In deze privacyverklaring gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord ‘we’ om te verwijzen naar het Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken (DKBUZA).

Doel van deze privacyverklaring

We verzamelen en verwerken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. We hechten bij de verwerking van persoonsgegevens een groot belang aan uw privacy en zorgen voor een zorgvuldig en veilig beheer van de gegevens. Daarbij respecteren we de eisen uit de privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, ook bekend als GDPR) en de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens. Deze privacyverklaring geeft u informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens.

Als u vragen of opmerkingen hebt over deze privacyverklaring of over de bescherming van uw persoonsgegevens door het Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken, dan kunt u de Functionaris voor Gegevensbescherming, in het Engels de Data Protection Officer (hierna DPO), contacteren via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.

Wat zijn persoonsgegevens?

Alle informatie die wij over u als persoon hebben, valt onder persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn gegevens aan de hand waarvan u rechtstreeks (bv. via uw naam of rijkregisternummer) of onrechtstreeks (door de combinatie van persoonsgegevens zoals bv. leeftijd, beroep en adres) geïdentificeerd kunt worden. Het kan gaan om algemene persoonsgegevens, zoals rijksregisternummer, naam, geboortedatum, adres en e-mailadres of om bijzondere persoonsgegevens zoals strafrechtelijke en medische gegevens.

Deze persoonsgegevens worden door ons verwerkt. ‘Verwerken’ is een erg breed begrip. Alles wat we met uw persoonsgegevens doen, zijn verwerkingen: opslaan, raadplegen, doorsturen, ordenen, verspreiden, bijwerken, …

Hoe verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?

We kunnen persoonsgegevens rechtstreeks bij u opvragen via een formulier of via documenten die u bij een formulier moet voegen. In beperkte gevallen kunnen we uw persoonsgegevens ook via derden verkrijgen.

Waarvoor verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens in het kader van onze dienstverlening. Welke persoonsgegevens we concreet verwerken, is afhankelijk van de diensten die we aanbieden en verlenen. Onze opdrachten vloeien onder meer voort uit het Besluit van de Vlaamse Regering van 3 juni 2005(opent in nieuw venster) met betrekking tot de organisatie van de Vlaamse administratie.

Meer informatie over de bevoegdheden van het Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken.

Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

De meest voorkomende grondslagen binnen de werking van DKBUZA zijn:

• het verwerken van uw persoonsgegevens om een taak van algemeen belang uit te voeren of om het openbaar gezag uit te oefenen;
• het verwerken van uw persoonsgegevens om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens ook verwerken op basis van volgende grondslagen:

• uw toestemming;
• ter voorbereiding of ter uitvoering van een overeenkomst tussen u en ons
• om uw vitale belangen of die van een andere natuurlijke persoon te beschermen;
• voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde, behalve wanneer uw belangen zwaarder wegen dan die belangen.

We voldoen ook aan de wettelijke archiveringsverplichtingen, zoals bepaald in het Bestuursdecreet van 7 december 2018(opent in nieuw venster) (Titel III, Hoofdstuk 3, Afdeling 5). Daardoor worden in bepaalde gevallen uw gegevens ook verwerkt voor archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden.

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens veilig te verwerken.

Met wie delen we uw persoonsgegevens?

Conform de regelgeving delen we in principe uw persoonsgegevens niet met derden.

Voor de ondersteuning van onze dienstverlening en het digitale beheer van uw persoonsgegevens doen we wel een beroep op IT-dienstverleners. Met die derde partijen sluiten we een overeenkomst af om ervoor te zorgen dat ze uw persoonsgegevens conform onze instructies verwerken en daarbij het vereiste niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid hanteren.

Als het noodzakelijk is voor de dienstverlening of werking van de overheid, of als wij wettelijke verplichtingen moeten naleven, delen wij uw persoonsgegevens met derden. Indien we gegevens doorgeven aan andere overheden, sluiten we een overeenkomst (“protocol”) voor de mededeling van persoonsgegevens.

Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte?

We verwerken uw persoonsgegevens hoofdzakelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER). In sommige gevallen kan de verwerking of een deel ervan gebeuren buiten de EER. In die gevallen doen we dit steeds in overeenstemming met de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving (zie hoofdstuk V van de Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming mogen we uw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen. We bewaren uw persoonsgegevens dus zolang dit noodzakelijk is voor de verwerking. Daarna bewaren we uw persoonsgegevens nog gedurende de termijn waarin we ons moeten kunnen verantwoorden voor de verleende diensten. Die periode hangt af van de betreffende dienstverlening. Na verloop van die bewaartermijn verwijderen we de persoonsgegevens, tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zijn, in overeenstemming met de wetgeving voor archivering zoals opgenomen in het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Meer info over het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten.

Rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

U hebt verschillende rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens zoals:

• het recht om uw persoonsgegevens in te kijken: u hebt het recht om ons te vragen naar de persoonsgegevens die wij over u hebben. We kunnen u een kopie bezorgen van uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt;
• het recht om uw persoonsgegevens aan te passen: denkt u dat uw gegevens niet juist of actueel zijn? U hebt het recht om ons te vragen deze te corrigeren;
• het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen: u hebt het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te vernietigen. Indien wij wettelijk verplicht zijn om bepaalde persoonsgegevens bij te houden, kunnen wij niet aan dit verzoek voldoen;
• het recht om uw toestemming in te trekken: bij verwerkingen van persoonsgegevens die gebaseerd zijn op uw toestemming, kunt u die toestemming intrekken;
• het recht om uw gegevensverwerking te beperken: u kunt ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld wanneer we de juistheid van uw persoonsgegevens controleren;
• het recht om u te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens: u hebt het recht om ons te vragen om te stoppen met de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij staken dan de verwerking van uw persoonsgegevens tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Dit recht is niet van toepassing indien de verwerking gebaseerd is op uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichting of vitale belangen;
• het recht om uw persoonsgegevens over te dragen: u hebt het recht om ons te vragen om uw persoonsgegevens, die u aan ons hebt bezorgd, over te dragen aan een derde partij of deze te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm zodat u deze zelf kan overdragen aan een derde partij, voor zover technisch mogelijk en verwerkingen gebaseerd zijn op toestemming of uitvoering van de overeenkomst;
• het recht om niet aan geautomatiseerde besluitvorming onderworpen te worden: de overheid bepaalt soms zuiver op basis van een aantal kenmerken of u in aanmerking komt voor een dienstverlening. Er is een uitzondering op het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming, namelijk in gevallen waarin we uw persoonsgegevens op die manier moeten verwerken volgens een overeenkomst die we met u gesloten hebben, als u ons uitdrukkelijk toestemming verleende of als dat wettelijk toegelaten is en uw rechten en vrijheden daarbij beschermd worden. In de eerste 2 gevallen moeten bijkomende en passende maatregelen genomen worden, waaronder het recht op menselijke tussenkomst.

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde individuele besluitvorming, zoals profilering.

Als u ons contacteert om uw rechten uit te oefenen, dan ontvangt u van ons een antwoord binnen een termijn van 1 maand. Uitzonderlijk kan dit langer duren (tot maximaal 3 maanden), maar dan laten wij u binnen een termijn van 1 maand weten hoe dit komt. Het al dan niet kunnen uitoefenen van uw rechten is afhankelijk van het soort verwerking en de grondslagen voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Zorg ervoor dat het steeds duidelijk is welk recht u precies wilt uitoefenen en op welke manier u de informatie wenst te krijgen (bijvoorbeeld per e-mail, per post, mondeling). We kunnen een bewijs van uw identiteit opvragen, om twijfel uit te sluiten, zodat uitgeoefende rechten toegepast worden ten aanzien van de juiste persoon.

Verzoeken tot uitoefening van uw rechten kunt u richten tot de DPO, van wie de contactgegevens onderaan deze pagina te vinden zijn.

Contactgegevens DPO

Hebt u vragen, opmerkingen of klachten over:

• deze algemene privacyverklaring
• de uitoefening van uw rechten of over reeds uitgeoefende rechten;
• de verwerking van uw persoonsgegevens,

dan kunt u contact opnemen met de DPO van het Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken via de contactgegevens onderaan deze pagina.

Daarnaast hebt u ook het recht om een klacht in te dienen bij de volgende instanties:

• De Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens (VTC), die alleen bevoegd is voor instanties van de Vlaamse overheid.
  U kunt het klachtenformulier versturen per e-mail (contact@toezichtcommissie.be(opent in uw e-mail applicatie)) of per post (Vlaamse Toezichtcommissie, Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel).
• De Gegevensbeschermingsautoriteit(opent in nieuw venster) (GBA), de federale toezichthoudende autoriteit op het gebied van persoonsgegevensbescherming.
  U kunt het klachtenformulier via de website of per post versturen (Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel).

U hebt ook de mogelijkheid om bij de rechtbank van uw woonplaats beroep in te stellen tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens.

Wijzigingen in de privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan steeds aangepast worden om te blijven voldoen aan alle toepasselijke regelgeving. De laatste wijziging gebeurde op: 5 april 2024.