Strakke planning voor een succesvolle uitvoering
Volgens de huidige planning wordt later dit voorjaar de planning van de vaste bruggen gecommuniceerd. Daarin is duidelijk welke brug wanneer wordt aangepakt. Het proces vereist een strakke coördinatie tussen verschillende partijen, waarbij flexibiliteit en risicobeheer essentieel zijn. Wim Van Hout (Projectmanager bij Bruggenbouwer) en Gunther Vanden Bossche (Projectmanager bij BrugFabriek) geven inzichten in hoe de planning wordt bewaakt en welke uitdagingen daarbij komen kijken.
Hoe bewaken jullie de belangrijkste mijlpalen per project in de planning?
“De belangrijkste mijlpaal in het ontwerptraject is zonder twijfel het verkrijgen van een omgevingsvergunning”, zegt Wim van Hout. “Veel processen komen daarin samen, en een vergunning is een noodzakelijke stap om voldoende projecten te bundelen voor een competitieve financiering op de private markt.”
Gunther Vanden Bossche vult aan: “Het afsluiten van deze financiering is op zijn beurt bepalend voor de start van de werken op het terrein. Zonder vergunning geen financiering, en zonder financiering geen uitvoering.”
Daarom moet de uitvoeringsplanning per brug volledig vastliggen. “Dit tijdspad wordt contractueel verankerd”, legt Wim uit. “We hebben een overkoepelende programmaplanning waarin alle stappen tot aan de vergunning in detail zijn opgenomen. Die planning wordt continu gemonitord en op kwartaalbasis geactualiseerd.”
Welke partijen zijn betrokken bij de planning en hoe wordt de coördinatie tussen hen georganiseerd?
Vanden Bossche: “Ontwerpbureaus, wegbeheerders zoals de provinciale afdelingen van het Agentschap Wegen en Verkeer én steden en gemeenten, aannemers en het Vlaams Verkeerscentrum. Elke partij heeft een rol in het proces.” Heldere communicatie over de mijlpalen is dus cruciaal. Van Hout: “We moeten tijdig signalen oppikken die de voortgang beïnvloeden en die verwerken in de projecten. Dat vraagt flexibiliteit, maar zorgt er ook voor dat we bijsturen waar nodig.” Binnen de projectaanpak zijn er vaste overlegmomenten, vooral met partijen die direct betrokken zijn bij mobiliteit. “Voor andere stakeholders blijft het belangrijk om de vooropgestelde deadlines duidelijk te communiceren en eventuele obstakels tijdig te signaleren.”
Buffers zijn een noodzaak en helpen om onvoorziene gebeurtenissen, onzekerheden en risico’s op te vangen
Hoe worden risico’s en onzekerheden in de planning geïdentificeerd en beheerd?
“Bij het opstellen van de programmaplanning proberen we een robuust kader te creëren waarin we al rekening houden met projectspecifieke risico’s en onzekerheden”, zegt Van Hout. “In een programma van deze omvang is het onvermijdelijk dat er hier en daar problemen opduiken. Daarom scheppen we ruimte om ermee om te gaan.” Daarom worden er buffers ingebouwd. “Deze buffers zijn een noodzaak en helpen om onvoorziene gebeurtenissen, onzekerheden en risico’s op te vangen”, zegt Vanden Bossche. “Bovendien actualiseren we de planning elk kwartaal om nieuwe risico’s of onzekerheden in kaart te brengen en waar nodig bij te sturen.”