Onthaal en vergaderdiensten
De dienst onthaal- en vergaderdiensten zorgt in de grote kantoorgebouwen van de Vlaamse overheid voor een warme en professionele ontvangst. We helpen bezoekers snel op weg, beantwoorden praktische vragen en ondersteunen bij het gebruik van de vergaderfaciliteiten. Zo creëren we een vlotte, aangename en goed georganiseerde ervaring voor iedereen. Daarbij bieden we verschillende vormen van ondersteuning aan, afgestemd op de noden van bezoekers en entiteiten.
Centraal onthaal als eerste aanspreekpunt
Het centraal onthaal in de publieke zones is het fysieke en zichtbare aanspreekpunt voor iedereen die het gebouw binnenkomt. Bezoekers worden er vriendelijk ontvangen, aangemeld en geïnformeerd, en indien nodig doorverwezen naar de juiste entiteit of locatie. We helpen hen verder tot de entiteit het onthaal overneemt of de bezoeker komt ophalen. Daarbij staan we in voor de registratie van externe bezoekers en beantwoorden we alle praktische vragen.
Ondersteuning bij vergaderfaciliteiten
Naast het onthaal bieden we uitgebreide ondersteuning bij gebruik van vergaderruimtes. We begeleiden gebruikers bij het boeken en gebruiken van vergaderzalen en zorgen voor aangename wachtruimtes met voorzieningen zoals koffie en wifi. Daarnaast helpen we bij het gebruik van audiovisuele apparatuur en voorzien we cateringopties voor vergaderingen of evenementen, zoals beschreven in de cateringbrochure. Ook bij last‑minute wijzigingen of specifieke verzoeken staan we flexibel klaar om mee te zoeken naar een oplossing. Meer informatie: Vergaderzalen en auditoria.
Hospitality als fundament
Hospitality als gedeelde cultuur
Hospitality is de rode draad doorheen onze facilitaire dienstverlening. Het is geen aparte dienst, maar een gedeelde cultuur die voelbaar is in alles wat we doen: van het onthaal en de vergaderfaciliteiten tot de andere facilitaire diensten in het gebouw. We streven ernaar om iedereen een prettige ervaring te geven die een positieve indruk nalaat. Dat doen we door zichtbaar en aanspreekbaar aanwezig te zijn, flexibel en oplossingsgericht te handelen en een herkenbare, uniforme dienstverlening aan te bieden.
Een warme en professionele benadering
Met een warme, klantgerichte houding, oog voor detail en aandacht voor de omgeving zorgen we ervoor dat iedereen zich welkom, comfortabel en ondersteund voelt. Dankzij de facilities hub is het lokale team zichtbaar en makkelijk bereikbaar, wat bijdraagt aan een vlotte samenwerking en een aangename werkomgeving. Onze collega’s zijn herkenbaar aan hun uniform en vormen zo een vanzelfsprekend aanspreekpunt en vertegenwoordiger van Het Facilitair Bedrijf.
Persoonlijke service en zorg voor de omgeving
We hechten veel belang aan persoonlijke service, bijvoorbeeld via intakegesprekken voor wie een evenement wil organiseren en gebruik wil maken van de aanwezige faciliteiten. Ook een verzorgde en nette omgeving draagt bij aan een goede ervaring: van een onberispelijke inkom en ordelijke schoonmaakkar tot een aantrekkelijk en goed gevuld koffiebar‑aanbod en een toegankelijke, verzorgde onthaalbalie.