Wat zijn bestuursdocumenten?

De definitie van een bestuursdocument (opent in nieuw venster) is zeer ruim: "alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie". Dat betekent dat in principe alle informatie waarover de overheid beschikt, kan worden opgevraagd, ongeacht de informatiedrager (papier, digitaal, audiovisueel):

  • schriftelijke stukken (documenten, notulen van vergaderingen, omzendbrieven, contracten, vergunningen, e-mails, ...)
  • bestanden, databankuittreksels, statistieken, ...
  • foto's, geluids- en beeldopnamen
  • ...

Alle documenten die de overheid bezit, komen in aanmerking, dus niet alleen de documenten die tot een beslissing geleid hebben. Het moet niet noodzakelijk gaan om eigen documenten van de overheid, die de overheid zelf heeft opgemaakt of geproduceerd. Ook documenten die van derden (particulieren of andere overheden) afkomstig zijn, vallen hieronder.

Toepassingsgebied

In Vlaanderen geldt het recht van openbaarheid ten aanzien van alle Vlaamse 'overheidsinstanties'. De volgende instanties moeten het Vlaams decreet op openbaarheid van bestuur toepassen:

Vlaamse overheid

  • het Vlaams Parlement (opent in nieuw venster), zijn diensten en de instellingen die aan het Vlaams Parlement verbonden zijn
  • de autonome diensten die onder toezicht staan van het Vlaams Parlement
  • de Vlaamse Regering en de kabinetten van de leden van de Vlaamse Regering
  • de Vlaamse administratie (opent in nieuw venster)
  • de provinciegouverneurs en de arrondissementscommissarissen
  • de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie
  • de Vlaamse adviesorganen
  • de Vlaamse administratieve rechtscolleges.

Lokale overheden (opent in nieuw venster)

  • de gemeenten
  • de districten
  • de provincies
  • de openbare centra voor maatschappelijk welzijn (OCMW's)
  • de samenwerkingsvormen, vermeld in deel 3, titel 3 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur
  • de intergemeentelijke onderwijsvereniging, vermeld in het decreet van 28 november 2008 betreffende de intergemeentelijke onderwijsvereniging
  • de welzijnsverenigingen, vermeld in deel 3, titel 4, hoofdstuk 2 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur
  • de autonome verzorgingsinstellingen, vermeld in deel 3, titel 4, hoofdstuk 3 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur
  • de verzelfstandigde agentschappen die opgericht zijn door een provincie of een gemeente
  • de polders en de wateringen
  • de besturen van de erkende kerk- of geloofsgemeenschappen van de erkende erediensten.

Andere instanties

  • de instellingen met een publieke taak, wat hun publieke taak betreft
  • de milieu-instanties wat hun milieu-verantwoordelijkheden, -functies of –diensten betreft.

Openbaarheid bij de federale overheid (opent in nieuw venster) verloopt via een andere procedure. De federale instellingen vallen onder de federale wet op openbaarheid van bestuur.

Openbaarmaking van bestuursdocumenten

Iedereen kan bestuursdocumenten opvragen: natuurlijke personen, rechtspersonen, feitelijke verenigingen of groeperingen, bedrijven, … De nationaliteit of de woonplaats van de aanvrager speelt geen rol. Ook overheden kunnen documenten bij andere overheden opvragen.

U geeft zelf aan welke vorm van openbaarmaking u verkiest:

  • inzage in het document (gratis)
  • uitleg over het document (gratis)
  • een afschrift van het document (eventueel tegen betaling van een redelijke retributie).

De aanvraag moet betrekking hebben op bestaande documenten. U kunt de overheid dus bijvoorbeeld NIET vragen om:

  • gegevens te verzamelen uit dossiers en daaruit een nieuw document op te maken om de aanvraag te beantwoorden
  • de gevraagde informatie te verwerken of te analyseren
  • bijkomende uitleg op te schrijven
  • een samenvatting van een omvangrijk dossier te maken.

Toekomstige documenten kunnen evenmin opgevraagd worden. Als het document niet af is of onvolledig is, moet het niet worden vrijgegeven. Het is ook niet mogelijk om documenten op te vragen die fysiek vernietigd zijn conform de voorschriften van het archiefdecreet (opent in nieuw venster).

Beroep tegen weigering tot openbaarmaking

Het is mogelijk dat de behandeling van uw verzoek tot openbaarmaking niet naar wens verloopt:

  • de overheid weigert de gevraagde documenten openbaar te maken en u bent niet tevreden met de motivering van die weigering
  • de overheid maakt maar een gedeelte openbaar of bepaalde gedeelten in het document zijn onleesbaar gemaakt
  • u krijgt een positieve beslissing, maar die wordt niet uitgevoerd
  • u krijgt helemaal geen antwoord van de overheid.

In al die gevallen kunt u hoger beroep aantekenen bij de Beroepsinstantie inzake de Openbaarheid van Bestuur, per brief, fax of e-mail.

Alle beslissingen van de Beroepsinstantie sinds 2004 (opent in nieuw venster) zijn online raadpleegbaar, weliswaar mits weglating van de persoonsgegevens in de verschillende dossiers.

Regelgeving over openbaarheid

In het bestuursdecreet (opent in nieuw venster) werd één globale regeling uitgewerkt voor de passieve en de actieve openbaarheid van bestuur voor alle bestuursinstanties die binnen de bevoegdheid vallen van de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest, met dezelfde procedureregels voor alle bestuursniveaus.

Er is ook maar één beroepsinstantie die alle beroepen inzake openbaarheid van bestuur behandelt voor alle bestuursniveaus. De samenstelling en de werking ervan werd geregeld bij het Besluit van de Vlaamse Regering tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie (19 juli 2007) (opent in nieuw venster).