In de 'war room' achter de lokale en provinciale verkiezingen
Verkiezingsdag 13 oktober 2024 stond al geruime tijd in veel ABB-agenda’s geblokkeerd. Lees hoe zo’n 200 ABB-collega’s hun schouders zetten om het feest van de lokale democratie mee mogelijk te maken.
Jan Coudron, Ria Truyts en Isabel hazenbosch blikken terug.
Hoe zag de verkiezingsdag er voor ABB uit?
Ria: “Op de verkiezingsdag verzamelen we in de ‘war room’, nog voordat de stembureaus openen. We treden op als helpdesk bij technische problemen en juridische vraagstukken. Daarnaast monitoren we of de resultaten vlot binnenlopen. In dit zenuwcentrum zaten we met ongeveer 80 medewerkers van de IT-dienstverleners, Vlaamse en nationale crisiscentra, en uiteraard ook collega’s van ABB.”
Jan: “Voor mij waren de 2 spannendste momenten de opstart van de 3.437 digitale stembureaus en de verwerking van de stemresultaten via de verkiezingssoftware. Beide zijn heel goed verlopen. Ik mag zelfs zeggen: beter dan verwacht. Er deden zich geen grote storingen of verrassingen voor. We hadden ons dan ook grondig voorbereid, onder andere via uitgebreide tests van de digitale toepassingen en een grondige risicoanalyse.”
Wat bedoel je precies met een risicoanalyse?
Jan: “We inventariseerden alle factoren die een negatief effect kunnen hebben op het verloop van de verkiezingen. Bijvoorbeeld het risico dat de software niet naar behoren functioneert. Of het risico dat desinformatie of complottheorieën verspreid worden die de integriteit van de verkiezingen in twijfel trekken. Vervolgens zetten we een reeks beheersmaatregelen op om die risico’s te matigen. We beschikten ook over een crisismanagementplan (CMP) dat scherp stelt hoe we ons organiseren op mogelijke incidenten en crisissen in de aanloop naar en op de verkiezingsdag. Zo richtten we onder meer een crisiscommunicatieteam op. Bij incidenten nemen zij de communicatie op zich. Verkiezingen organiseren, is een hele onderneming. De voorbereidingen starten telkens meteen na de evaluatie van de vorige verkiezingen. Twee jaar voor de volgende stembusgang schakelt het projectteam al een versnelling hoger.”
Waaruit bestonden de voorbereidingen?
Jan: “Onze voorbereiding bestaat grofweg uit 3 grote werven. De eerste heeft betrekking op de organisatorische en ICT-gerelateerde voorbereidingen. Denk bijvoorbeeld aan de update van het digitale stemsysteem, de digitalisering van de voordrachtsakten en de verkiezingsuitgaven of de publicatie van fijnmazige stemresultaten. Maar ook aan tal van andere zaken, zoals de productie van stempapier, de praktische organisatie van de helpdesk en de beveiligde zone. Voor sommige taken werkten we samen met de andere verkiezingsoverheden in België.
De tweede werf bevatte de juridische voorbereiding. We werkten mee aan de vernieuwing en modernisering van de kiesregelgeving zoals die in het Vlaamse regeerakkoord was opgenomen. Vervolgens verwerkte ABB alle nieuwigheden in de procedures, modellen en formulieren over kandidaatstelling, lijstvorming, volmachten, … We maakten ook een opleidingsplan, inclusief informatiesessies en animatievideo’s om alle wijzigingen te duiden.
Tot slot verzorgden we de verschillende communicatie-aspecten voor de verkiezingen. ABB bouwde de website vlaanderenkiest.be uit tot dé referentie voor alle verkiezingsinformatie. Via een nieuwsbrief bezorgden we alle betrokkenen alle betrouwbare en correctie informatie.”
Ria: “Ik wil ook graag vermelden dat de verkiezingen niet mogelijk waren zonder de medewerking van veel collega’s. Zij meldden zich vrijwillig aan om allerlei taken op te nemen, vaak bovenop hun reguliere taken en buiten de werkuren.”
De opkomstplicht was afgeschaft, wat deed ABB om de opkomst aan te moedigen?
Isabel: “De collega’s van team Communicatie zetten een brede sensibiliseringscampagne op om kiezers te motiveren om te gaan stemmen. Met tv- en online spotjes, affiches, advertenties en influencercontent lieten we zien hoe lokale beslissingen het dagelijks leven beïnvloeden. In een van de campagnevideo’s zagen we bijvoorbeeld mensen discussiëren over de sluitingsuren van hun favoriete café, tot er plots een stemhokje uit de lucht viel met de boodschap: “laat je stem niet alleen horen op het terras, maar ook in het stemhokje!” Zo probeerden we de bewustwording en betrokkenheid bij de verkiezingen te vergroten.
Naast een brede communicatiecampagne namen we ook verschillende initiatieven voor specifieke doelgroepen. Experten wezen op het risico dat bepaalde bevolkingsgroepen proportioneel minder zouden afkomen om te stemmen. Zo werkten onder meer 6 organisaties (in opdracht van ABB) aan specifieke campagnes voor jongeren, mensen met een handicap en mensen in een sociaaleconomisch zwakkere positie.”
Hoeveel collega’s werkten mee aan de verkiezingen?
Ria: “Ongeveer de helft van onze collega’s, dus zo’n 165-tal! We konden op hen rekenen bijvoorbeeld om de pakketten met USB-sticks en de instructies voor de digitale stembureaus samen te stellen. 86 collega’s slaagden erin om op 3 dagen die pakketten klaar te maken. Andere collega’s reden rond om die pakketten aan de hoofdbureaus te leveren.
Ook op de ‘kandidatendag’ - de laatste dag dat de lijsttrekkers over heel Vlaanderen hun lijsten moesten indienen - stonden zo’n 20-tal collega’s van ABB en 7 medewerkers van de IT-leverancier klaar. Zij bemanden de helpdesk om de voorzitters van hoofdbureaus, gemeentelijke coördinatoren en lijstindieners te begeleiden en hun vragen snel te beantwoorden.
Ik ben fier op de inzet van de collega’s die vrijwillig hun vrije tijd opofferen. De sfeer was aangenaam, dat maakt het werk heel fijn.”
De dag na de verkiezingen volgde wellicht de opluchting en het gevoel dat ‘het volbracht is’.
Ria: “Nee, dat is een misvatting. Het werk stopt niet na de verkiezingsdag. Ook daarna blijft ABB nog volop aan de slag, onder andere om de essentiële verkiezingsstukken te verzamelen en in ontvangst te nemen. Collega’s van ABB begeleidden mensen die inzage vroegen in de verkiezingsrapporten en stonden klaar bij 2 hertellingen. Daarnaast ondersteunde een helpdesk van ABB-collega’s de indieners van de digitale aangifte van de verkiezingsuitgaven. Alle kandidaten hadden daarvoor tijd tot 12 november.”
Jan: “De evaluatierapporten opstellen, is de laatste grote taak na de verkiezingen. Gewoontegetrouw worden die rapporten in het voorjaar van het jaar na de verkiezingen besproken in het Vlaams Parlement. Deze keer hadden we aanzienlijk meer werk, onder meer door de evaluatie van de gevolgen van de afschaffing van de opkomstplicht. Het is nu aan de beleidsmakers om te bepalen hoe de volgende verkiezingen vorm zullen krijgen.”