Een raamovereenkomst kan je best omschrijven als een overeenkomst tussen één of meer aanbestedende overheden en één of meer opdrachtnemers met als doel om gedurende een bepaalde periode de voorwaarden (oa. prijs) over te plaatsen opdrachten vast te leggen.
Raamovereenkomsten kunnen zowel voor werken, leveringen als diensten gesloten worden.

Het Facilitair Bedrijf sluit raamovereenkomsten als aankoopcentrale, waarbij in het bestek bepaald wordt wie van de overeenkomst kan afnemen (toepassingsgebied). Dit verschilt per opdracht.

Zowel producten als gespecialiseerde vormen van dienstverlening kunnen via een raamovereenkomst afgenomen worden. Een raamovereenkomst houdt dus in dat een zekere vorm van standaardisatie mogelijk is op vlak van proces en realisatie, wat op zijn beurt dus betekent dat een raamovereenkomst niet toepasbaar is voor elke behoefte.

Binnen de context van een raamovereenkomst kunnen prestaties op maat gedefinieerd worden, maar deze mogen slechts uitzonderlijk voorkomen.
Uit ervaring kan Het Facilitair Bedrijf stellen dat voor elk hernieuwde raamovereenkomst getracht wordt om minstens de scope van de vorige raamovereenkomst omvat, en dus eigenlijk een verbetering van zijn voorganger is, vaak met verhoogde vermoedelijke hoeveelheden.

Een raamovereenkomst is een open constructie voor de deelnemende overheden: men is niet verplicht om vanaf de eerste dag na sluiting over te gaan tot bestellingen. Door de generieke aard en door de lange duur is het mogelijk om lopende overeenkomsten uit te doen zonder risico op verbrekingsvergoeding.
Het is evenmin een exclusieve overeenkomst: je behoudt steeds het recht om aparte overheidsopdrachten te organiseren.

Een raamovereenkomst ontslaat de gebruiker dus niet van de noodzaak om een studie uit te voeren. De gebruiker dient evenwel geen tijd meer te spenderen aan de volledige administratieve afhandeling van een overheidsopdracht.

Als je van een raamovereenkomst wenst af te nemen, is het belangrijk om eerst te onderzoeken of je entiteit opgenomen is in het toepassingsgebied. Dit wordt in het begin van het bestek vermeld.
Als je tot het toepassingsgebied behoort, kan je afnemen van het contract. In de meeste gevallen kan je rechtstreeks contact opnemen met de opdrachtnemer. Dit wordt vermeld bij elke overeenkomst.

Voor sommige raamovereenkomsten zijn er meerdere deelnemers (=opdrachtnemers).

De uitvoering van de opdracht is, per overeenkomst, gekoppeld aan bepaalde uitvoeringstermijnen. Soms liggen deze termijnen vast, soms staat vermeld dat voor elke deelopdracht een aparte uitvoeringstermijn wordt bepaald.

Zoals hierboven reeds vermeld, wordt voor elke raamovereenkomst een toepassingsgebied bepaald. Hiervoor wordt een richtinggevend beslissingskader gehanteerd waarbij juridische, opportuniteits- en praktische overwegingen worden gemaakt.

Overzicht van alle raamovereenkomsten van Het Facilitair Bedrijf. Na inloggen zie je de fiches van de overeenkomsten waarvan je kan afnemen.

Om te kunnen inloggen moet je beschikken over de juiste rechten in het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid. Hiervoor kan je terecht bij je lokale beheerder.