Rechtsgeldig verzenden naar eBox

Ook als de regelgeving er nog niet op voorzien is, kan een Vlaamse of lokale overheidsinstantie er voor kiezen om via de eBox te communiceren met de burger of een onderneming. De uitwisseling van berichten via de eBox, mits voldaan aan de voorwaarden van de equivalentiebepalingen, brengt dezelfde rechtsgevolgen tot stand als de uitwisseling via wettelijk voorziene weg en voldoet tevens aan een vereiste voor gebruik van aangetekende post. Op deze pagina(opent in nieuw venster) vindt u daarover meer toelichting.

Zorg ervoor dat de bestemmelingen op uw website geïnformeerd worden over de te volgen procedures en de rechtsgevolgen die de elektronische verzending van documenten naar de eBox heeft.

Toegelaten volumes voor papieren verzendingen

Indien er meer dan 20.000 papieren verzendingen per dag zullen gebeuren, dient dit min. 5 dagen op voorhand aangekondigd worden aan de operationele contactpersonen bij IPEX die binnen de 24 uur de planning bevestigen: Miranda Simons (msimons@ipexgroup.com(opent in uw e-mail applicatie)) – back up: customersservices@ipexgroup.com(opent in uw e-mail applicatie) / 02/641.12.06. Graag ook MAGDA inlichten bij grote verzendingen: helpdesk.magda@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).

In geval van grote volumes is een gespreide aflevering bespreekbaar: dit houdt in dat u alles in 1 keer verzendt, maar dat IPEX (de achterliggende partner voor het versturen van documenten via papier) dit kan verwerken over meerdere dagen.

Wil u meer weten over de mogelijkheden van de Documentendienst? Over de keuze tussen het gebruik via MAGDA Online of via een softwarekoppeling? Of is de aansluitingsprocedure nog niet helemaal duidelijk? Dan kunt u zich inschrijven voor een introductiesessie(opent in nieuw venster), of ons contacteren(opent in nieuw venster) voor een individueel introductiegesprek in.

Dat is echter zeker geen verplichting. Indien u reeds de nodige informatie hebt, dan kunt u zonder introductiegesprek meteen een aansluitingsaanvraag indienen.

Bepaal of u wenst aan te sluiten via MAGDA Online, via een softwarekoppeling of allebei (zie helemaal bovenaan deze pagina). Voor een aansluiting via een softwarekoppeling is het belangrijk dat u eerst de nodige afspraken maakt met een softwareleverancier. Pas nadat u een overeenkomst hebt bereikt met een softwareleverancier over het gebruik van de Documentendienst via hun software, kunt u een aansluitingsaanvraag indienen.

Gaat het om een aansluitingsaanvraag van een lokaal bestuur? Hou er dan rekening mee dat elke aparte juridische entiteit die de Documentendienst wenst te gebruiken (gemeente, OCMW, autonoom gemeentebedrijf) een aparte aansluitingsaanvraag dient in te dienen.

Deze stap is enkel van toepassing indien u papieren verzendingen wenst te doen via de Documentendienst. Is dat niet het geval, dan kunt u doorgaan naar stap 3.

Om papieren verzendingen te kunnen doen, dient u een inkooporder voor de verzendingspartner IPEX mee te sturen. Wanneer het voorziene budget van het inkooporder bijna opgebruikt is, zal IPEX u contacteren om een nieuw inkooporder te vragen.

Het bedrag van het initiële inkooporder kunt u zelf kiezen. Hou hierbij rekening met het verwachte aantal papieren verzendingen. Wenst u in eerste instantie een beperkt aantal brieven te versturen als test, dan kan een inkooporder van 1000 EUR zinvol zijn. Plant u om meteen enkele honderden brieven aangetekend te versturen, dan zal een hoger bedrag noodzakelijk zijn als u wilt vermijden dat het voorziene budget meteen opgebruikt is.

IPEX nv
Landaslaan 5
1480 Sint-Renelde
BTW : BE 0429 119 090
BE94 0018 7638 8814

De verwerkersovereenkomst dient te worden aangevuld met de gegevens van uw organisatie en de naam van de persoon/personen die deze zullen ondertekenen. Gelieve deze overeenkomst echter nog niet te laten ondertekenen. Later tijdens het aansluitingsproces zult u deze overeenkomst te ondertekening ontvangen.

• Verwerkersovereenkomst(opent in nieuw venster) met Digitaal Vlaanderen voor het gebruik van de Documentendienst.

Nu u alle documenten hebt voorbereid en bij de hand hebt, kunt u het aanvraagformulier(opent in nieuw venster) invullen.

De overeenkomst (stap 3) en het inkooporder indien u papieren verzendingen wenst te doen (stap 2) dienen als bijlage opgeladen te worden bij het invullen van het formulier.

Daarnaast dienen ook twee logo’s te worden opgeladen:

• Voor gebruik van de eBox voor burgers (max. 3MB, jpeg of png).
• Voor gebruik bij papieren verzending (600x315px, jpeg of png).
  
  

Geef in de daartoe voorziene velden van het formulier duidelijk aan met welke softwareleverancier u samenwerkt én van welke software u exact gebruik zult maken. Bij de contactpersonen dient een contactpersoon van de softwareleverancier opgegeven te worden.

Het aansluitingsteam controleert uw aanvraag en de bijlagen op volledigheid. U wordt via e-mail op de hoogte gehouden. Mocht er nog iets ontbreken, dan verneemt u het van hen.

Indien u wenst te verzenden naar de eBox burger en/of de eBox onderneming, dient u een registratie bij respectievelijk de FOD BOSA en de RSZ uit te voeren. Ons aansluitingsteam bezorgt u hiervoor instructies.

Na ondertekening door Digitaal Vlaanderen zelf, zal het secretariaat van Digitaal Vlaanderen u de verwerkersovereenkomst ter ondertekening bezorgen via het in het aanvraagformulier opgegeven e-mailadres.

De aansluiting wordt opgezet in een testomgeving. Het aansluitingsteam bezorgt u richtlijnen voor het testen van de nieuwe aansluiting.

Wanneer de testen succesvol uitgevoerd zijn, wordt de aansluiting opgezet in de productieomgeving. Het aansluitingsteam zal u vragen om ook hier nog enkele testen uit te voeren. Wanneer ook die zijn gebeurd, kunt u echt aan de slag.

Hebt u bij het gebruik van de Documentendienst vragen, problemen of suggesties? Neem dan gerust contact op met onze service desk(opent in nieuw venster).