Dossier en terugbetaling van Vlaams opleidingsverlof opvolgen
Hebt u als werkgever een terugbetaling voor Vlaams opleidingsverlof aangevraagd? Via het WSE-loket kunt u de status van uw dossiers, de berekening van uw terugbetalingen en de uitgevoerde betalingen opvolgen.
Op deze pagina leest u wanneer een dossier in aanmerking komt voor betaling en hoe u de betalingsgegevens kunt raadplegen.
Wanneer uw dossier wordt betaald
Een dossier kan pas worden betaald wanneer alle nodige gegevens beschikbaar zijn.
Dat betekent dat:
- de opleidingsverstrekker de vereiste registratiegegevens heeft bezorgd;
- de nodige gegevens over aanwezigheid of deelname aan de eindbeoordeling beschikbaar zijn;
- de opgenomen uren Vlaams opleidingsverlof correct geregistreerd zijn via de DmfA-aangifte.
Zorg ervoor dat de opgenomen uren Vlaams opleidingsverlof correct worden aangegeven in de DmfA. Zowel de juiste code als de bijhorende inlichtingenzone moeten correct ingevuld zijn.
De verwerking van een dossier is afhankelijk van verschillende gegevensstromen. Daardoor gebeurt een betaling doorgaans enkele maanden na afloop van de opleiding.
Uw dossier opvolgen
Via het WSE-loket kunt u een dossieroverzicht in CSV-formaat raadplegen. Ga naar Berekeningen om een overzicht te downloaden van alle dossiers waarvoor u een aanvraag hebt ingediend. Per dossier ziet u onder meer:
- het dossiernummer;
- de status van het dossier;
- of het dossier al werd berekend;
- de reden van een eventuele weigering;
- de reden van een eventuele stopzetting.
Lees in de tabel wat de status van uw dossier betekent:
| Status | Uitleg over de status |
|---|---|
| Ingediend | Over dit dossier kan nog geen beslissing genomen worden. Mogelijke redenen:
|
| Geweigerd | Dit dossier geeft geen recht op VOV. Als u meent dat de weigering onterecht is, kunt u binnen de maand na beslissing een document met bewijs opladen in uw dossier in het WSE-loket. De aanvraag wordt dan door een dossierbehandelaar onderzocht. |
| Goedgekeurd | Dit dossier werd goedgekeurd. Een goedgekeurd dossier kan betaald worden zodra er een aanwezigheidsattest is opgeladen door de opleidingsverstrekker en het aantal opgenomen uren VOV in aangegeven in de DmfA. |
| Deels uitbetaald | Voor dit dossier gebeurde er één of meer betalingen. Het dossier werd (deels) betaald, maar correcties zijn in deze status nog mogelijk. Voor een dossier in ‘deels betaald’ kan nog bijbetaald worden. De werkgever kan correcties doen aan het aantal opgenomen VOV-uren in de DmfA-aangifte en de opleidingsverstrekker kan correcties doen in de aanwezigheidsattesten. Het dossier blijft in ‘Deels betaald’ staan tot aan de schooljaarafrekening. Dat is de laatste betaling. Na de schooljaarafrekening gaat het dossier naar ‘uitgevoerd’. |
| Uitgevoerd | Er werd een schooljaarafrekening gemaakt. Dit dossier is volledig betaald en afgerond. Alle betalingen of eventuele vorderingen zijn gebeurd. |
| Onontvankelijk | Dit dossier voldoet niet aan de indieningsvoorwaarden. |
| Stopgezet | Dit dossier werd stopgezet na goedkeuring. Als er een onterechte betaling gebeurde voor dit dossier, ontvangt de werkgever hiervoor een vordering. |
Hebt u vragen over een bepaald dossier? Vermeld dan steeds het dossiernummer wanneer u contact opneemt met de dienst Vlaams opleidingsverlof via vlaamsopleidingsverlof@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).
Is een dossier geweigerd?
U kunt de reden van weigering op twee manieren raadplegen in het WSE-loket.
Via de ingediende aanvragen
- Ga naar Mijn lopende dossiers.
- Kies Ingediende aanvragen.
- Selecteer Vlaams opleidingsverlof.
- Open het zoekscherm via Filteren.
- Raadpleeg de dossierstatus en de reden van weigering.
Via het dossieroverzicht
- Ga naar Berekeningen.
- Download het dossieroverzicht in CSV-formaat.
- Raadpleeg de kolommen met de dossierstatus en de reden van weigering.
Uw terugbetaling opvolgen
Via de tab Berekeningen van het WSE-loket kunt u ook een betaaloverzicht downloaden. Dat overzicht bevat onder meer:
- de naam van de werknemer;
- het aantal geregistreerde uren;
- het aantal opgenomen uren Vlaams opleidingsverlof;
- het persoonlijk maximum van de werknemer;
- het aantal gevalideerde uren;
- het uitbetaalde bedrag.
De terugbetaling wordt berekend op basis van het aantal gevalideerde uren Vlaams opleidingsverlof en het forfaitaire bedrag dat voor het betrokken schooljaar van toepassing is.
Voor schooljaar 2026-2027 bedraagt dat 24,50 euro per uur. Voor schooljaar 2025-2026 bedroeg dat 14,91 euro per uur.
Berekeningsnota's raadplegen
In het WSE-loket kunt u de berekeningsnota’s van uw betalingen raadplegen. Ga naar Berekeningen en kies de maatregel Vlaams opleidingsverlof.
De berekeningsnota’s geven uitleg over de manier waarop uw terugbetaling werd berekend. Er zijn drie soorten berekeningsnota’s.
Betalingen per schooljaar
Via het WSE-loket kunt u ook nagaan welke betalingen en afrekeningen reeds werden uitgevoerd voor een bepaald schooljaar.
Voor elk schooljaar kunt u onder meer raadplegen:
- uitgevoerde kwartaalafrekeningen;
- schooljaarafrekeningen;
- eventuele eindafrekeningen;
- terugvorderingen.
Hieronder vindt u de uitgevoerde betalingen en afrekeningen per schooljaar.