Elk jaar stellen de Vlaamse volksvertegenwoordigers duizenden parlementaire vragen aan de Vlaamse ministers. Zo controleren ze het beleid van de regering: een cruciaal proces in onze democratie. Voor het team Parlementaire Relaties van DKBUZA is het ondersteunen van dat proces de hoofdtaak.

Ook de complexiteit van de vragen neemt toe. Heel wat vragen gaan over verschillende beleidsvelden, zodat er vaak coördinatie nodig is tussen verschillende organisaties van de Vlaamse overheid.

Els Jacobs coördineert de parlementaire vragen van een deel van het Departement Werk, Economie, Wetenschap, Innovatie en Sociale Economie (WEWIS). Zij stelt hetzelfde vast: “Parlementaire vragen gaan steeds vaker over verschillende bevoegdheden en hebben vaker verschillende lagen. Het is een uitdaging om alle elementen in elkaar te passen. De samenwerking met andere departementen is heel belangrijk.”

“Het team Parlementaire Relaties van DKBUZA organiseert elk jaar een aantal samenkomsten van het netwerk Parlementaire Relaties. Daar kan ik ideeën en ervaringen uitwisselen met collega’s met dezelfde functie. Waar loopt het soms vast? Hoe kun je de vragen op tijd beantwoord krijgen? Kunnen we artificiële intelligentie inzetten om ons werk te faciliteren? Het is fijn en nuttig om elkaar eens fysiek te ontmoeten. Dat is olie in het radarwerk.”

“Het team Parlementaire Relaties is altijd heel professioneel, vriendelijk en behulpzaam. Ze hebben ook af en toe overleg met de diensten van het Vlaams Parlement om processen op elkaar af te stemmen.”

Het team Parlementaire Relaties maakt inderdaad ook de brug naar de diensten van het Vlaams Parlement, vooral met de met commissiesecretarissen van de Commissie voor Buitenlands Beleid, Europese Aangelegenheden en Internationale Samenwerking (C-BUI) en de Commissie Algemeen Beleid, Financiën, Begroting en Justitie (C-FIN).

Marianne Boone, secretaris van C-BUI, noemt de samenwerking met DKBUZA opperbest. “Er is veel goodwill en veel zin om samen te werken. Dat is nodig, want, net zoals de actualiteit, staat een parlement nooit stil. We moeten dus snel op de bal kunnen spelen, maar tegelijk ook de delicate processen respecteren die onze democratie schragen.”

“De diensten van het Vlaams Parlement communiceren in de eerste plaats altijd met het kabinet van de minister, niet met de administratie. De contacten die ik heb met het team Parlementaire Relaties zijn dus enkel ondersteunend. Toch zijn ze belangrijk om alles vlot te laten verlopen: achtergrond geven, planningen doorgeven, de vinger aan de pols houden, last minute wijzigingen doorgeven … Er is oprechte interesse in elkaars processen en interne afspraken. Dat maakt dat het allemaal blijft werken.”

De brug die het team Parlementaire Relaties met het Vlaams Parlement maakt, loopt in twee richtingen. Het team houdt de diplomatiek vertegenwoordigers van Vlaanderen en de andere DKBUZA-collega’s op de hoogte van de parlementaire actualiteit. Om intern tijdig te kunnen terugkoppelen, spendeert het team veel tijd aan het integraal beluisteren van parlementaire debatten. Daarom wordt er geëxperimenteerd met transcriptiesoftware. De eerste ervaringen zijn positief. Het team maakt zich sterk dat het met die software de mensen en middelen nog efficiënter zal kunnen inzetten. Het onderzoekt ook op welke manier AI kan helpen om kwalitatieve ontwerpantwoorden op parlementaire vragen aan te leveren.