Als u een overeenkomst ondertekend hebt met een geregistreerde dienstverlener voor een opdracht of project, dan kunt u online een projectaanvraag indienen. Dit kan tot 14 kalenderdagen na de start van de prestaties (opleiding, project, cursus).
Om een projectaanvraag in te dienen in de kmo-portefeuille, moet u :
surfen naar de website van de kmo-portefeuille(opent in nieuw venster) en op de roze knop 'aanvragen' klikken
aanmelden als persoon (niet als natuurlijk persoon maar op het aanmeldscherm kiest u voor de keuze ondernemer) en de juiste onderneming selecteren (linksboven verschijnt dan uw naam, gevolgd door uw onderneming tussen haakjes)
Opmerking: bij een eerste gebruik moet u aanmelden en de juiste rechten krijgen om aanvragen te beheren in de kmo-portefeuille
de grootte van uw onderneming bevestigen (kleine - middelgrote - grote)
- klik op het scherm met "mijn dossier" en "ondernemingsfoto" op "kmo portefeuille"
- maakt u voor het eerst gebruik van de kmo-portefeuille: vul de ontbrekende bedrijfsgegevens aan (SEPA, omzet...)
- in het scherm ziet u een knop "nieuwe aanvraag" en kunt u ook de historiek van uw subsidies bekijken
U kunt volgende demo(opent in nieuw venster) volgen om een aanvraag opleiding of advies in te dienen.
- Stap 1
Vul de NACE(BEL)-code in voor de hoofdactiviteit van uw onderneming
Dit is de code van de hoofdactiviteit van uw onderneming (activiteit die de grootste omzet genereert).
- De NACE-code bestaat uit 5 cijfers.
- U kunt de NACE-codes van uw onderneming vinden in de KBO public search(opent in nieuw venster).. Is deze lijst onvolledig, dan kunt u dit wijzigen in My Enterprise(opent in nieuw venster).
- Stap 2
Vul uw projectgegevens in
- Kies het type dienstverlening: opleiding of advies
- Vul de naam van de opleiding of het advies in
- Vul de soort van de opleiding in. U hebt de keuze uit:
- klassikaal (extern)
- afstandsleren (online)
- interne opleidingen
- Selecteer een van de onderstaande thema’s waarin de opleiding of het advies thuishoort. Elk van deze thema’s is onderverdeeld in een aantal subthema’s. Ga eerst na in de overeenkomst met de dienstverlener onder welk thema (subthema) de opleiding of het advies valt:
- Bedrijfsstrategie: het bepalen van de koers en structuur van een onderneming om haar strategische bedrijfsdoelstellingen te bereiken;
- Beroepsspecifieke competenties: de theoretische of praktische kennis en vaardigheden die in een bepaald vaktechnisch gebied nodig zijn om de kerntaken van een functie of beroep uit te oefenen;
- Digitalisering: het gebruik van digitale technologieën, innovaties en data die leiden tot nieuwe activiteiten of wijzigingen in bestaande activiteiten op het vlak van hardware, software, onlinetoepassingen en cybersecurity;
- Duurzaamheid: een economisch systeem dat leidt tot een efficiënter gebruik van grondstoffen, onderdelen en producten met respect voor milieu en maatschappij;
- Financiële geletterdheid: financiële en boekhoudkundige kennis die nodig is om een onderneming succesvol te beheren;
- Innovatie: het invoeren van nieuwe technieken of inzichten als antwoord op een specifieke technologische kennisvraag over een product, proces of dienst;
- Internationalisering: het beleid om het internationaal ondernemen van Vlaamse ondernemingen te stimuleren, te ondersteunen en te bevorderen;
- Personeelsmanagement: het personeelsbeleid van een onderneming om een doelmatige en functionerende arbeidsorganisatie te verwezenlijken, gericht op de algemene werking van een kmo, en met betrekking tot minstens één van deze topics:
- arbeidsorganisatie en bedrijfsprocessen;
- competentiebeleid;
- diversiteit- en non-discriminatiebeleid;
- evaluatie- en functioneringsbeleid;
- personeelsplanning;
- sociale wetgeving.
- Bij een opleiding: geef het aantal deelnemers aan de opleiding op. U vermeldt ook de voornaam en naam van de deelnemers die de opleiding zullen volgen. Deze namen moeten niet vermeld worden op de factuur van de dienstverlener. U kunt later de namen nog nakijken door bij de historiek van uw projecten op het project in kwestie te klikken en vervolgens ‘Toon projectfiche’ aan te klikken.
- Vul het aantal uren dat de opleiding of advies in beslag zal nemen in. Voorbeeld: de opleiding duurt 8 uur en u volgt deze opleiding met 2 deelnemers, dan blijft de duur van de opleiding 8 uur.
- Vul de datum van de inschrijving/overeenkomst met de dienstverlener in (een aanvraag mag pas ingediend worden indien er een inschrijving/overeenkomst is).
- Vink aan of de opleiding of adviesprestaties gestart zijn voor de aangegeven datum (hiermee wordt gecontroleerd of de aanvraag gebeurd binnen de 14 kalenderdagen).
- Vink aan of de opleiding of adviesprestatries bijdragen tot het huidig of toekomstig bedrijfsfunctioneren (dit is een voorwaarde om subsidie te krijgen).
- Geef de kost van de inschrijving en de toegestane kosten exclusief de niet-toegestane kosten en de BTW in
- Het projectbedrag binnen de kmo-portefeuille wordt zichtbaar.
- Op basis van deze bedragen berekent de applicatie onmiddellijk hoeveel uw eigen bijdrage en de subsidie van de Vlaamse overheid bedraagt.
- Stap 3
Selecteer de geregistreerde dienstverlener waar u mee samenwerkt
De dienstverlener is een adviesinstantie, opleidingsverstrekker, ...
- U kunt onmiddellijk het registratienummer van de dienstverlener invullen of op naam zoeken
- Zoekt u op naam, dan krijgt u een aantal zoekresultaten
- Via de knop 'selecteer' kiest u de juiste dienstverlener
- Stap 4
Bevestiging en verklaring op eer
U krijgt een overzicht van de ingevulde gegevens, controleer het overzicht en ga eventueel een aantal stappen terug om correcties aan te brengen.
U ziet volgende samenvatting:
- naam project
- aanvraagdatum
- dienstverlener
- registratienummer
- projectbedrag
- bijdrage onderneming
- bijdrage Vlaamse overheid (subsidie)
Tot slot vinkt u de verklaring op eer aan.
- Stap 5
Stortingsgegevens
De aanvraag wordt automatisch goedgekeurd, u krijgt het projectnummer en alle stortingsgegevens die u nodig heeft om uw eigen bijdrage te storten:
- uiterste stortingsdatum
- begunstigde (Sodexo, de instelling die de portefeuille beheert)
- N.V. Sodexo Pass Belgium
- Adres: Charles Lemairestraat 1, 1160 Brussel
- Belgisch rekeningnummer: 733-0337970-52
- IBAN: BE64 7330 3379 7052
- BIC: KREDBEBB
- het te storten bedrag
- gestructureerde mededeling (noodzakelijk om de koppeling tussen project en storting te kunnen doen, anders wordt de storting geweigerd!).
- Stap 6
Overzicht volgende stappen
U krijgt een lijst met de volgende stappen die het project moet doorlopen:
- storting
- subsidie
- betaling
U kunt in het overzicht van uw portefeuille de details van het project opvragen en stortingen en betalingen uitvoeren.