Vlaams opleidingsverlof – Administratieve verplichtingen voor de opleidingsverstrekker

De opleidingsverstrekker levert aan de werknemer een inschrijvingsattest af, binnen de 8 dagen na inschrijving. Met dat inschrijvingsattest kan de werknemer VOV aanvragen bij de werkgever.

Voor het hoger onderwijs is er een uitzondering: ze leveren eerst een tijdelijk inschrijvingsattest af zodat de werknemer het VOV al kan aanvragen bij de werkgever en leveren uiterlijk op 1/11 het definitieve inschrijvingsattest af met het correcte aantal studiepunten.

Het inschrijvingsattest moet voor VOV de volgende gegevens bevatten zoals omschreven in het ministerieel besluit van 8 juli 2019(PDF bestand opent in nieuw venster) (dit ministerieel besluit is in orde met de GDPR-wetgeving):

• Over de werknemer
  • De voor- en achternaam
  • Het rijksregisternummer of INSZ-nummer (open definitie)
• Over de opleidingsverstrekker
  • De naam
  • Het KBO-nummer of het instellingsnummer
• Over de opleiding (als men een opleiding volgt)
  • De naam
  • De modules waarvoor is ingeschreven (Enkel indien van toepassing. Voor opleidingen hoger onderwijs hoeft dit sowieso niet.).
  • Het registratienummer in de opleidingsdatabank (ODB-nummer) of de eigen referentie binnen de organisatie (het ODB-nummer per module indien van toepassing).
    In het kader van de overgangsmaatregel voor opleidingen die stopgezet zijn in de opleidingsdatabank(opent in nieuw venster) vermeldt u het ODB-nummer van de opleiding (dus van de opleiding die niet meer geregistreerd is in de opleidingsdatabank). 
  • Het aantal contacturen, studiepunten of lestijden waarvoor is ingeschreven (per module indien van toepassing)
  • De begin- en einddatum en de datum van het examen als dat na de einddatum plaatsvindt (start- en einddatum van de eerste en laatste module waarvoor is ingeschreven indien van toepassing)
• Over de examens (in geval van examens bij de 'Examencommissie secundair onderwijs')
  • De naam van het examen of de examens waarvoor is ingeschreven
  • De datum van inschrijving
  • De datum van het examen

Als opleidingsverstrekker hebt u de verplichting om de aanwezigheid in de les en/of deelname aan eindbeoordeling op te volgen en vervolgens online te registreren. Organiseert u een opleiding die in de opleidingsdatabank geregistreerd is onder de vorm van ‘blended leren’? Dan attesteert u of de vooropgezette leerdoelstellingen behaald zijn.

U moet geen gewettigde en ongewettigde afwezigheden bijhouden. De werknemer moet zelf zijn afwezigheidsattest bijhouden gedurende 3 jaar.

Wat moet u registreren?

• Voor reguliere opleidingen CVO/CBE en Vlaamse hogescholen (ODB-X…, ODB-Y… en ODB-P00004) en postgraduaten geregistreerd met studiepunten
  (= opleidingen zonder verplichte aanwezigheid voor VOV):
  • U attesteert de deelname aan de eindbeoordeling.
• Voor opleidingen via ‘blended leren’
  (= opleidingen die in de opleidingsdatabank geregistreerd zijn onder ‘blended leren’):
  • U attesteert of de cursist het leerproces doorlopen heeft. Als dat niet het geval is, dan heeft de cursist geen recht op VOV.
• Voor alle andere opleidingen
  (= opleidingen met verplichte aanwezigheid voor VOV):
  • U attesteert het aantal gevolgde contacturen en
  • de deelname aan de eindbeoordeling als deze als verplicht werd geregistreerd in de opleidingsdatabank.

Wanneer en hoe gebeurt de registratie?

• Opleidingen van Centra voor Volwassenenonderwijs:
  • Regulier aanbod: Ten laatste op 31 oktober van het volgende schooljaar via de databank voor volwassenenonderwijs (DAVINCI)
  • Eigen aanbod: Ten laatste 1 maand na afloop van de opleiding en/of module via het WSE-loket
• Opleidingen van hoger onderwijs Vlaanderen:
  • Regulier aanbod: Ten laatste op 15 december van het volgende schooljaar via de databank hoger onderwijs (DHO2).
  • Vormingen en postgraduaten: Ten laatste 1 maand na afloop van de opleiding en/of module via het WSE-loket
• Opleidingen Syntra
  • Ten laatste 1 maand na afloop van de opleiding en/of module via het WSE-loket
• Examens via de Examencommissie secundair onderwijs:
  • Ten laatste 1 maand na deelname aan het examen via gegevensuitwisseling.
• Trajecten via EVC:
  • Ten laatste 1 maand na deelname aan het examen via gegevensuitwisseling.
• Alle andere opleidingen (opleidingen die niet behoren tot één van bovenstaande types):
  • Ten laatste 1 maand na afloop van de opleiding en/of module via het WSE-loket.

Als de cursist de opleiding vroegtijdig stopzet, moet de opleidingsverstrekker dit onmiddellijk online registreren in de daarvoor voorziene tool.

Voor opleidingen die verplichte aanwezigheid vereisen (dit zijn alle opleidingen behalve het regulier aanbod van CVO's en hoger onderwijs Vlaanderen, de postgraduaten van hoger onderwijs Vlaanderen en de opleidingen die in de opleidingsdatabank geregistreerd zijn onder 'blended leren'), houdt de opleidingsverstrekker een aanwezigheidslijst bij.

De lesgever en elke aanwezige deelnemer ondertekent de aanwezigheidslijst. Ondertekenen mag op papier of digitaal. Maar per les gebeurt dit door iedereen op dezelfde manier.
Sinds schooljaar 20-21 mogen de contacturen vervangen worden door digitale lessen: de aanwezigen in de virtuele klas (cursist en lesgever) handtekenen de aanwezigheidslijst via e-ID (of een alternatief systeem voor digitale handtekening door het departement WSE goedgekeurd) op het moment dat de les doorgaat. Lees meer in de handleiding digitaal handtekenen(PDF bestand opent in nieuw venster).

De aanwezigheidslijst moet voor VOV de volgende gegevens bevatten (zoals omschreven in het ministerieel besluit van 8 juli 2019(PDF bestand opent in nieuw venster)):

• Over de werknemer
  • De voor- en achternaam
  • Het rijksregisternummer of INSZ-nummer
  • De naam van zijn werkgever
• Over de opleidingsverstrekker
  • De naam
• Over de lesgever
  • De voor- en achternaam
  • De naam van zijn werkgever of de organisatie waartoe hij behoort
• Over de opleiding (als men een opleiding volgt)
  • De naam
  • Het registratienummer van de opleidingsdatabank
  • De naam en het registratienummer van de modules waarvoor is ingeschreven (enkel indien van toepassing.)
  • De datums van de lesmomenten
  • Het adres waar de opleiding plaatsvindt

De opleidingsverstrekker levert na afloop van de opleiding een certificaat af aan de werknemer-cursist.

Het certificaat moet voor VOV de volgende gegevens bevatten (zoals omschreven in het ministerieel besluit van 8 juli 2019:

• Over de werknemer
  • De voor- en achternaam
• Over de opleidingsverstrekker
  • De naam
  • Het KBO-nummer (CVO, HO, examencommissie, EVC en Syntra moeten geen KBO nummer vermelden)
• Over de opleiding (als men een opleiding volgt)
  • De naam
  • De modules (indien van toepassing) waarvoor is ingeschreven (CVO, HO, examencommissie, EVC en Syntra moeten de modules niet vermelden)
  • Voor opleidingen met examens: het evaluatieresultaat
  • Voor opleidingen zonder examens: bevestiging dat de werknemer de opleiding gevolgd heeft

Overgangsmaatregel voor opleidingen die stopgezet zijn in de opleidingsdatabank

Volgens de regels geeft uw opleiding enkel recht op VOV als ze geregistreerd is in de opleidingsdatabank.  
Het is echter mogelijk dat uw opleiding op een bepaald moment wordt ‘stopgezet’ in de opleidingsdatabank en dus vanaf een bepaald moment niet meer geregistreerd is in de opleidingsdatabank. 

Voor deze opleidingen geldt een overgangsmaatregel:  
Een werknemer die het voorgaande schooljaar een opleiding volgde en hiervoor gebruik maakte van VOV, kan diezelfde opleiding het volgende schooljaar voortzetten en daarvoor gebruik maken van VOV, ook al is die opleiding op dat moment niet meer geregistreerd in de opleidingsdatabank.  

Op het inschrijvingsattest van zo’n ‘stopgezette’ opleiding, vermeldt u nog steeds het ODB-nummer van de opleiding (dus van de opleiding die niet meer geregistreerd is in de opleidingsdatabank). 

Meer details en veelgestelde vragen over de administratieve verplichtingen voor opleidingsverstrekkers, leest u in de handleiding voor opleidingsverstrekkers(PDF bestand opent in nieuw venster).