Nieuwe regelgeving die de Vlaamse overheid opmaakt moet aan vastgelegde kwaliteitscriteria voldoen. Om de ambitie inzake digitalisering mee in goede banen te leiden, is in het 9^de kwaliteitscriterium bepaald dat regelgeving digitaal- en innovatievriendelijk opgesteld moet worden, zodat burgers, bedrijven en organisaties op termijn alle transacties met de overheid digitaal kunnen afhandelen.

Digitaalvriendelijke regelgeving staat het gebruik van digitale informatie en communicatie toe of verplicht ze. Bovendien laat ze toe om bij het digitaliseren het proces zo open en efficiënt mogelijk in te richten.

Omdat digitale technologie voortdurend verandert, moet nieuwe regelgeving zoveel mogelijk vanuit een functioneel standpunt (i.p.v. technisch of technologisch) opgemaakt worden. Concreet betekent dit dat er best zo weinig mogelijk technologische keuzes gemaakt worden in het regelgevend kader.

Indien je een bestaande of nieuwe werkstroom wil digitaliseren via de equivalentiebepalingen, kan je op deze pagina aanbevelingen en principes terug vinden die je bij procesdigitalisering kan hanteren.

Algemeen

Oudere regelgeving is meestal geschreven voor een context waarin informatie verwerkt wordt in analoge vorm (meestal papier).

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (opent in nieuw venster)bevat in artikel II.22 (opent in nieuw venster)t.e.m. II.25(opent in nieuw venster) equivalentieregels, die enerzijds elektronische uitwisseling van berichten mogelijk maken of anderzijds toelaten dat bestuurshandelingen in elektronische vorm gebeuren, ook als de toepasselijke regelgeving enkel voorziet in analoge procedures.

De equivalentieregels in het Bestuursdecreet hebben betrekking op:

• Uitwisseling van berichten (al dan niet via de eBox);
• Aangetekende zending;
• Opmaken en ondertekenen van documenten;
• Vervangen van (analoge) documenten door een elektronische kopie (zogenaamde substitutie).

De equivalentieregels laten toe dat overheden in Vlaanderen evolueren naar moderne, digitale overheden zonder dat de toepasselijke regelgeving hiervoor moet worden aangepast.

In de nota ‘Aanbevelingen & good practices: Informatieverstrekking bij digitale dienstverlening en toepassing van equivalentie(PDF bestand opent in nieuw venster)’ vind je meer uitleg over het gebruik van de equivalentieregels.

Overheidsinstantie kunnen dit als hulpmiddel gebruiken om te voldoen aan de voorwaarden van de equivalentiebepalingen.

Gebruik van de eBox

Sinds 2019 is de federale eBox beschikbaar. Via deze “digitale brievenbus” heeft elke burger of onderneming op een eenvoudige en veilige manier toegang tot officiële documenten van de overheid. De eBox wordt gebruikt door zowel de federale als Vlaamse en lokale overheden om documenten te verzenden.

Om de rechtszekerheid bij gebruik van de federale eBox door Vlaamse overheidsinstanties te verhogen, is er in 2021 een nieuw artikel II.23/1 (opent in nieuw venster)toegevoegd in het Bestuursdecreet. Dit artikel expliceert dat een Vlaamse of lokale overheidsinstantie er voor kan kiezen om via de eBox te communiceren met de burger of een onderneming. De uitwisseling van berichten via de eBox, mits voldaan aan de voorwaarden van de equivalentiebepalingen, brengt dezelfde rechtsgevolgen tot stand als de uitwisseling via wettelijk voorziene weg en voldoet tevens aan een vereiste voor gebruik van aangetekende post.

In de nota ‘Richtlijnen Digitaalvriendelijke regelgeving’(PDF bestand opent in nieuw venster) vind je informatie terug over de eBox en de toepassing van artikel II.23/1 van het Bestuursdecreet.

Wanneer men nieuwe regelgeving wil schrijven of bestaande regelgeving wil aanpassen na de inwerkingtreding van het Bestuursdecreet, dan dient men zich om te beginnen de vraag te stellen of men de nieuwe regelgeving op een digitaalvriendelijke (of zelfs technologieneutraal) wil schrijven.

Indien men de mogelijkheid van digitalisering wil uitsluiten in de nieuwe regelgeving, dan wordt sterk aangeraden om expliciet in het ontwerp van regelgeving op te nemen dat er afgeweken wordt van de equivalentiebepalingen van het Bestuursdecreet. De reden hiertoe wordt best in de memorie van toelichting of in de nota voor de Vlaamse Regering opgenomen.

Als men wel digitaalvriendelijk wil zijn, dan wordt aangeraden om de modelbepalingen van de nota onderaan gebruiken. Een aantal modelbepalingen zijn opgesteld om Vlaamse en lokale overheden richtlijnen te bieden ter ondersteuning van hun regelgevingsopmaak. Ze bestaan uit modelformuleringen en omschrijvingen voor concepten, processen en vereisten die frequent voorkomen in regelgevende teksten. Deze modelbepalingen hebben betrekking op gangbare bestuurshandelingen (kennisgeving, bekendmaking, authenticatie, aangetekende zending, …) en zijn terug te vinden in de onderstaande nota.

Let wel: Het Bestuursdecreet schept ook voor nieuwe regelgeving een kader, maar niet alle hierboven vermelde artikelen (nl. artikel II.22 (opent in nieuw venster)t.e.m. II.25(opent in nieuw venster)) hebben dezelfde draagwijdte. Voor het schrijven van nieuwe regelgeving wordt daarom sterk aangeraden de nota met modelbepalingen voor digitaalvriendelijke regelgeving te gebruiken. Ook de relatie tussen regelgeving voor de inwerkingtreding van het Bestuursdecreet en erna wordt in deze nota scherp gesteld.