Klachtenprocedure VTC
Vindt u dat een Vlaamse instantie een inbreuk maakt op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bij de verwerking van uw persoonsgegevens? Dan kunt u een klacht indienen bij de Vlaamse toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens (VTC).
Voorwaarden
Controleer, voordat u contact opneemt met de VTC, of uw klacht voldoet aan onderstaande voorwaarden.
Betrokken instantie zelf al gecontacteerd
Meld het probleem eerst schriftelijk bij de instantie zelf. Het probleem kan zo al opgelost worden.
Dit kan via de functionaris voor gegevensbescherming (DPO). Het e-mailadres vindt u meestal in de privacyverklaring op de website van de instantie.
Leverde deze melding niks op? Stuur uw communicatie met de instantie mee als u contact opneemt met de VTC.
Alleen over Vlaamse instanties
De VTC is als gegevensbeschermingsautoriteit enkel bevoegd voor Vlaamse overheden/instanties. Lokale besturen vallen hier ook onder.
Alleen over uw persoonsgegevens
De klacht gaat over uw eigen persoonsgegevens of u bent gemachtigd om namens een ander (kind, …) een klacht in te dienen.
Een klacht indienen houdt in dat uw klacht (en uw naam) zal doorgegeven worden aan de betrokken instantie.
Klacht indienen bij de VTC
- Stap 1
Vul het klachtenformulier in
De VTC behandelt alleen klachten die ingediend worden met het eenvoudige klachtenformulier(Word bestand opent in nieuw venster).
- Omschrijf uw klacht duidelijk.
- Vermeld geen overbodige persoonsgegevens in het formulier.
- Stap 2
Bezorg het klachtenformulier aan de VTC
Bezorg het klachtenformulier ingevuld aan de Vlaamse Toezichtcommissie
- via mail (contact [at] toezichtcommissie [punt] be).
- per post (neem hiervoor contact op met het secretariaat)
- of via een beveiligde toepassing (neem hiervoor contact op met het secretariaat).
- Stap 3
Ontvangstmelding
Als de VTC uw klacht goed heeft ontvangen, krijgt u een ontvangstmelding van het secretariaat.
Gevolgen van een klacht indienen
De VTC kan de klacht onderzoeken en als ze die gegrond vindt, corrigerende maatregelen nemen.
Verloop van uw klacht na indienen
De VTC houdt u op de hoogte van de voortgang en het resultaat van uw klacht.
De behandeling van de klacht kan enige tijd in beslag nemen omdat de VTC, in het kader van het onderzoek, vragen stelt aan de verwerkingsverantwoordelijke en deze daar moet op antwoorden. Dit kan zowel in het begin als bij de verdere behandeling voorkomen.
- Stap 1
Ontvankelijkheid van de klacht nakijken
- Stap 2
Betrokken instantie contacteren voor uitleg over de klacht
- Stap 3
Klacht bespreken op een zitting van de VTC
- Stap 4
Ontwerpbeslissing opstellen om maatregel op te leggen
Als de VTC een maatregel wil opleggen aan de betrokken instantie, stuurt ze een ontwerpbeslissing naar de instantie. De instantie heeft dan, conform het e-govdecreet, 10 dagen om te reageren.
- Komt er geen reactie? Dan wordt de beslissing definitief gemaakt en ontvangt u een beslissing over uw klacht.
- Als de instantie reageert, wordt de beslissing opnieuw geëvalueerd op de eerstvolgende zitting van de VTC en ontvangt u een beslissing over uw klacht.
- Stap 5
U en de betrokken instantie ontvangen apart een kopie van de definitieve beslissing
- Stap 6
U hebt het recht om beroep in te dienen bij de Raad van State tegen de beslissing