Lean Office Skills

Office medewerkers en teamleiders die hun vaardigheden & competenties willen versterken op het vlak van lean of vlot werken , samenwerken , proces analyse , continue verbeteren en zich algemeen verder willen ontwikkelen.

Verspillingen zijn in een administratieve omgeving moeilijker te herkennen en zijn vaak verscholen in gewoontes en ingebakken systemen. Onderzoek heeft uitgewezen dat in ondersteunde adminstratieve processen gemiddeld slechts 5 percent van alle activiteiten nuttig zijn voor de klant. Meer nog verspilling op de werkplaats veroorzaakt vermoeidheid, frustratie en burn-out.

Lean office medewerkers zijn hierop het antwoord ! Jij bent actief betrokken bij de adminstratieve werking en kan verspillingen aankaarten, elimineren en continu verder verbeteren. Hierdoor is in jouw office de job tevredenheid hoger en controleren de medewerkers de activiteiten, niet andersom. Jouw doel als lean office medewerker is om met je team maximaal aan de klantenverwachtingen te voldoen met een minimum aan middelen en inspanning. Anders gezegd om elke dag vlot en vrolijk te werken met appreciatie van je klant. Lean Office focust daarom op lean denken, communicatie en betrokkenhied van het lean office team. Vervolgens ga je op zoek naar verspillingen en problemen die het werk hinderen of moeilijk maken. De uitdaging is om al het werk te stroomlijnen en te vereenvoudigen. Deze verbeteringen worden met standaards en visualisatie onderbouwd zodat problemen en afwijkingen in de toekomst sneller duidelijker worden.

Deze training geeft een overzicht van de basis Lean principes, de vertaalslag en de implementatie aan de hand van een case in ondersteunende of adminstratieve processen. De deelnemer krijgt de kans zijn eigen werkomgeving vanuit lean principes te ontdekken. Systematisch worden er nieuwe inzichten aangeboden en in de praktijk ingezet. Mogelijke struikelblokken, valkuilen, alternatieve werkwijzen komen aan bod en worden onderdeel van de leerervaring.

Dag 1 : Lean Office

Hoe kan je als office medewerker vlot in flow werken met zo weinig mogelijk verspilling ?
• Introductie Lean Thinking of hoe vlot samenwerken
• Wat is Flow werken en de 8 soorten verspillingen
• Gemba observatie & oefening op verspillingen.
• Het leren zien van afwijkingen en problemen
• Kracht van standaards & Visual Management
• Creatief oplossingen zoeken en brainstorming
• Uitdagingen van implementatie van Lean office
• Tips & tricks

Dag 2 : Flow denken

Hoe kan je als lean medewerker in office elke dag opnieuw samen gericht verbeteren voor de klant ?
• Klant focus en doelstellingen
• Lean uitdaging voor je adminstratief process
• Vastleggen van de huidige werking & Swimming lanes
• Verspillingen en doorstroming in kaart brengen
• Change & team betrokkenheid
• Kristisch en lean denken
• Simulatie case

Dag 3 Kaizen

Als lean office medewerker leer je in team concrete problemen oplossen. Je analyseert de bestaande situatie, formuleert zelf verbeterstappen, ontwerpt een nieuwe werkwijze, test deze uit en past desgevallend opnieuw aan.
• Teamwerking
• Verbeteringen en nieuwe werking opzetten
• Opvolging en borging via teambord
• Verbeteringsinitiatieven
• Open punten en acties ter optimalisatie
• Prioriteit en afspraken vastleggen
• Simulatie case

Dag 4 : Continu verbeteren
• Klant focus
• SMART doelstellingen
• Teambord als verbetertool
• Opvolging en borging acties
• Borging van de aanpassing
o Nieuwe werkwijze borgen via standaardisatie
o Opleiding geven aan medewerkers voor de borging
o Communicatie aanpak en resultaat (A3)
• Feedback & escalatie
• Simulatie case