Aansluitingsprocedure Documentendienst
Op deze pagina vindt u terug wie kan aansluiten op de Documentendienst via MAGDA Online, wat de kostprijs is en welke stappen er doorlopen dienen te worden.
Wilt u (ook) aansluiten op andere domeinen binnen MAGDA Online? U vindt het aansluitingsproces hier.
Belangrijk: u kunt de Documentendienst gebruiken via MAGDA Online, via een koppeling (API) met een softwarepakket, of allebei.
Voor een aansluiting via MAGDA Online volgt u de procedure op deze pagina. Voor een aansluiting via een softwarepakket volgt u de stappen die u hier vindt.
Allebei de opties gebruiken kan zeker ook, maar dien dan bij voorkeur twee aparte aansluitingsaanvragen in. Het aansluitingsproces verloopt dan vlotter.
Voor wie?
Overheidsinstanties in Vlaanderen kunnen gebruik maken van de Documentendienst:
- Entiteiten van de Vlaamse overheid
- Lokale besturen
- OCMW’s
- Autonome gemeentebedrijven
- Intergemeentelijke samenwerkingsverbanden
- Sociale huisvestingsmaatschappijen
- Publieke nutsbedrijven
- Voorzieningen zoals ziekenhuizen, woonzorgcentra
Geen toegang:
- Commerciële bedrijven.
Kostprijs?
Om de MAGDA Documentendienst te gebruiken via MAGDA Online is er een eenmalige aansluitkost van 1000 EUR. Hierop is geen BTW verschuldigd. Per aansluiting kunt u, indien gewenst, meerdere profielen laten opzetten (zie hieronder), zonder bijkomende kost. De verschillende profielen gebruiken dezelfde verzendersnaam en hetzelfde logo.
Wilt u aparte logo’s en een aparte verzendersnaam gebruiken voor bepaalde profielen, dan betaalt u eenmalig 1000 EUR per bijkomende branding.
Indien u papieren verzendingen doet via de Documentendienst, dan wordt het verbruik gefactureerd. Voor verzendingen naar de eBox burger of de eBox onderneming zijn er geen kosten.
Een aansluiting is geldig voor een onbeperkt aantal gebruikers en een onbeperkt aantal verzendingen.
Eén of meerdere profielen?
Indien gewenst, kunt u meerdere verzendprofielen laten opzetten. U kunt in uw aansluitingsaanvraag vermelden of één of meerdere profielen gewenst zijn, en in het laatste geval om welke profielen het gaat.
Het voordeel van het gebruik van meerdere profielen is dat de gebruikers van een profiel de verzendgeschiedenis en de verzonden documenten van de andere profielen niet kunnen zien. U bepaalt zelf welke medewerkers toegang krijgen tot welke profielen.
Adresgegevens laten ophalen
Bij papieren verzendingen naar burgers of ondernemingen, kunt u de adresgegevens automatisch laten invullen op basis van het INSZ- of KBO-nummer van de bestemmeling.
Voor ondernemingsgegevens is dit standaard beschikbaar. Voor persoonsgegevens ligt dat anders:
-Wanneer u reeds aangesloten bent op het domein persoon binnen MAGDA Online, kunt u deze optie aanvragen wanneer u een aansluiting op de MAGDA Documentendienst aanvraagt.
-Bent u nog niet aangesloten op het domein persoon binnen MAGDA Online, maar wenst u toch adresgegevens op te halen voor natuurlijke personen, dan kunt u een aansluitingsaanvraag indienen voor het domein persoon. Er is dan, naast de aansluitkost voor de Documentendienst, ook een aansluitkost van 1000 EUR voor het domein persoon.
In de aansluitingsaanvraag vermeldt u als verwerkingsdoeleinde “Opzoeking van het rijksregisternummer voor het aanvullen van het adres bij het verzenden per post via de Documentendienst” en verwijst u naar uw juridische machtiging voor het opvragen van persoonsgegevens.
Als lokaal bestuur volstaat het te verwijzen naar volgende machtigingen en regelgeving:
- RR nr 13/2013 - Verbintenis tot instemming met eenmalige machtiging tot toegang bep gegevens vh Rijksregister zoals geformuleerd in de beraadslaging RR nr. 13/2013 van 13 februari 2013 van het Sectoraal comité van het Rijksregister
- RR036/2020 - ALGEMENE MACHTIGING
- KB 4 april 1988 http://www.ejustice.just.fgov.be/eli/besluit/1988/04/14/1988025127/justel
- KB 9 december 1987 http://www.ejustice.just.fgov.be/eli/besluit/1987/12/09/1987025415/justel
Bent u geen lokaal bestuur, dan dient u te bekijken of u reeds gemachtigd bent tot het ophalen van persoonsgegevens voor dit doeleinde, en eventueel hiertoe een machtiging aanvragen. Onze medewerkers kunnen hierbij adviseren.