Stef: “Tijdens de installatievergadering van de gemeenteraad leggen de raadsleden de eed af, worden de schepenen verkozen en de aangewezen-burgemeester aangeduid. Soortgelijke installatie-vergaderingen zijn er ook voor de provincies, districten en OCMW-raden van de faciliteitengemeenten en van de gemeente Voeren. De installatie van de raden betekent het startpunt voor de nieuwe bestuursperiode. Het is dan ook belangrijk dat alles correct verloopt en genotuleerd wordt.

Door alle wijzigingen in de kiesregelgeving verliep de opstart en installatie van de nieuw verkozen gemeenteraden deze keer heel anders dan bij voorgaande verkiezingen. Er waren veel nieuwe elementen: bijvoorbeeld het initiatiefrecht, de vervroegde installatie, de gewijzigde aanduiding van de burgemeester en de verplicht te gebruiken modellen voor de akte van voordracht en opvolging. Het was dus belangrijk om de juiste informatie en ondersteuning bij deze nieuwigheden te bezorgen aan de politieke partijen, fracties, kandidaten en alle andere betrokkenen.”

Stef: “Met de formele omzendbrief van de minister verduidelijkten we eerst alle details van de vernieuwde installatieprocedure. We maakten dat de juiste formulieren en sjablonen tijdig ter beschikking waren en zorgden voor een breed informatie- en ondersteuningsaanbod. Zo had je de landingspagina op onze website ‘installatievergadering’ met alle gebundelde info, inclusief het antwoord op veel gestelde vragen. Maar we gaven ook webinars over de meer juridische en technische aspecten voor de organisatie van de installatievergadering. Samen met de VVSG organiseerden we in elke provincie een infosessie voor de lokale besturen om de nieuwigheden extra toe te lichten en het verloop van de installatievergadering door te nemen. Ook in de introductiesessies voor nieuwe mandatarissen die we samen met de VVSG kort na de verkiezingen organiseerden in iedere provincie stonden we stil bij de installatievergadering.

Stef: “Naast deze algemene ondersteuning hielpen we de lokale besturen ook op maat. Collega’s bemanden een hulplijn waar iedereen vragen kon stellen. We beantwoordden meer dan 1.200 adviesvragen over de installatie van de bestuursorganen. We zorgden ook voor permanentie in het weekend voor de installatievergadering en tijdens de kerstvakantie omdat de fusiegemeenten pas op 2 januari geïnstalleerd werden. Er waren ook gemeenten die niet begin december konden installeren omdat er een bezwaar ingediend was tegen de verkiezingen. Ook van hen ontvingen we tijdens de kerstvakantie verschillende vragen.”

Pieter: “Lokale besturen publiceren hun notulen en besluiten al enkele jaren als gelinkte open data. Dat is een methode om de gegevens uit deze documenten makkelijk te hergebruiken. Voor de installatievergadering ging ABB binnen die visie nog enkele stappen verder. Als eerste stap stelden we de verkiezingsresultaten beschikbaar in de module Lokaal Mandatenbeheer waar de besturen hun nieuwe mandaten ingeven. Vervolgens konden de besturen die voorbereiding gebruiken in slimme sjablonen binnen Gelinkt Notuleren. Meer dan 90% van de besturen gebruikten die. Zoals Stef ook al zei, is het belangrijk dat de documenten de juiste terminologie bevatten. Met die sjablonen sloegen besturen 2 vliegen in 1 klap: de juiste terminologie en het hergebruik van de voorbereide gegevens. Zo’n 780 medewerkers van lokale besturen volgden 1 van de 5 webinars waarin we de praktische toepassing van de sjablonen toelichtten. Onze helpdesk beantwoordde 542 vragen van 148 verschillende besturen.”

Stef: “Samen met de VVSG verzorgde ABB een introductieprogramma voor de nieuw verkozenen. Zo organiseerden we 16 startersavonden voor de leden van de gemeente- en OCMW-raad. Daarop volgden nog verdiepende sessies over bijvoorbeeld de beleids- en beheerscyclus (BBC) en sessies specifiek voor (nieuwe) burgemeesters. We sloten alles af met een startfeest voor alle colleges van burgemeester en schepenen, de algemeen directeurs en financieel directeurs. Het achterliggende doel? De verkozen raadsleden en uitvoerende mandatarissen zo goed mogelijk ondersteunen met de nodige kennis en tools.

De nieuwkomers konden terecht op een landingspagina op onze website waar we alle relevante materie voor nieuwe raadsleden bundelden op een toegankelijke manier. Het begin van de nieuwe lokale legislatuur is een belangrijk moment om de gemeenteraden te versterken. Hoe beter de gemeenteraadsleden gevormd zijn, des te sterker ze in hun schoenen staan. Dat is bijvoorbeeld voor de intergemeentelijke samenwerking en verzelfstandiging van lokale besturen heel belangrijk. Het is al langer een bezorgdheid dat gemeenteraadsleden moeilijk grip krijgen op die intergemeentelijke samenwerkingsverbanden. Dat brengt risico’s voor de democratische controle met zich mee. We hebben daarom een pagina gewijd aan de werking van intergemeentelijke samenwerkingen met tips over hoe de gemeenteraadsleden deze best kunnen opvolgen als ook wat de verplichtingen daarrond zijn.”