Personeelsadministratie voor de CBE: Een traject van samenwerking en vernieuwing
Wie vandaag kijkt naar de samenwerking tussen de centra voor basiseducatie (CBE) en het team personeel volwassenenonderwijs (VWO), ziet een stabiele en betrouwbare werking. Die is het resultaat van een traject dat bijna twintig jaar geleden begon en waarin digitalisering, nieuwe processen en intensieve samenwerking centraal stonden. Wat in 2007 startte met papieren formulieren en manuele verwerking, mondde uit in de digitalisering van de personeelsadministratie in 2017 en de invoering van een eigen personeelsstatuut voor de CBE in 2018.
Toch is dit geen afgesloten hoofdstuk. Bij elke wijziging in regelgeving of proces duikt dezelfde reflex op: hoe geldt dit voor de CBE en wat betekent dit voor onze systemen en onze werking? Zo bereiden de CBE op dit moment de overgang voor naar een nieuw softwarepakket, wat opnieuw een intensieve periode van testen, controleren en bijsturen met zich meebrengt. Dit verhaal is dus niet alleen een terugblik. Het toont hoe we altijd weer schakelen wanneer de sector verandert. We nemen je graag mee doorheen de weg die we sinds 2007 samen hebben afgelegd.
Wist je dat het verhaal van de basiseducatie begon met een tv-uitzending?
In 1979 bracht Panorama een reportage over volwassenen die moeite hadden met lezen en schrijven. De impact was groot: overal in Vlaanderen ontstonden vrijwillige alfabetiseringsprojecten.
In de jaren ’80 sprong het ministerie van Cultuur mee op de kar en begon die projecten te financieren. Dat leidde in 1985 tot de oprichting van de eerste Vlaamse Centra voor Volksontwikkeling. Vijf jaar later werden die inspanningen verankerd in 29 officiële Centra voor Basiseducatie (CBE), ingebed in het socio-cultureel werk en het volwassenenonderwijs. Fast forward naar 2007: de 29 centra fuseerden tot 13 grotere entiteiten. En in 2021 kreeg het geheel een nieuwe naam: Ligo.
Personeelsadministratie: van papieren persformulieren naar digitale zendingen
2007 was niet alleen het jaar van de fusie van de CBE tot de 13 huidige centra, maar ook van de invoering van het decreet volwassenenonderwijs. Daarmee werd de basiseducatie volledig opgenomen in het volwassenenonderwijs, mét een derdebetalersysteem. De loonbetaling kwam voortaan in handen van onze afdeling (toen nog binnen AHOVOS), net zoals dat al het geval was voor de CVO (centra voor volwassenenonderwijs).
Dat klinkt eenvoudig, maar achter de schermen was dat een hele operatie. Om alles correct te laten verlopen, moesten we beschikken over een berg gegevens. Die verzamelden we via een formulier waarop prestaties en gegevens van elk personeelslid vermeld stonden. Elk personeelsdossier moest ook een kopie van het contract, een loopbaanfiche en een diploma bevatten.
Bij de opstart reed een chauffeur langs de centra om al die papieren op te halen en naar Brussel te brengen. Daar begon het manuele werk: alles werd manueel gecodeerd in het loonverwerkingssysteem, waarbij eerst voor elk personeelslid een stamboeknummer (dit is een uniek identificatienummer) aangemaakt moest worden. Met op dat ogenblik zo’n 800 personeelsleden was dat een hele krachttoer. En elke wijziging, bijvoorbeeld in opdracht of persoonsgegevens, moest opnieuw via papier worden doorgegeven en ingevoerd.
In september 2008 volgde de eerste loonbetaling via het nieuwe systeem. Een kleine 10 jaar later bereikten we een nieuwe mijlpaal: de overstap naar elektronische personeelszendingen via het Elektronische Personeelsdossier (EPD). Intussen was de sector gegroeid tot ongeveer 1.300 personeelsleden. Digitalisering was dus geen luxe, maar noodzaak. Al ging ook deze stap gepaard met flink wat voorbereidend werk, waarbij de volledige cel personeel VWO werd ingeschakeld.
Voor het zover was, moest het systeem eerst door een grondige testfase. De CBE kregen de opdracht om de zendingen te controleren: werden ze correct geregistreerd en leidde dat tot een juiste betaling? Elk personeelsdossier moest ook voorzien zijn van correcte startwaarden, zoals de geldelijke anciënniteit en het aantal ziektedagen.
Tijdens deze fase organiseerden we op geregelde tijdstippen infosessies om de centra te ondersteunen.
Na een succesvolle testperiode volgde de officiële start: op 1 januari 2017 gingen we live. De verschillijsten waren daarbij cruciaal. Door de loonbetaling van december 2016 te vergelijken met die van januari 2017 — de eerste via elektronische zending — konden we nagaan of alles klopte. Een spannend moment, maar ook een mijlpaal in de verdere digitalisering.
Voor de zekerheid hebben we papieren personeelsdossiers daarna nog een hele tijd bij gehouden, mooi geordend in de kasten op 2B. Bij onze verhuis naar 4A konden we die dossiers met een gerust hart overdragen naar het Archiefdepot in Vilvoorde, waar ook de personeelsdossiers van de andere onderwijsniveaus ondergebracht zijn.
Een eigen statuut voor de CBE
Naast de digitalisering werd er ook werk gemaakt van een eigen personeelsstatuut voor de CBE. In eerste instantie kregen de personeelsleden het CODO-statuut (COntractuelen Departement Onderwijs). Een verbetering ten opzichte van hun vroegere statuut binnen het sociaal-cultureel werk, maar nog niet te vergelijken met het statuut van het andere onderwijspersoneel.
Met CAO II in 2010 kwam de opdracht om een volwaardig onderwijsstatuut uit te werken, mét behoud van de eigenheid van de sector. Dat resulteerde in het decreet rechtspositie CBE van 7 juli 2017, met een volledige uitrol op 1 januari 2018.
Een intensief traject, met veel overleg tussen onze collega’s van de afdeling Hoger en Volwassenenonderwijs, het Departement Onderwijs, de afdeling ICT van Agodi, de CBE zelf en het kabinet van de minister. Dat het een relatief kleine sector is zonder koepelstructuur, maakte de samenwerking iets eenvoudiger. En doordat we van een leeg blad konden vertrekken, was er minder ballast uit het verleden.
Hoe hebben collega’s dit alles ervaren?
De rode draad? Veel schakelen, veel samenwerken en vooral: veel flexibiliteit van onze collega’s. De integratie van de CBE in 2007-2008, de omschakeling naar elektronische zendingen in 2016-2017, en de uitrol van het nieuwe statuut in 2018, het waren telkens intensieve periodes. En dat terwijl het reguliere werk voor de CVO ook gewoon bleef doorlopen.
De overstap naar digitale processen heeft het werk verlicht en de foutenmarge verkleind. Maar het nieuwe statuut bracht ook nieuwe taken met zich mee, zoals de opvolging van ziekteverlof, wijzigingen aan het EPD die eigen zijn aan de sector en extra input voor de pensioenen in Capelo, de elektronische loopbaan bij de overheid. Kortom: het blijft een uitdagende job in een landschap dat voortdurend in beweging is.