Het zaaltarief omvat enkel de huur van de zaal. Dit is exclusief catering, eventuele extra kosten voor bewaking, ….

Het Facilitair Bedrijf heeft het recht om te oordelen of de aangevraagde activiteit in overeenstemming is met geldende afspraken omtrent het gebruik van de zalen.

Zalen
Het Facilitair Bedrijf stelt vergaderzalen ter beschikking voor medewerkers van de Vlaamse overheid en toegelaten externen. Het Facilitair Bedrijf kan een reservatie aanpassen als ze de normale werking verstoort. In uitzonderlijke situaties (zoals overmacht) kan Het Facilitair Bedrijf een reservatie ook annuleren. De organisator zal hiervan zo snel mogelijk op de hoogte worden gebracht.

Infrastructuur
Het Facilitair Bedrijf stelt vergaderzalen ter beschikking met meubilair, audiovisueel- en cateringmateriaal. In Facilipunt zie je per zaal welke opstelling en apparatuur beschikbaar is. Gebruik de zaal zoals ze is ingericht. Wil je de opstelling wijzigen of eigen materiaal gebruiken, bespreek dat dan vooraf met het lokaal team.

Na de vergadering laat je de zaal achter zoals je die hebt gevonden. Ruim je tassen en glazen af en gooi afval in het afvaleiland. Het Facilitair Bedrijf ruimt niet op en poetst niet na elke vergadering, tenzij dat vooraf is afgesproken met het lokaal team

Reserveren en annuleren
Je reservatie is pas geldig wanneer ze in het zaalreservatiesysteem staat. Je kan tot 1 jaar en 3 maanden vooraf reserveren via het zaalreservatiesysteem of via mail naar Facilipunt.

Bevestig bij aankomst je zaal op de roomie, als die aanwezig is. Is je vergadering vroeger afgelopen? Geef de zaal dan opnieuw vrij via de roomie.

We volgen het gebruik van de zalen op (zoals reservaties, annulaties en bezetting. Op basis daarvan kan Het Facilitair Bedrijf reservaties en afspraken aanpassen.

De annuleringsvoorwaarden voor betalende gebruikers vind je onder de rubriek “Facturatie”.

Reserveer enkel de tijd die je nodig hebt, zodat de zalen voor iedereen beschikbaar blijven. Blijft een zaal langer dan 1 uur leeg na het startuur? Dan kan deze worden vrijgegeven voor andere gebruikers.

Facturatie
Je geeft je contact- en facturatiegegevens door om je reservatie te bevestigen. Je kan ook een zaal reserveren voor een activiteit samen met een externe organisatie. In dat geval kan de externe partner (een deel van) de cateringkosten betalen.

Annuleringsvoorwaarden

• Annuleer je minstens 1 maand vooraf? Dan is dat kosteloos.
• Annuleer je minder dan 1 maand vooraf? Dan betaal je 50% van de zaalhuur.
• Annuleer je minder dan 5 werkdagen vooraf? Dan betaal je 100% van de zaalhuur.

Extra diensten door Het Facilitair Bedrijf
Wil je afwijken van de standaardopstelling of extra diensten aanvragen (zoals extra meubilair, audiovisueel materiaal of catering)? Meld dat dan uiterlijk 1 maand vooraf via mail.

Het Facilitair Bedrijf bekijkt samen met jou of de gevraagde aanpassingen mogelijk zijn. Indien nodig plannen we een overleg en maken we duidelijke afspraken. Die afspraken maken deel uit van je reservatie.

Goederen en diensten geleverd door externe leverancier(s)
Gebruik je externe diensten (zoals techniek, catering of andere ondersteuning)? Bezorg dan uiterlijk 1 maand vooraf een overzicht aan het Facilitair Bedrijf. Vermeld daarbij welk materiaal, personeel en welke praktische of technische vereisten nodig zijn.

Afspraken met de leverancier regel je zelf. Betalingen gebeuren rechtstreeks tussen jou en de leverancier. Werk je met een externe cateraar? Stem dit vooraf af met het lokale team. Zij bezorgen je de toepasselijke richtlijnen en voorwaarden.

Praktische afspraken

• Je spreekt met het Facilitair Bedrijf af wanneer je opbouwt en afbouwt.
• Laat de lokalen achter in goede staat.
• Leveringen gebeuren via de loskade, tenzij je iets anders afspreekt met het lokaal team. Na het uitladen verplaats je voertuigen meteen.
• Iedereen die betrokken is bij je activiteit (zoals leveranciers en genodigden) moet zich kunnen identificeren voor Het Facilitair Bedrijf.
• Wil je iets plaatsen in de zaal (zoals vlaggen, panelen of standen)? Vraag dan vooraf toestemming aan het Facilitair Bedrijf.
• Gebruik je muziek waarvoor een vergoeding aan Unisono nodig is? Dan betaal je die zelf.

Heb je een praktisch probleem dat hier niet vermeld staat? Verwittig dan het Facilitair Bedrijf.

Veiligheid

Volg altijd de veiligheidsvoorschriften. Respecteer de maximumcapaciteit van de zaal en zorg ervoor dat uitgangen en nooduitgangen vrij blijven. Je bent verantwoordelijk voor de veiligheid van je genodigden en voor het correct gebruik van de zaal. Bij een evacuatie ben je als organisator verantwoordelijk voor de deelnemers van je vergadering of evenement en volg je steeds de instructies van Het Facilitair Bedrijf op.

Vuur gebruiken is niet toegestaan en materiaal dat niet aan de veiligheidsvoorschriften voldoet, kan geweigerd worden. Het Facilitair Bedrijf neemt de eindbeslissing over veiligheidsmaatregelen.

Schade
Je mag niets bevestigen of aanbrengen op ramen, deuren, muren of vloeren (zoals nagelen, plakken of schilderen). Gebruik geen kleefmiddelen.

Stelt het Facilitair Bedrijf na je activiteit schade vast? Dan nemen we contact met je op om die samen te bekijken. Ben je niet aanwezig, dan bepalen we zelf de schade. Kosten voor herstelling, vervanging of extra schoonmaak worden aangerekend.

Je blijft zelf verantwoordelijk voor materiaal dat je in de zaal achterlaat, zowel vóór als na je activiteit.