognitovenster in uw browser. Gebruik om in te loggen uw @woonnet.be-account.

Lees de samenvattende informatie over correct aanmelden op het Documentenportaal als u of een collega’s problemen hebt met aanmelden.

Sjabloon en checklist zal hier gedeeld worden en in de nieuwsflash van december.