Aansluitingsprocedure Documentendienst
Op deze pagina vindt u terug wie kan aansluiten op de Documentendienst via MAGDA Online, wat de kostprijs is en welke stappen er doorlopen dienen te worden.
Wilt u (ook) aansluiten op andere domeinen binnen MAGDA Online? U vindt het aansluitingsproces hier.
Belangrijk: u kunt de Documentendienst gebruiken via MAGDA Online, via een koppeling (API) met een softwarepakket, of allebei.
Voor een aansluiting via MAGDA Online volgt u de procedure op deze pagina. Voor een aansluiting via een softwarepakket volgt u de stappen die u hier vindt.
Allebei de opties gebruiken kan zeker ook, maar dien dan bij voorkeur twee aparte aansluitingsaanvragen in. Het aansluitingsproces verloopt dan vlotter.
Voor wie?
Overheidsinstanties in Vlaanderen kunnen gebruik maken van de Documentendienst:
- Entiteiten van de Vlaamse overheid
- Lokale besturen
- OCMW’s
- Autonome gemeentebedrijven
- Intergemeentelijke samenwerkingsverbanden
- Sociale huisvestingsmaatschappijen
- Publieke nutsbedrijven
- Voorzieningen zoals ziekenhuizen, woonzorgcentra
Geen toegang:
- Commerciële bedrijven.
Kostprijs?
Om de MAGDA Documentendienst te gebruiken via MAGDA Online is er een eenmalige aansluitkost van 1000 EUR. Per aansluiting kunt u, indien gewenst, meerdere profielen laten opzetten. Een profiel betekent dat u kunt verzenden onder een verschillende naam (bijvoorbeeld “Dienst A” en “Dienst B”). Voor alle profielen wordt hetzelfde logo gebruikt. De verschillende profielen kunnen elkaars verzendingen niet zien in MAGDA Online. Alle gebruikers van een bepaald profiel kunnen het overzicht zien van alle verzendingen via dat profiel.
Wilt u aparte logo’s gebruiken voor bepaalde profielen, dan betaalt u 1000 EUR per bijkomende branding.
Indien u papieren verzendingen doet via de Documentendienst, dan wordt het verbruik gefactureerd. Voor verzendingen naar de eBox burger of de eBox onderneming zijn er geen kosten.
Een aansluiting is geldig voor een onbeperkt aantal gebruikers en een onbeperkt aantal verzendingen.
Adresverrijking
Bij papieren verzendingen naar burgers of ondernemingen, kunt u de adresgegevens automatisch laten invullen op basis van het INSZ- of KBO-nummer van de bestemmeling.
Wanneer u reeds aangesloten bent op het domein persoon binnen MAGDA Online, is deze optie voor INSZ-nummers automatisch beschikbaar. Bent u nog niet aangesloten op het domein persoon, maar wenst u toch gebruik te maken van adresverrijking voor natuurlijke personen, dan kunt u een aansluitingsaanvraag indienen voor het domein persoon.
Er is dan een aansluitkost van 1000 EUR voor het domein persoon, waarvoor een inkooporder dient te worden voorzien.
In de aansluitingsaanvraag vermeldt u als verwerkingsdoeleinde “Opzoeking van het rijksregisternummer voor het aanvullen van het adres bij het verzenden per post via de Documentendienst” en verwijst u naar uw juridische machtiging voor het opvragen van persoonsgegevens.
Als lokaal bestuur volstaat het te verwijzen naar volgende machtigingen en regelgeving:
- RR nr 13/2013 - Verbintenis tot instemming met eenmalige machtiging tot toegang bep gegevens vh Rijksregister zoals geformuleerd in de beraadslaging RR nr. 13/2013 van 13 februari 2013 van het Sectoraal comité van het Rijksregister
- RR036/2020 - ALGEMENE MACHTIGING
- KB 4 april 1988 http://www.ejustice.just.fgov.be/eli/besluit/1988/04/14/1988025127/justel
- KB 9 december 1987 http://www.ejustice.just.fgov.be/eli/besluit/1987/12/09/1987025415/justel
Voor ondernemingsnummers is de adresverrijking automatisch beschikbaar, zonder aansluitingsaanvraag.