Aanbevelingen voor de notulering van beslissingen van WM’en.

Om de afdeling Toezicht haar controleopdracht te laten uitvoeren, moeten de woonactoren die onder dat toezicht vallen haar op de hoogte te brengen van alle beslissingen. Woonactoren bezorgen een overzicht van die beslissingen of de verslagen van de vergaderingen van hun beheersorganen aan Toezicht. De beslissingen moeten voldoende gemotiveerd zijn en het resultaat zijn van een gedocumenteerde beraadslaging door de bestuurders.

De afdeling Toezicht heeft een aantal aanbevelingen inzake documentatie en notulering opgesteld opdat de bestuurders van de sociale woonactoren op basis van voldoende gegevens beslissingen kunnen nemen en dat de afdeling Toezicht in staat is om haar toezichtsfunctie adequaat uit te oefenen.
Op die manier kan er ingeschat worden of de actor alle elementen in overweging heeft genomen om een beslissing te kunnen nemen die in overeenstemming is met de wettelijke bepalingen en de principes van behoorlijk bestuur. Bovendien kan de beoordeling van die beslissingen door de toezichthouder voor alle actoren op een uniforme wijze verlopen.

Uiteraard dient elke actor nog steeds elke beslissing grondig te motiveren én te bezorgen aan de afdeling Toezicht. De lijst van onderzochte onderwerpen is dus geen limitatieve opsomming van mee te delen beslissingen.

Versnelde toewijzingen

• De melding dat er een pand beschikbaar is. Als er (nog) geen verwijzing is naar een concreet pand kan de beslissing om af te wijken enkel een principiële beslissing zijn. Die is opnieuw te evalueren in het licht van eventueel gewijzigde sociale omstandigheden op het moment dat er een pand vrijkomt.
• Informatie over het pand: ligging en type, de rationele bezetting en eventuele fysische kenmerken als hiermee bij de afwijking rekening werd gehouden.
• Inschrijvingsnummer en gezinssamenstelling.
• De vermelding of de kandidaat voldoet aan de toelatingsvoorwaarden.
• Een omstandige toelichting van de bijzondere omstandigheden van sociale aard, in de notulen of via een verslag als bijlage bij de notulen.
• De vermelding dat er geen kandidaten voorafgaan die zich in een gelijkaardige sociale situatie bevinden.

Bijkomende elementen in geval van versnelde toewijzingen aan een kandidaat uit de specifieke doelgroep op vraag van welzijnsorganisatie (cf. art. 6.25 van het BVR tot uitvoering van de Vlaamse Codex Wonen van 2021).

• Identificatie welzijnsorganisatie.
• Vermelding doelgroep.

Bijkomende elementen ingeval de verhuurder beslist om NIET in te gaan op een vraag van de welzijnsorganisatie om versneld toe te wijzen aan een kandidaat uit specifieke doelgroep.

De melding van een van de wettelijk bepaalde weigeringsgronden:

• Er werd geen begeleidingsovereenkomst opgesteld, met opsomming van de begeleidende maatregelen die de kandidaat-huurder in staat moet stellen om binnen een afgebakende termijn zelfstandig te wonen.
• De kandidaat-huurder weigert de begeleidingsovereenkomst te ondertekenen.
• Er werden in het lopende jaar al 5% versnelde toewijzingen gedaan op vraag van begeleidende organisaties.
• Er wordt via een doelgroepenplan al jaarlijks minstens 4% van de toewijzingen voorbehouden voor de doelgroep waartoe de kandidaat-huurder behoort.

Gemotiveerde weigeringen

Melding van de reden waarom de kandidaat wordt geweigerd:

• de kandidaat was eerder sociale huurder en zijn huurovereenkomst werd beëindigd omdat hij zijn huurdersverplichtingen niet nakwam.
• de kandidaat is al een sociaal huurder en komt zijn huurdersverplichtingen niet na.
• de kandidaat heeft vroeger een sociale woning (mee) bewoond maar kwam zijn verplichtingen niet na, de kandidaat heeft de woning zelf verlaten zonder dat er een opzeg was door de verhuurder.
• de toewijzing van de kandidaat zou een bedreiging inhouden voor de ‘fysische en psychische integriteit van de medebewoners’. In dat geval moet de verhuurder omstandig aangeven wat die bedreiging inhoudt.

Ook te vermelden, naast de eigenlijke redenen van weigering:

• de termijn van opschorting (maximum 1 jaar).
• bij weigering van een kandidaat en eerdere opzegging van zijn huurcontract wegens wanbetaling:
  • dat hij nog steeds openstaande schulden heeft.
  • niet is toegelaten tot een collectieve schuldenregeling.
  • en niet in budgetbemiddeling of budgetbeheer is of de achterstallige huurgelden nog steeds meer dan 75% bedragen van de oorspronkelijke schuld.
• de redenen om aan te nemen waarom de begeleidende maatregelen de geschetste problemen niet zouden kunnen verhelpen.

Toewijzingen huurwoningen (standaard)

• Voor elke toegewezen woning: ligging en type van de woning, gerelateerd aan de rationele bezetting en inclusief fysische kenmerken (vb. lift, CV,…) waarmee bij de toewijzing rekening gehouden wordt.
• Voor de kandidaat-huurder aan wie toegewezen wordt: unieke dossiercode, gezinssamenstelling, in voorkomend geval toegepaste voorrangsregel(s), en vermelding of de kandidaat-huurder voldoet aan de toelatingsvoorwaarden.
• Voor de hoger gerangschikte kandidaten die de woning niet toegewezen krijgen: de reden waarom niet toegewezen wordt (dit moet niet in het verslag zelf staan, maar deze informatie moet wel beschikbaar zijn voor de bestuurders en de toezichthouder in een bijlage bij het verslag).

Kandidatenregisters en toewijzingen sociale koopwoningen en kavels

Het toewijzingsproces verloopt stapsgewijze. Volgende informatie moet hierbij duidelijk weergegeven worden in de notulen zelf of in bijlage (moet meegedeeld worden aan of beschikbaar zijn voor de bestuurders die de beslissing nemen over de toewijzing; en op verzoek bezorgd worden aan de toezichthouder):

• Naam en ligging van het toe te wijzen project, aantal woongelegenheden (met vermelding van het type en aantal slaapkamers/kavels, verkoopprijzen…
• Naam van het register waarin de kandidaat-kopers voor het project ingeschreven zijn.
• (Groep van) kandidaat-kopers (waarvan de WM de omvang bepaalt op basis van de chronologische rangschikking) die wordt aangeschreven om hun interesse te laten blijken, evenals wijze waarop ze interesse moeten laten blijken en informatie omtrent de bezichtiging.
• De definitieve toewijzingslijst, dit is de lijst van de geïnteresseerde kandidaat-kopers die na controle van de woonbehoeftigheid nog in aanmerking komen rekening houdend met:
  • de absolute prioriteiten (sociaal huisvestingsproject, onteigening, (handicap enkel bij woningen)) met daarbinnen per prioriteit de toepassing van de voorrang lokale binding.
  • de lokale binding (De individuele reden per kandidaat-koper waarom hem lokale binding toegekend werd dient ook weergegeven te worden).
  • de eventuele rangverhogingen op basis van het aantal slaapkamers of rationele bezetting van de woning.

Wanneer een woning of kavel toegewezen wordt, dan dient naar deze lijst verwezen te worden:

• Voor de kandidaten die hoger gerangschikt zijn op de lijst en aan wie de woning niet toegewezen wordt: de reden waarom niet toegewezen wordt (het aanbod voldeed niet aan hun keuze, niet gereageerd op het aanbod,…).

Verkoopprijzen koopwoningen

De koper ondertekende de EBA en de verkoopakte op of na 24/04/2017 en de WM ontving GEEN subsidies op basis van een subsidieregeling van toepassing voor de wetswijziging van 24/04/2017

• de geschatte venale waarde van de grond + woning
• de door de VMSW geraamde SSI.
• de (eventuele) door de WM toegestane korting.
• de verkoopprijs.
• indien de grond in erfpacht: de erfpachtvergoeding (i.p.v. de venale waarde van de grond).

Wonen in Vlaanderen stelt een model Exceltabel voor de berekening van de verkoopprijzen per type woning ter beschikking van de WM waarop al deze gegevens voorkomen. Het is aan te raden om bij de beslissing te verwijzen naar deze tabel en deze als bijlage bij het verslag te voegen.

Verkoopprijzen sociale kavels

Nieuwe regeling vanaf 2017: de geschatte venale waarde van de kavel, de (eventuele) door de WM toegestane korting en de verkoopprijs.

Wederinkoop

• Datum van verkoop door de WM van de woning waarvoor nu een wederinkooprecht geldt.
• De clausules (verplichtingen en sancties) van de verkoopakte.
• Detail van de samenstelling van de wederinkoopprijs van de woning.
• Aanleiding of oorzaak (niet persoonlijke bewoning of verkoop van de woning door de eigenaar).
• Wijze van kennisgeving van het wederinkooprecht aan de WM:
  • bericht notaris (bij verkoop woning door eigenaar).
  • aangifte door de eigenaar zelf van voornemen tot niet persoonlijke bewoning of verkoop van de woning.
  • controle (systematisch of steekproefsgewijs) door de WM zelf op de naleving van de verbintenissen door de eigenaar van de woning.
  • een klacht.
• Motivering voor het al dan niet wederinkopen.

Verkoop van niet-verhuurbare woningen

• Ligging of adres van de te verkopen niet-verhuurbare woningen.
• Reden waarom de woningen niet verhuurbaar zijn en bewijs dat de woningen niet meer voldoen aan de vereisten van artikel 3.1 §1 van de Vlaamse Codex Wonen van 2021 (= technisch verslag van een architect of een (ander) personeelslid van de WM dat voldoende technisch onderlegd is, de woon- of gezondheidsinspecteur of de burgemeester).
• Motivering dat renovatie door de WM niet wenselijk is vanuit het perspectief van het lokale en gewestelijke woonbeleid, rekening houdende met de regierol van de gemeente. Indien de WM niet de in deze gemeente werkzame woonmaatschappij zal zijn, het aanbod van de woning aan de toekomstige woonactor voor dat werkgebied.
• Gemotiveerde financiële afweging: bijvoorbeeld door de kostprijs af te zetten tegen de prijsplafonds waarvoor u een gesubsidieerde financiering (FS3) kan krijgen.
• Venale waarde van de te verkopen woningen.
• Wijze van verkoop van de woning: openbaar of onderhands.
• Bij onderhandse verkoop: de motivering waarom niet openbaar wordt verkocht.

Gunningen overheidsopdrachten

• Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking

  • Omschrijving van de opdracht

  • Toegepaste procedure

  • Datum uitnodigingsbrieven

  • Aantal en naam aangeschreven inschrijvers

  • Inschrijvers met hun offertebedrag en de uiteindelijke rangschikking

  • Substantiële onregelmatigheden (indien van toepassing)

  • Gemotiveerde gunningsbeslissing op basis van de vooropgestelde gunningscriteria met vermelding aan wie gegund wordt inclusief bestelbedrag

• Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking

  • Omschrijving van de opdracht

  • Toegepaste procedure

  • Raming

  • Publicatiedatum in het bulletin der aanbestedingen (ook Europees indien van toepassing)

  • Aantal en naam (kandidaat-) inschrijvers met hun offertebedrag

  • Aantal offertes waarmee onderhandeld werd en de uiteindelijke rangschikking

  • Substantiële onregelmatigheden (indien van toepassing)

  • Gemotiveerde gunningsbeslissing op basis van de vooropgestelde gunningscriteria met vermelding aan wie gegund wordt inclusief bestelbedrag

• Mededingingsprocedure met onderhandeling

  • Omschrijving van de opdracht

  • Toegepaste procedure

  • Raming

  • Publicatiedatum in het bulletin der aanbestedingen (ook Europees indien van toepassing)

  • Aantal en naam (kandidaat-) inschrijvers met hun offertebedrag

  • Aantal offertes waarmee onderhandeld werd en de uiteindelijke rangschikking

  • Substantiële onregelmatigheden (indien van toepassing)

  • Gemotiveerde gunningsbeslissing op basis van de vooropgestelde gunningscriteria met vermelding aan wie gegund wordt inclusief bestelbedrag

• Openbare procedure

  • Omschrijving van de opdracht

  • Toegepaste procedure

  • Raming

  • Publicatiedatum in het bulletin der aanbestedingen (ook Europees indien van toepassing)

  • Alle inschrijvers met hun offertebedrag en de uiteindelijke rangschikking

  • Substantiële onregelmatigheden (indien van toepassing)

  • Gemotiveerde gunningsbeslissing op basis van de vooropgestelde gunningscriteria met vermelding aan wie gegund wordt inclusief bestelbedrag

• Niet-openbare procedure

  • Omschrijving van de opdracht

  • Toegepaste procedure

  • Raming

  • Publicatiedatum in het bulletin der aanbestedingen (ook Europees indien van toepassing)

  • Aantal en naam (kandidaat-) inschrijvers met hun offertebedrag

  • Datum en aantal uitgenodigde offertes tweede fase

  • Rangschikking

  • Substantiële onregelmatigheden (indien van toepassing)

  • Gemotiveerde gunningsbeslissing op basis van de vooropgestelde gunningscriteria met vermelding aan wie gegund wordt inclusief bestelbedrag

Aankopen / verwervingen van onroerende goederen

• Dit topic als een aparte rubriek opnemen in de notulen

• Ligging of adres van de te verwerven woningen/ gronden

• De wijze van verwerving (aankoop uit de hand, voorkooprecht, opstal, erfpacht,…)

• Motivering beslissing van aankoop/ verwerving (doel van verwerving)

• Vermelden hoe de WM de aankoop/ verwerving wil financieren (met eigen middelen of een lening van de VMSW,...)

• Voor de WM’en in een verstrengde begeleiding bij Wonen in Vlaanderen (volgens het regime van de categorie 1 en 2): De opschortende voorwaarde van de financiering door Wonen in Vlaanderen steeds opnemen in de beslissing m.b.t. de verwerving (behalve voor de aankoop van goede woningen, wederinkoop en bij CBO-projecten). Dit geldt, indien NIET vooraf expliciet (minstens via mail en dus niet mondeling) een toezegging van financiering voor de verwerving is verkregen van Wonen in Vlaanderen. In geval van de voorafgaandelijke goedkeuring van de financiering moet de goedkeuring ook expliciet worden vermeld in de beslissing m.b.t. de verwerving.

Bezoldigingspakket directeur

• Ingeval van loonsverhoging:
  • vermelding van zowel huidige weddenschaal als van de toe te kennen weddenschaal (art. 4.139 BVCW) evenals van de geldelijke anciënniteit
  • vermelding van tijdstip waarop de loonsverhoging ingaat
  • vermelding van de geïndexeerde bedragen van de huidige en nieuwe bezoldiging in functie van de geldelijke anciënniteit
  • omstandige motivering van de gewijzigde bezoldiging (cf. artikel 4.129 en art. 4.138 BVCW ): de financiële impact moet diepgaand worden uitgewerkt waaruit de invloed van de loonsverhoging op de financiële gezondheid / ratio’s / financiële planning / groepsverzekering blijkt.
  • vermelding van het resultaat van de voorafgaande evaluatie betreffende het functioneren van de directeur (artikel 4.139 BVCW §3) en de beoordeling van de doelstellingen die aan de directeur worden opgelegd .

• Ingeval van toekenning managementtoelage (art. 4.140 BVCW):
  • vermelding van het toe te kennen percentage van het geïndexeerde jaarsalaris dat van toepassing is in de maand december van het evaluatiejaar
  • vermelding van concreet cijfermateriaal over de managementtoelage
  • omstandige motivering waaruit het uitzonderlijk presteren van de directeur blijkt mede a.d.h.v. :
    • een stelsel van beoordeling van de prestaties van de directeur (stelsel moet aanwezig zijn sinds minstens een jaar);
    • een functiebeschrijving en een evaluatie.

Ook hier moet de financiële impact diepgaand worden uitgewerkt waaruit de invloed op de financiële gezondheid / ratio’s / financiële planning blijkt.

De manier waarop de toezichthouder op de hoogte wordt gebracht van beslissingen en andere informatie van de sociale woonactoren staat in artikel 4.239 Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021.

De woonactoren krijgen via de website sjablonen waarmee ze de gegevens op een systematische wijze aan de afdeling Toezicht kunnen bezorgen. Het bijhouden van deze gegevens met die sjablonen kan ook een nuttig instrument zijn voor het management en de beheersorganen van de woonactoren. De vermelde werkwijze wordt het best nauwgezet gevolgd.

Agenda’s en notulen

De agenda’s en notulen zijn aan de toezichthouder te bezorgen binnen vastgelegde termijnen, via het tabblad “Bestuursvergaderingen” op de Portaalsite Sociale Huisvesting(opent in nieuw venster).

Algemene en buitengewone algemene vergadering:

• de agenda en de datum uiterlijk 15 kalenderdagen voor de vergadering;

• de notulen van de beraadslaging (inclusief aanwezigheidslijst) binnen 5 kalenderdagen na iedere vergadering.

Beheersorganen:

• jaarlijks de vergaderfrequentie;

• de agenda uiterlijk 3 kalenderdagen voor de vergadering;

• notulen van beheersorganen worden aan de toezichthouder toegezonden binnen de hieronder vermelde termijn.

Agenda’s

• Wanneer de derde kalenderdag voor de vergadering een zaterdag, zondag of wettelijke feestdag is, wordt die verplaatst naar de eerst voorafgaande werkdag voor het indienen van de agenda.

Beslissingen

De bestuursbeslissingen van de woonmaatschappijen zijn aan de toezichthouder te bezorgen (op basis van art. 4.239, §1 van het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021). Dit zijn alle beslissingen over de verrichtingen krachtens boek 4, 5 en 6 van de Vlaamse Codex Wonen, zoals opgenomen in artikel 4.79 Vlaamse Codex Wonen en het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021.

Als de notulen binnen vijf kalenderdagen na de beslissing klaar zijn, dan kunt u ze digitaal, binnen de voormelde termijn, aan de toezichthouder bezorgen. Als dit niet mogelijk is, dan bezorgt u binnen de vijf kalenderdagen na de beslissing een overzicht van de genomen beslissingen aan de toezichthouder.

• Wanneer de vijfde kalenderdag een zaterdag, zondag of wettelijke feestdag is, wordt die verplaatst naar de eerstvolgende werkdag voor het indienen van de notulen.
  
  Voor het opmaken van deze lijsten kan dit sjabloon gebruikt worden: beknopte omschrijving van beslissingen.doc(Word bestand opent in nieuw venster)

Periodieke rapportering

• Op basis van art. 4.239, §2 van het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021 kan de toezichthouder op uitdrukkelijk verzoek een rapportering opvragen. Artikel 4.239, §3 van het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021 geeft ook een opsomming van documenten die systematisch aan de toezichthouder te bezorgen zijn.
  
  Voor de organisatie van het “post factum” toezicht en in uitvoering van de beide voornoemde bepalingen zijn ook binnen vaste termijnen gegevens te bezorgen over:
  
  a. Onroerende transacties

  Conform de afspraken tussen de VMSW en Toezicht, en de richtlijnen (o.a. telex 2014/024) worden de onroerende transacties binnen de maand na de akte van verwerving of overdracht gerapporteerd aan de VMSW. De VMSW bezorgt de informatie aan Toezicht.

  b. Overheidsopdrachten
  
  Alle gunningsbeslissingen inzake werken, leveringen en diensten die het drempelbedrag van 30.000 euro overschrijden worden 3-maandelijks gerapporteerd via het tabblad ‘Overheidsopdrachten’ op onze Portaalsite(opent in nieuw venster).

  c. Sociale verhuring

• Alle XML-bestanden van de huurders zijn jaarlijks te bezorgen tegelijk met hun versturing naar de VMSW.

  d. Beheer

• de benoeming of de ambtsbeëindiging van bestuurders, evenals de verkiezing of het ontslag van de (onder)voorzitter worden gerapporteerd binnen acht kalenderdagen na de beslissing;

• jaarlijks, ten laatste een maand na de algemene vergadering, het jaarverslag. De woonmaatschappijen kunnen er voor opteren dit document niet meer digitaal toe te sturen. Het document moet dan wel te raadplegen zijn op de website van de betrokken WM. In dit geval brengt de WM de afdeling Toezicht hiervan op de hoogte. Om de afdeling Toezicht toe te laten het jaarverslag op efficiënte wijze op te slaan in hun databank houden WM’en rekening met volgende richtlijnen:

  • de WM’en die een jaarverslag toesturen moeten de digitale en niet de papieren versie bezorgen;

  • sommige WM’en sturen meerdere versies van het jaarverslag toe - bv. zowel voor als na de algemene vergadering - en/of in verschillende documenten. Daarom vraagt Toezicht de WM’en het jaarverslag enkel te bezorgen nadat het werd goedgekeurd door de algemene vergadering en dit in één document;

• een nieuw intern reglement en nieuwe interne controleprocedures, alsook wijzigingen, binnen acht kalenderdagen na de beslissing;

• jaarlijks, een maand voor de algemene vergadering wordt het aantal aandelen gerapporteerd dat elke vennoot bezit, de inschrijvingen op nieuwe aandelen en de terugbetalingen. Hiervoor kunt u dit Excelformulier gebruiken: rapportering beheer bijlage 4 woonmaatschappij.xls(Excel bestand opent in nieuw venster)

  Praktisch

  Tenzij anders bepaald vraagt Toezicht om de jaarlijkse rapportering in de eerste volledige werkweek van januari te bezorgen, de driemaandelijkse rapportering in de eerste volledige werkweek van elk nieuw kwartaal. De termijn voor de XML-bestanden wordt bepaald door de VMSW.
  
  De gegevens zijn te bezorgen via het tabblad ‘Bestandsuitwisseling’ op onze Portaalsite(opent in nieuw venster).
  

Het volledige bezoldigingspakket van een directeur van een woonmaatschappij moet openbaar worden gemaakt (overeenkomstig artikel 4.141 van het Besluit van de Vlaamse Codex Wonen van 2021). Een bezoldigingspakket bestaat uit het salaris, mogelijk aangevuld met een dienstwagen, een managementtoelage en een groepsverzekering.

Van zodra een nieuwe directeur wordt aangesteld, moet de raad van bestuur het vastgelegde bezoldigingspakket publiceren in het jaarverslag van de woonmaatschappij (van het jaar waarin de directeur werd aangesteld). Het bezoldigingspakket wordt ook bekendgemaakt op de website van Wonen in Vlaanderen. De publicatieverplichting geldt ook in geval van wijziging van het bezoldigingspakket. Nieuwe bezoldigingspakketten of wijzigingen van het gepubliceerde bezoldigingspakket meldt u aan de afdeling Toezicht op het moment van de beslissing en ten laatste op de dag voorafgaand aan de inwerkingtreding ervan.

De bezoldigingsgegevens moeten worden ingevuld op het formulier bezoldigingspakket directeurs(Excel bestand opent in nieuw venster) dat u ons bezorgt via het tabblad ‘Bestandsuitwisseling’ op onze Portaalsite(opent in nieuw venster).

Controleer steeds de volledigheid van deze vermeldingen op de website van Wonen in Vlaanderen .

Het overzicht(PDF bestand opent in nieuw venster) bevat de publicatie van de bezoldigingsgegevens van alle aangestelde algemene directeurs van de gevormde woonmaatschappijen.

Artikel 4.143 van het BVR tot uitvoering van de Vlaamse Codex Wonen van 2021, bepaalt: “De reële aankoopprijs voor een bedrijfswagen bedraagt maximaal 25.000 euro, in voorkomend geval verhoogd met de overnamewaarde van een vorige bedrijfswagen die minimaal vijf jaar in gebruik genomen is. De financiële huur (lease van een bedrijfswagen is afgestemd op hetzelfde maximumbedrag en heeft een maximale kostprijs van 580 euro per maand, inclusief onderhoud en verzekering.

In afwijking van het tweede lid bedraagt de reële aankoopprijs maximaal 30.000 euro en bedraagt de maximale kostprijs voor de financiële huur maximaal 660 euro per maand voor een bedrijfswagen die uitsluitend aangedreven wordt door een elektrische motor of waterstof, of waarvan de motor, ook al is het maar gedeeltelijk of tijdelijk, aangedreven wordt met aardgas of die een plug-in hybridevoertuig is.

Onder plug-in hybridevoertuig wordt verstaan: een plug-in hybridevoertuig als vermeld in artikel 2.2.6.0.7, eerste lid, 2°, van de Vlaamse Codex Fiscaliteit van 13 december 2013.

In geval van een beslissing tot aankoop of inhuurname van een voertuig waarvan de motor, ook al is het maar gedeeltelijk of tijdelijk, aangedreven wordt met aardgas of een plug-in hybridevoertuig, dient de raad van bestuur de keuze te motiveren vanuit de afweging van energie-efficiëntie. De beslissing dient tegelijk te voorzien in de invoering van een wagenreglement dat toelaat het gebruik van het plug-in hybridevoertuig te monitoren wat betreft energieverbruik en rij- en laadgedrag.

Alle bedragen, vermeld in dit artikel, zijn exclusief btw en worden jaarlijks op 1 januari geactualiseerd op basis van de gezondheidsindex van de maand december, vertrekkend van het indexcijfer 100 voor het jaar 2013 (basis 2013).”

De maximale aankoopprijzen of leasing:

Goede praktijkvoorbeelden bij de interne controle

Elke WM moet beschikken over een behoorlijk werkend systeem van interne controle, cf. artikel 4.46/6 van de Vlaamse Codex Wonen van 2021 (VCW) en artikel 4.132 van het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021 (BVCW).

De kritieke processen moeten formeel worden beschreven in door de raad van bestuur vastgelegde procedures die taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastleggen en aangeven wie, hoe en in welk onderdeel van het proces controles zal uitvoeren.

Interne procedures moeten schriftelijk worden vastgelegd en formeel bekrachtigd door de raad van bestuur, zodat ze tegenstelbaar kunnen zijn aan diegenen die ze moeten navolgen.

Voor een aantal procedures werden goede praktijkvoorbeelden opgesteld. Hierin is bepaald wat voor de toezichthouder essentieel is en bijgevolg zeker terug te vinden moet zijn in de procedures en wat minder essentieel maar zeker aan te bevelen is om op te nemen in de procedures.

Via onderstaande linken kan je de goede praktijkvoorbeelden terugvinden:

• WM - good practices bestellingen - aankopen(Word bestand opent in nieuw venster)
• WM - good practices inkomende facturen en betalingen(Word bestand opent in nieuw venster)
• WM - good practices kas- en liquiditeitenbeheer(Word bestand opent in nieuw venster)
• WM - good practices voorraad- en materiaalbeheer(Word bestand opent in nieuw venster)
• WM - good practices beveiliging activa en data(Word bestand opent in nieuw venster)
• WM - good practices deontologische code personeel(Word bestand opent in nieuw venster)
• WM - good practices deontologische code bestuurders(Word bestand opent in nieuw venster)
• WM - good practices loonadministratie en kostenvergoedingen(Word bestand opent in nieuw venster)
• WM - good practices GSM-policy(Word bestand opent in nieuw venster)
• WM - good practices car-policy(Word bestand opent in nieuw venster)
• WM - good practices opvolging (huur)achterstal(Word bestand opent in nieuw venster)
• WM - good practices inschrijvingen(Word bestand opent in nieuw venster)
• WM - good practices toewijzingen(Word bestand opent in nieuw venster)
• WM - good practices inhuurname woningen(Word bestand opent in nieuw venster)

Belangrijk: iedere aanpassing aan de interne controleprocedures melden aan de afdeling Toezicht, bij voorkeur alle procedures m.b.t. interne controle opnemen in een procedurehandboek.