• Deze privacyverklaring geeft het algemene beleid aan op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming van:

Departement Onderwijs en Vorming - Koning Albert II-laan 15, bus 134, 1210 Brussel.

• Ze wordt aangevuld door de verklaringen van de communicatieproducten van het departement zoals
  • Klasse.be(opent in nieuw venster)
  • Klascement.be(opent in nieuw venster)
  • Digisprong.be
  • Columbus(opent in nieuw venster)
  • LeerID(opent in nieuw venster)
  • Lerarenstage(opent in nieuw venster).

We verwerken uw persoonsgegevens. Dat zijn de gegevens die u identificeren of die een band leggen met u als natuurlijke persoon. Sommige gegevens maken u rechtstreeks identificeerbaar, zoals het rijksregisternummer. In andere gevallen kan een combinatie van gegevens ervoor zorgen dat u onrechtstreeks te identificeren bent.

‘Verwerken’ is een erg breed begrip. Alles wat we met uw persoonsgegevens doen, zijn verwerkingen: opslaan, raadplegen, doorsturen, ordenen, verspreiden, bijwerken, vernietigen,…

We verwerken de gegevens altijd in overeenstemming met de bepalingen van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

Welke persoonsgegevens we concreet over u verwerken, is afhankelijk van de doelstellingen en diensten waarvoor wij ze verzamelen. Als overheidsentiteit hanteren wij het principe van dataminimalisatie, wat betekent dat wij niet meer informatie over u verzamelen dan dat strikt noodzakelijk is om een vooraf bepaalde doelstelling te bereiken.

Afhankelijk van de verwerkingsactiviteit, gebruiken wij een van de volgende manieren om uw persoonsgegevens te verkrijgen.

1. We kunnen gegevens rechtstreeks bij opvragen, via een digitaal of papieren formulier, of in documenten die u bij een formulier moet toevoegen.
2. We kunnen gegevens ontvangen die u spontaan aan ons bezorgt als u ons contacteert per mail of per post.
3. In bepaalde gevallen kunnen we voor de uitvoering van onze openbare opdrachten persoonsgegevens verzamelen bij andere overheidsdiensten of onderwijsentiteiten. In het kader van de administratieve vereenvoudiging zullen we zo veel mogelijk uw gegevens rechtstreeks ophalen bij de relevante authentieke bronnen. We leven daarbij altijd de bepalingen na over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens, die in voorkomend geval op federaal of Vlaams niveau vastgelegd zijn. Op de pagina over Informatieveiligheid van het ministerie van Onderwijs en Vorming(opent in nieuw venster) vindt u een overzicht van de gevallen waarin wij gemachtigd zijn om gegevens op te vragen bij andere overheidsdiensten.

We verwerken uw persoonsgegevens om een dienst te verlenen die u bij ons aanvraagt, of als we u een voor- of een nadeel moeten toekennen zonder dat u daarvoor actie onderneemt. Het gaat in het bijzonder om de volgende diensten:

• Overleg over het onderwijsbeleid en internationaal overleg
• Informatiemanagement en simulaties ter ondersteuning van het onderwijsbeleid
• Uitvoeren van wettelijk bepaalde beleidsevaluaties
• Beleidsondersteuning door middel van onderzoek
• Organiseren van de Vlaamse Toetsen
• Beheer van LeerID
• Beheer van de databank Beleidsinformatie Onderwijs en Vorming
• Behandeling van subsidiedossiers
• Opvolging van convenanten, engagementsverklaringen en projecten
• Organisatie van commissies
• Beheer van applicaties
• Beheer van websites
• Beantwoorden van informatievragen
• Klachtenbehandeling
• Behandeling van verzoeken om openbaarheid of hergebruik van overheidsinformatie
• Wervings- en selectieprocedures
• Behandeling van geschillen
• Aanbesteden van overheidsopdrachten
• Organisatie van evenementen en studiedagen
• Informatie, advisering en sensibilisering met betrekking tot onderwijsbeleid volgens onze kerntaken
• Verzending van nieuwsbrieven, aankondigingen, magazines, eenmalige publicaties
• Organisatie van wedstrijden, evenementen en lerarendagen

Welke gegevens we concreet verwerken, is afhankelijk van de diensten die we aanbieden en verlenen. Meestal zijn het gegevens die we nodig hebben om te onderzoeken of u in aanmerking komt voor onze dienstverlening.

De meest voorkomende categorieën van persoonsgegevens die we verwerken zijn:

• Identificatiegegevens: naam, geboortedatum, rijksregisternummer
• Contactgegevens: mailadres, telefoonnummer
• Gegevens over onderwijs of opleidingsniveau

Het departement verwerkt uw persoonsgegevens in uiteenlopende situaties. De verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op verschillende juridische grondslagen, afhankelijk van de concrete dienstverlening.

De meest voorkomende grondslagen die wij gebruiken om persoonsgegevens te verwerken zijn:

• om een taak van algemeen belang uit te voeren of om het openbaar gezag uit te oefenen die aan ons is toegewezen.
• om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Bijvoorbeeld bij bepaalde verplichtingen bij het beoordelen van offertes.

Onze publieke taken zijn opgenomen in decreten of besluiten zoals het organisatiebesluit van de Vlaamse administratie van 3 juni 2005. Alle regelgeving met betrekking tot onderwijs vind u terug op volgende website: http://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/(opent in nieuw venster)

Het is mogelijk dat wij persoonsgegevens verwerken voor niet-publiekrechtelijke taken als u daarvoor expliciet toestemming verleent, als die verwerking voortvloeit uit een contract dat u gesloten hebt.

Naar algemene regel mogen we uw persoonsgegevens enkel bewaren voor de periode waarin deze gegevens noodzakelijk en toereikend zijn om bepaalde diensten te kunnen verlenen. We bewaren deze gegevens dus zolang u gebruikmaakt van onze diensten. Daarna bewaren we uw persoonsgegevens nog gedurende de termijn waarin we ons moeten kunnen verantwoorden voor de verleende diensten. Die periode hangt af van de betreffende dienstverlening. Na verloop van die bewaringstermijn worden deze gegevens verwijderd, volgens de bepalingen van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zijn.

Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen, treffen we passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. Het departement treft in overeenstemming met het door het Stuurorgaan Vlaams Informatie en ICT-Beleid goedgekeurde informatieclassificatiemodel minimale technische en organisatorische maatregelen.

Onze medewerkers worden op geregelde tijdstippen opgeleid in verschillende domeinen van informatieveiligheid en omgang met vertrouwelijke gegevens.

Het departement zorgt ervoor dat contracten met leveranciers worden afgesloten waarbij de leverancier gedwongen wordt zich te houden aan de regels van de AVG in de vorm van een verwerkersovereenkomst.

Het departement zorgt ervoor dat personeel een vertrouwelijkheidsverklaring ondertekent bij indiensttreding.

Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt door onze medewerkers.

Het is mogelijk dat we voor bepaalde specifieke diensten een beroep doen op derden, die uw gegevens verwerken. We bezorgen uw gegevens aan die verwerkers, zodat ze de dienst in kwestie kunnen verlenen. Met die verwerkers sluiten we een verwerkersovereenkomst af.

Soms zijn we wettelijk of decretaal verplicht om je persoonsgegeven door te geven of hebben overheidsdiensten het recht om bij ons de gegevens op te vragen. Ze moeten daarvoor over een juridisch protocol beschikken. Een overzicht van de protocollen waarin andere overheidsdiensten bij ons persoonsgegevens kunnen opvragen, vind je op Informatieveiligheid van het Ministerie van Onderwijs en Vorming.(opent in nieuw venster)

We verwerken uw persoonsgegevens hoofdzakelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER). In sommige gevallen kan de verwerking of een deel ervan gebeuren buiten de EER zoals wanneer we gebruik maken van een Cloud serviceprovider voor bijvoorbeeld onze software-leveranciers en onze mailingsdiensten.

In bovenstaande gevallen worden alle mogelijke maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de confidentialiteit, integriteit en beschikbaarheid van uw persoonsgegevens worden beschermd zoals bepaald in de Europese, federale en Vlaamse regelgeving.

Op een verzoek tot doorgifte of het verstrekken van persoonsgegevens aan een land buiten de Europese Unie, gebaseerd op een rechterlijke uitspraak of een besluit van een administratieve autoriteit, zullen we enkel ingaan indien die rechterlijke uitspraak of dat besluit is gebaseerd op een internationale overeenkomst, zoals een verdrag inzake wederzijdse rechtsbijstand tussen het verzoekende derde land en de Unie of een lidstaat (onverminderd de andere gronden voor doorgiften aan een derde land vastgesteld in de AVG).

We maken beperkt gebruik van artificiële intelligentie (AI) binnen onze interne processen. De gegevens die wij verwerken met AI worden niet doorgegeven aan ontvangers buiten de digitale omgeving van de Vlaamse Overheid. Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt om AI-modellen mee te trainen.

We waarborgen dat het gebruik van AI niets afdoet aan de vertrouwelijkheid, integriteit en de beschikbaarheid van uw gegevens.

We maken geen beslissingen die gevolgen kunnen hebben voor de betrokkenen, louter op basis van verwerkingen met AI.

De AVG voorziet in een aantal rechten die u kan inroepen wanneer een entiteit persoonsgegevens over u verwerkt.

Let op dat sommige rechten niet absoluut zijn en dat hierop bij wet bepaalde uitzonderingen kunnen bestaan. In dat geval zal er een belangenafweging gemaakt worden tussen uw rechten als individu enerzijds en het algemeen belang of de belangen van derden anderzijds.

In bepaalde gevallen zal een verzoek praktisch niet uitgevoerd kunnen worden, omdat we bijvoorbeeld niet langer de gegevens met identificatie waartoe u inzage vraagt.

Uw verzoek tot de uitoefening van een bepaald recht kan ook geweigerd worden wanneer dit verzoek kennelijk onredelijk of buitensporig is.

Voor de uitoefening van deze rechten kan u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (DPO) via dpo.dov@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).

Uw verzoek zal binnen een termijn van 1 maand na ontvangst door ons behandeld worden. Gaat het om een complex verzoek, dan kan de termijn met 2 maanden verlengd worden.

We kunnen een bewijs van uw identiteit vragen om identiteitsfraude te voorkomen.

U heeft de volgende rechten:

Recht van inzage

U heeft het recht om inzage te vragen in de persoonsgegevens die we over u verwerken.

Let op dat we voor veel verschillende diensten persoonsgegevens over u kunnen verwerken. We kunnen u vragen om uw verzoek tot inzage te concretiseren tot een bepaald dossier of bepaalde dienst dat u van ons afneemt.

Recht van verbetering

Indien u na inzage merkt dat uw persoonsgegevens niet correct of nauwkeurig zijn, kan u ons vragen deze te corrigeren.

Recht om toestemming in te trekken

Indien de verwerking van uw persoonsgegevens steunt op toestemming, heeft u ten alle tijde het recht om deze toestemming in te trekken.

Recht op vergetelheid

U heeft het recht om uw persoonsgegevens door ons te laten vernietigen of wissen. Let op dat een wissing ertoe kan leiden dat we, bij gebrek aan persoonsgegevens, niet langer in staat zijn om aan uw vraag te voldoen of onze diensten te verlenen.

U kan dat recht niet inroepen om gegevens te laten wissen die we verwerken vanuit een wettelijke verplichting.

Recht van bezwaar

Als het departement uw persoonsgegevens verwerkt op basis van een taak van algemeen belang kan u bezwaar maken tegen die verwerking. In dat geval wegen we het algemeen belang af tegen uw belangen.

Recht op beperking van de verwerking

U heeft het recht om de verwerking te beperken, zodat we deze niet langer verwerken maar enkel nog bewaren:

• als u de juistheid van uw persoonsgegevens betwist tijdens een periode die ons toelaat om de juistheid van uw gegevens na te gaan;
• als wij uw persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken, maar u niet wil dat we uw persoonsgegevens verwijderen;
• als we uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben, maar u die wel nog nodig heeft voor een gerechtelijke procedure;
• als u bezwaar maakt tegen de verwerking in het kader van een taak van algemeen belang (zie hierboven).

Recht op overdracht van de verwerking

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en aan een ander over te dragen of, indien dit technisch mogelijk is, over te laten dragen:

• als we uw persoonsgegevens moeten verwerken volgens een overeenkomst die we met u gesloten hebben of als u ons uitdrukkelijk toestemming verleende; en
• de verwerking via geautomatiseerde procedures wordt verricht.

Recht om niet aan geautomatiseerde besluitvorming onderworpen te worden

U heeft het recht om niet onderworpen te worden aan volledig automatische beslissingen. Dit zijn beslissingen die zonder een menselijke tussenkomst de betrokkene aanzienlijk kunnen treffen of juridische gevolgen hebben.

Voor algemene vragen over uw privacy, of voor de uitoefening van uw rechten kan u contact opnemen met de DPO van het departement via dpo.dov@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).

Indien u van mening bent dat wij uw privacy hebben geschonden of als u het niet eens bent met de manier waarop we uw gegevens verwerken, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit die verantwoordelijk is voor de bescherming van persoonsgegevens in het land waar u verblijft of in een land naar keuze.

De contactgegevens van de Vlaamse Toezichtcommissie zijn:

Vlaamse Toezichtcommissie
Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel
+32 (0)2 553 20 85
contact@toezichtcommissie.be

We behouden het recht om ons beleid te allen tijde te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen worden steeds via de website gecommuniceerd.