Schat in wat je opdracht zal kosten. Soms moet je pas een minicompetitie volgen vanaf een bepaalde geraamde waarde. Blijf je onder die waarde? Dan zal je een andere bestelprocedure kunnen volgen.

Hou hierbij rekening met de regels die worden opgelegd op het niveau van de raamovereenkomst. Denk bij het opstellen zeker aan:

• de opmaak van de gunningscriteria en beoordelingselementen;

• of het nuttig is om een informatiesessie te organiseren;

• of deelnemers vragen mogen stellen en tot wanneer ze vragen mogen stellen.

Zo beperk je de doorlooptijd van de minicompetitie best tot een minimum van een drie en maximum van vijf weken. Zonder goede planning die vooraf wordt opgemaakt, is dit moeilijk realiseerbaar.

Leg hier vast wie welke aspecten van de besteloffertes zal beoordelen en wanneer het beoordelingsteam zal samenkomen na de opening van de besteloffertes.

Je mag niet zomaar een bestelling plaatsen zonder interne goedkeuring. Zorg ervoor dat een volgens jouw delegatiebesluiten bevoegd iemand het voorwerp van de opdracht, de keuze van de bestelling en de opmaak van het opdrachtdocumenten goedkeurt.

Gun de deelnemers voldoende tijd om een goede bestelofferte op te maken. Voor grote opdrachten en in vakantieperiodes voorzie je best meer tijd. Standaard raden we aan de deelnemers 3 tot 5 weken te geven.

Verstuur het opdrachtdocument naar de opgegeven contactpersonen van alle deelnemers met wie de raamovereenkomst gesloten werd.

Alle deelnemers aan wie de raamovereenkomst gegund werd, kunnen deelnemen aan de minicompetitie. Ze moeten echter geen bestelofferte indienen.

De besteloffertes van alle deelnemers mogen pas na het uiterste indieningstijdstip op hetzelfde moment worden geopend.

Ontvang je een bestelofferte, bevestig dan via mail voor ontvangst maar open ze nog niet.

Controleer of de deelnemers een bestelofferte hebben ingediend die voldoet aan je verwachtingen en die een correcte prijszetting heeft.

Onderhandelen is enkel mogelijk wanneer de raamovereenkomst met een onderhandelingsprocedure werd geplaatst (vb: MPMO, VOPMB, OPZB, CD, IP, ...), maar je bent hier niet toe verplicht. Bekijk de bestelinfo voor meer info.

Gebruik hiervoor het model van gunningsverslag dat je kan terugvinden in de bestelinfo. Motiveer in het gunningsverslag duidelijk waarom je een bepaalde score toekent. Volg hierbij je eigen beoordelingsmethodiek.

Voldoet geen van de besteloffertes? Dan kan je een gemotiveerde beslissing tot niet-plaatsing opmaken.

De ondertekening kan zowel digitaal (DTP – digitaal tekenplatform – of PDF) of op papier gebeuren. Het gunningsverslag is een bijlage bij deze gunningsbeslissing en bevat de motivering voor de beslissing.