Gedaan met laden. U bevindt zich op: Een buitenlander in Vlaanderen tewerkstellen: au pair
Een buitenlander in Vlaanderen tewerkstellen: au pair
Wie in Vlaanderen een buitenlandse au-pairjongere in dienst wil nemen, moet voor die au pair een toelating tot arbeid aanvragen.
Buitenlanders voor wie u geen toelating tot arbeid hoeft aan te vragen
Voor buitenlanders die in Vlaanderen komen werken, moet de werkgever vooraf een toelating tot arbeid krijgen. Voor bepaalde groepen van buitenlanders geldt die verplichting niet en bent u vrijgesteld.
Dit is onder meer van toepassing op:
- Tewerkstelling tot maximaal 90 dagen, de zogeheten kortetermijn mobiliteit met name de korte tewerkstelling mét Limosa-aangifte.
- Personen die deelnemen aan een vergadering in beperkte kring in België. Men is daarvoor maximaal 60 dagen per kalenderjaar in ons land, en niet meer dan 20 opeenvolgende kalenderdagen per vergadering.
- De buitenlandse werknemer die een opleiding volgt bij de Belgische zetel van een groep ondernemingen. Die opleiding maakt deel uit van een opleidingsovereenkomst tussen de zetels van die groep. De opleiding, en dus ook zijn verblijf, duurt niet langer dan drie maanden. (met mét Limosa-aangifte).
Deze drie algemene voorbeelden zijn in principe niet van toepassing op vrijwilligers.
De volledige lijst van vrijstellingen vindt u hier.
Als de buitenlander niet tot één van die groepen behoort is er dus wél een toelating tot arbeid nodig. De werkgever kan die buitenlander dan enkel in dienst nemen als hij voldoet aan de voorwaarden die gelden voor het soort werk dat de buitenlander zal verrichten.
Wie wordt als au pair beschouwd?
De au pair is een jongere die tijdelijk in een gastgezin verblijft om:
- zijn of haar talenkennis te verrijken
- het land beter te leren kennen.
De au-pairjongere neemt er deel aan het gezinsleven en krijgt kost en inwoning in ruil voor lichte huishoudelijke taken.
Een au pair is niet hetzelfde als een nanny, babysitter of inwonende dienstbode. Culturele vorming en taalverrijking primeren tijdens het verblijf. Om te vermijden dat de huishoudelijke taken en passen op de kinderen het hoofddoel wordt van het verblijf, moeten de au-pairjongere, het gastgezin en de overeenkomst tussen beide (in PDF (PDF bestand opent in nieuw venster)of in Word(Word bestand opent in nieuw venster)) aan bepaalde voorwaarden voldoen.
De au-pairjongere:
- is minstens 18 jaar en nog geen 26 jaar oud op het moment waarop de arbeidskaart en de arbeidsvergunning worden toegekend.
- verbindt zich ertoe in België geen ander werk in dienstverband aan te nemen tijdens de plaatsing als au pair.
- behaalde een diploma (vertaald naar Nederlands, Frans, Duits, of Engels) dat toegang geeft tot hoger onderwijs, of kan bewijzen dat hij of zij minstens tot 17 jaar naar school is geweest.
- heeft een basiskennis van de omgangstaal van het gastgezin of verbindt zich ertoe onmiddellijk na aankomst in België een intensieve taalcursus te volgen. Indien de Au-pair reeds de omgangstaal van het gastgezin machtig is, dient er een cursus gevolgd te worden die in onze gewesttaal Nederlands onderwezen wordt, dit kan een cursus Nederlands of andere zijn.
- volgt tijdens de plaatsing als au pair cursussen in een erkende instelling
- die is erkend of gesubsidieerd door 1 van de gemeenschappen
- en lessen aanbiedt in de gewesttaal of gewesttalen.
- legt elk trimester een bewijs voor dat hij of zij regelmatig de lessen volgt. De bewijzen dienen verstuurd te worden aan arbeidskaart@vlaanderen.be.
- kreeg nooit eerder een arbeidskaart in België, tenzij het gaat om een eenmalige verlenging als au pair, waarbij de totale geldigheidsperiode niet langer dan 1 jaar is en aan alle andere toekenningsvoorwaarden voldaan is.
Het gastgezin:
- telt minstens 1 kind dat jonger is dan 13 bij de start van het verblijf van de au pair.
Zijn er kinderen jonger dan 6 in het gezin? Dan bewijst de aanvrager dat er overdag opvang voorzien is tijdens de volledige maximumduur van het verblijf van de au pair, of tot de dag waarop het jongste kind 6 wordt. - zorgt ervoor dat elk gezinslid dat meerderjarig is bij de start van het verblijf van de au-pairjongere, een uittreksel uit het strafregister voorlegt.
- stort maandelijks een vast bedrag van minstens 450 euro als zakgeld op de rekening van de au-pairjongere. Periodes waarin de jongere inactief is, maken daarbij geen verschil.
- sloot een aanvullende verzekering voor de au pair af die de volgende kosten dekt bij ziekte of ongeval:
- medische kosten
- farmaceutische kosten
- hospitalisatiekosten.
- sloot een verzekering af die de eventuele voortijdige repatriëring van de au pair door ziekte of ongeval dekt.
- verbindt zich ertoe eventuele kosten voor de overheid (voortvloeiend uit het verblijf of de repatriëring van de au-pairjongere) te betalen.
- voorziet een persoonlijke kamer en geeft de au pair vrije toegang tot hun huis.
- geeft de au pair wekelijks minstens een volledige dag vrij.
- geeft de au pair alle kansen om zijn/haar eredienst of levensbeschouwing(en) uit te oefenen.
- laat toezichthoudende ambtenaren toe in hun huis.
- heeft nog geen geldige arbeidsvergunning voor een andere au-pairjongere.
- telt minstens 1 kind dat jonger is dan 13 bij de start van het verblijf van de au pair.
De dagelijkse taken van de au-pairjongere mogen niet het hoofddoel zijn van het verblijf. Op de kinderen passen dus ook niet.
De taken:- duren niet langer dan 4 uur per dag
- nemen niet meer dan 20 uur in per week.
- De arbeidskaart en arbeidsvergunning mogen niet langer dan 1 jaar geldig zijn.
- De arbeidskaart en arbeidsvergunning mogen 1 keer hernieuwd worden:
- zolang de totale geldigheidsperiode niet langer dan 1 jaar wordt
- als aan alle andere toekenningsvoorwaarden voldaan is.
Wordt er niet aan alle voorwaarden voldaan? Dan beschouwt de overheid de au-pairjongere als een dienstbode, en zijn of haar arbeidsovereenkomst als een arbeidsovereenkomst voor dienstboden.
Procedure toelating tot arbeid
Voor de buitenlandse au-pairjongere die in Vlaanderen komt werken, vraagt het gastgezin (als werkgever) een toelating tot arbeid met arbeidskaart en arbeidsvergunning aan.
- Stap 1
Download het aanvraagformulier toelating tot arbeid voor bepaalde duur met arbeidskaart en arbeidsvergunning (word(Word bestand opent in nieuw venster) of pdf(PDF bestand opent in nieuw venster)), vul in en onderteken.
- Stap 2
Identiteitsbewijs beide ouders van het gastgezin of van de volmachthouder, als de aanvraag via hem/haar verloopt
- Stap 3
Voeg de verplichte documenten toe in functie van de ontvankelijkheid van uw aanvraag
Identiteitsbewijs werknemer
- Werknemer is niet in België op moment van aanvraag
- Persoonsgegevens op internationaal paspoort.
- Werknemer is in België op moment van aanvraag
- Persoonsgegevens op internationaal paspoort en
- Belgische verblijfsvergunning.
- Werknemer is niet in België op moment van aanvraag
- Stap 4
Door beide partijen ondertekende versie van de ‘overeenkomst voor plaatsing(PDF bestand opent in nieuw venster)’
- Stap 5
Het weekschema toont ondubbelzinnig aan op welke momenten de ouder(s) effectief aan- en afwezig is/zijn en op welke momenten de au pair concreet omschreven licht huishoudelijke taken op zich neemt.
Het weekschema bevat voor alle 7 weekdagen:
de taken van de au pair, met begin- en einduren (van … tot ...)
de werktijden van de ouder(s)
de pendeltijden van de ouder(s) (verplaatsing van huis naar werk en omgekeerd).
- Stap 6
Het attest van de erkende onderwijsinstelling dient uit het land van de au-pairjongere te komen. Daarin wordt bevestigd dat hij of zij minstens tot 17 jaar onderwijs volgde of een diploma behaalde waarmee hij of zij mag voortstuderen. Vertaling van dat attest of diploma (naar het Nederlands, Frans, Duits of Engels).
- Stap 7
Attest van de onderwijsinstelling uit zijn of haar land, dat vastlegt hoe de au pair de basiskennis van omgangstaal binnen het gastgezin verwierf of, als hij of zij die basiskennis nog niet heeft, een document waarin de au pair zich ertoe verbindt onmiddellijk na aankomst in België een intensieve taalcursus te volgen
- Stap 8
Bewijs dat de au pair ingeschreven is voor een cursus die te maken heeft met de gewesttaal die hij of zij komt leren in België. De au pair schreef zich in bij een door de gemeenschappen erkende of gesubsidieerde Belgische onderwijsinstelling.
- Omdat de meeste onderwijsinstellingen vooraf het niveau van de talenkennis van de betrokkene willen screenen, wat pas mogelijk is na aankomst van de au pair in België, kan aan het aanvraagdossier een attest worden toegevoegd waarin de onderwijsinstelling bevestigt dat de aanvraag tot inschrijving van de au pair werd geregistreerd, en dat de inschrijving ook effectief zal worden bij aankomst in België.
- Stap 9
Attest met de samenstelling van het gastgezin, afgeleverd door het gemeentebestuur van de woonplaats
- Stap 10
Uittreksel strafregister voor elk meerderjarig lid van het gastgezin, afgeleverd door het gemeentebestuur van de woonplaats
- Stap 11
Uit het attest van de verzekeringsinstelling(PDF bestand opent in nieuw venster) blijkt dat het gastgezin een aanvullende verzekering voor de au pair afsloot. Die dekt:
medische, farmaceutische en hospitalisatiekosten bij ziekte of ongeval
kosten van eventuele repatriëring bij ziekte of ongeval
- Stap 12
Zijn er kinderen jonger dan 6 in het gezin? Dan bewijst de aanvrager dat er overdag opvang voorzien is tijdens de volledige maximumduur van het verblijf van de au pair, of tot de dag waarop het jongste kind 6 wordt.
- Stap 13
- Breng de vereiste documenten in de vaste volgorde zoals hierboven samen tot één aanvraag.
- Scan de integrale aanvraag in.
- Groepeer alles in één enkel bestand in pdf-formaat.
- Geef de pdf een naam die als volgt is opgebouwd:
[familienamen in hoofdletters] underscore [voornamen in hoofdletters] underscore
[land van nationaliteit] en, indien gekend, underscore [INSZ-nummer, integraal in cijfers – BIS- of rijksregisternummer].Voorbeeld: ACHTERNAAM_Voornaam1 Voornaam2_Land_XXXXXXXXXXX.pdf
- Stap 14
Mailadres
Dien uw ingescande dossier in via e-mail: aanvraag.arbeidskaart@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).
Gebruik dat e-mailadres alleen voor het indienen van aanvragen.
Alle overige communicatie verloopt via het door de dossierbehandelaar opgegeven e-mailadres of via arbeidskaart@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie). Vermeld geen andere namen als (mede)geadresseerde, noch rechtstreeks, noch in Cc of Bcc).Pdf-bijlage
Per werknemer waarvoor u een toelating tot arbeid aanvraagt, stuurt u 1 mail met 1 pdf-bijlage. In die pdf-bijlage voegt u het aanvraagformulier en alle documenten in de juiste volgorde samen.
De maximale bestandsgrootte is 20 megabyte (MB). Als uw aanvraag meer dan 20 MB groot is, comprimeert u die in een ‘zip-bestand’ van maximaal 20 MB.Onderwerp e-mail
In de onderwerpregel vermeldt u de volledige naam van het pdf-bestand, gevolgd door de specifieke categorie waarvoor u de toelating tot arbeid aanvraagt (bijvoorbeeld hooggeschoolde, leidinggevende of opleiding multinationale groep, zoals op het aanvraagformulier aangeduid is), gevolgd door het type aanvraag (‘eerste aanvraag’ ofwel ‘hernieuwing/verlenging’).
Fictief voorbeeld: MOHAMMED_AHMED YOUSSEF_Marokko_95470115388.pdf - hooggeschoolde - eerste aanvraag;
Tekst e-mail
In het e-mailbericht zelf vermeldt u altijd:
- werknemer (achternamen en voornamen)
- betrokken Belgische onderneming (werkgever of gebruiker bij detachering, ondernemingsnaam en ondernemingsnummer)
- in geval van au pair: gastgezin
- in geval van detachering: de betrokken buitenlandse onderneming (ondernemingsnaam en adres)
- functietitel.
Naast die vereiste gegevens kunt u, als u dat wilt, ook extra informatie over de concrete tewerkstelling vermelden.
Fictief voorbeeld: MOHAMMED Ahmed Youssef, Janssen Pharmaceutica (0403.834.160), Marrakech Consultants (Avenue Ibn Sina, Marrakech), senior consultant.
Mandataris
Bent u in het buitenland gevestigd? Dan machtigt u een mandataris die regelmatig in België verblijft om aanvraag in te dienen. Voeg in dat geval ook een kopie van identiteitsbewijs van mandataris toe.
Ontvangstbevestiging
Nadat u uw aanvraag hebt gemaild, krijgt u een automatische ontvangstbevestiging, met daarin uw originele bericht (zonder bijlage). De dienst Economische Migratie behandelt daarna de aanvragen in chronologische volgorde van ontvangst.
- Stap 15
De dienst Economische Migratie onderzoekt uw aanvraag voor het luik “tewerkstelling”. Bij goedkeuring sturen we de aanvraag automatisch door naar de Dienst Vreemdelingenzaken, zij onderzoeken uw aanvraag voor het luik “verblijf”.
De aanvraag is goedgekeurd
De werknemer krijgt een arbeidskaart en de werkgever krijgt een arbeidsvergunning. Beide documenten vermelden dezelfde informatie:
- de arbeidsvergunning is het document (in briefvorm) voor de werkgever waarbij hij de toelating krijgt om een specifieke buitenlandse werknemer in dienst te nemen, in een bepaalde functie of job, en voor een bepaalde periode. De arbeidsvergunning wordt altijd rechtstreeks naar de (aanvragende) werkgever gestuurd (of naar zijn mandataris die de aanvraag indiende)
- de arbeidskaart is het document (in kaartvorm met foto) voor de buitenlandse werknemer, waarbij hij de toelating krijgt om in een bepaalde functie of job en voor een bepaalde periode bij een specifieke werkgever te werken.
De aflevering van de arbeidskaart kan op twee manieren gebeuren, naargelang van de situatie:
- De werknemer bevindt zich nog in het buitenland: de originele arbeidskaart wordt verzonden naar de gemeente waar de werkgever gevestigd is. De werkgever haalt de arbeidskaart af en verzendt deze naar de werknemer in het buitenland. De werknemer in het buitenland dient zich met de arbeidskaart aan te bieden op de Belgische ambassade om een Visum langverblijf (visum type D - niet nodig voor personen die visumvrij kunnen reizen) te bekomen. Daarna kan de werknemer naar België afreizen en zich aanmelden in een Belgische gemeente.
- De werknemer is in België: de originele arbeidskaart wordt verzonden naar de gemeente waar de werknemer woont, de werknemer haalt ze zelf af. Het verzenden van de arbeidskaart per post naar de gemeentelijke administratie kan tot 3 weken duren. Als de kaart na deze periode nog niet is ontvangen, moet de gemeente contact opnemen met de Dienst Economische Migratie om een duplicaat aan te vragen en te verzenden.
De werknemer in het bezit van de arbeidskaart kan enkel werken voor de werkgever die de toelating heeft aangevraagd.
De toelating tot arbeid voor maximaal 90 dagen kan niet verlengd/vernieuwd worden. U moet dan een toelating tot arbeid voor bepaalde duur meer dan 90 dagen aanvragen.
De aanvraag is niet goedgekeurd
U krijgt een weigeringsbeslissing.
Als u het niet eens bent met de weigeringsbeslissing dan hebt u volgende mogelijkheden:
- U kan een nieuwe aanvraag indienen, volledig en/of met nieuwe elementen, die wordt dan opnieuw onderzocht.
- U kan als werknemer een nieuwe werkgever zoeken die een nieuwe aanvraag voor een toelating tot arbeid van bepaalde duur indient.
- U kan beroep aantekenen tegen de weigeringsbeslissing of de intrekkingsbeslissing.
Hernieuwing van uw toelating tot arbeid
Wilt u een bestaande toelating hernieuwen? Ook dat verschilt naargelang van de toelating tot arbeid die u al hebt. De hernieuwing mag maximum 4 maand vooraf ingediend worden.
- De arbeidskaart en arbeidsvergunning van en voor de au pair jongere mogen niet langer dan 1 jaar geldig zijn.
- De arbeidskaart en arbeidsvergunning mogen 1 keer hernieuwd worden:
- zolang de totale geldigheidsperiode niet langer dan 1 jaar wordt
- als aan alle andere toekenningsvoorwaarden voldaan is.
Volgende documenten moet u toevoegen (voor details over die documenten en hoe u het ingescande dossier moet indienen, zie hierboven bij “Procedure toelating tot arbeid”)
- Ingevuld aanvraagformulier
- Internationaal paspoort van de au pair
- Belgische verblijfsvergunning van de au pair
- Overeenkomst van plaatsing: voor de nieuwe periode die aangevraagd wordt (juiste datums), Nederlandstalig, door beide partijen ondertekend.
- Uittreksel strafregister voor elk meerderjarig lid van het gastgezin
- Verzekeringsattest medische, farmaceutische en hospitalisatiekosten bij ziekte of ongeval, kosten van eventuele repatriëring bij ziekte of ongeval
- Attest met de samenstelling van het gastgezin
- Diploma van de au pair, waaruit blijkt dat ze tot 17 jaar secundair onderwijs heeft gevolgd of hoger onderwijs kan volgen (eventueel vertaald)
- Documenten betaling zakgeld
Wilt u de gecombineerde vergunning hernieuwen? Dien uw aanvraagdossier dan minstens 2 maanden en maximaal 6 maanden voor de vervaldatum in via het uniek loket -Working in Belgium. .
Neem de onderstaande documenten op in uw dossier. De documenten hoeven geen originelen te zijn. Een kopie volstaat.
- Internationaal paspoort
- Belgische verblijfsvergunning van de werknemer
- Bewijs dat de werknemer een ziektekostenverzekering(opent in nieuw venster) heeft
- Arbeidsovereenkomst
- Loonfiches of loonafrekeningen uit de periode waarvoor de arbeidstoelating verstrijkt of als de werknemer een volledig kalenderjaar heeft gewerkt
- Als werknemer van werkgever verandert en er is nog een geldige gecombineerde vergunning: opzegbrief met opzegtermijn.