De 5.000 licenties zijn voorzien voor entiteiten van de Vlaamse overheid. De financiering hiervoor wordt gedragen door het VRDIII-programma.

Hieronder vallen:

• het Vlaams Parlement, zijn diensten, en de instellingen die aan het Vlaams Parlement verbonden zijn;

• de autonome diensten die onder toezicht staan van het Vlaams Parlement;

• de Vlaamse Regering en de kabinetten van de leden van de Vlaamse Regering;

• de Vlaamse administratie;

  • de departementen;

  • de intern verzelfstandigde agentschappen zonder rechtspersoonlijkheid;

  • de intern verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoonlijkheid;

  • de publiekrechtelijke vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen;

  • de privaatrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen, met uitzondering van de investeringsmaatschappijen van de Vlaamse overheid;

  • de Dienst van de Bestuursrechtscolleges;

  • de onderwijsinspectie;

• de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie zoals vastgelegd in art. I.3., 4° van het Bestuursdecreet van 7 december 2018

Twijfelt u of uw organisatie hieronder valt? Neem dan contact op via copilot@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie)

Lokale besturen komen niet in aanmerking voor de 5.000 door VRDIII gefinancierde licenties, deze zijn enkel bedoeld voor entiteiten van de Vlaamse overheid.

Lokale besturen kunnen wel zelf, en dus betalend, aan dezelfde voorwaarden licenties afnemen. Neem hiervoor, afhankelijk van uw contractuele situatie, contact op met uw dienstenleverancier of met Microsoft.

Neem hiervoor contact op met de Copilot-coördinator binnen uw eigen entiteit.

Met de uitrol van M365 Copilot maakt de Vlaamse overheid een belangrijke stap in het verbeteren van samenwerking en efficiëntie. Deze geavanceerde AI-assistent, die geïntegreerd is met Microsoft 365, biedt gebruikers de mogelijkheid om dagelijkse taken sneller en slimmer uit te voeren. Door repetitieve en tijdrovende werkzaamheden te automatiseren, kunnen medewerkers zich richten op strategischer werk, wat de algehele productiviteit binnen de organisatie aanzienlijk verhoogt. De slimme suggesties die Copilot biedt, helpen medewerkers bij het nemen van geïnformeerde beslissingen en verbeteren de kwaliteit van hun werk.

De naadloze integratie met de Microsoft Office-toepassingen zorgt ervoor dat medewerkers niet hoeven over te schakelen tussen verschillende programma’s, maar hun vertrouwde werkomgeving kunnen behouden. Hierdoor wordt het gebruik van de tool intuïtiever en gebruiksvriendelijker, wat de acceptatie en adoptie van de technologie verder vergemakkelijkt.

Veiligheid is een belangrijke prioriteit in deze digitale transformatie: M365 Copilot is uitgerust met de nieuwste beveiligingsmaatregelen die bescherming bieden tegen cyberdreigingen, waarbij de bescherming op centraal niveau wordt gecoördineerd. Dit zorgt voor een consistente en robuuste beveiliging over alle entiteiten heen, zonder dat elke individuele afdeling afzonderlijke maatregelen moet treffen. De integratie van deze geavanceerde beveiligingslagen helpt de risico’s te minimaliseren, wat essentieel is in het huidige digitale tijdperk.

De schaalvoordelen van het programma maken de implementatie niet alleen efficiënter, maar ook kosteneffectiever. Door de centralisatie van de coördinatie, uitgevoerd door Digitaal Vlaanderen, Cegeka en KPMG, wordt de complexiteit voor de verschillende entiteiten binnen de Vlaamse overheid sterk verminderd. Deze samenwerking zorgt ervoor dat de uitrol gestroomlijnd en zonder onnodige obstakels plaatsvindt, wat de adoptie van de technologie versnelt.

Daarnaast krijgen medewerkers van de Vlaamse overheid gerichte en op maat gemaakte opleidingen om hen optimaal gebruik te laten maken van de mogelijkheden die M365 Copilot biedt. Door deze trainingen kunnen ze snel vertrouwd raken met de nieuwe functionaliteiten en de toegevoegde waarde ervan in hun dagelijkse werkzaamheden begrijpen. Zo wordt de leercurve verkort en kunnen ze sneller de vruchten plukken van deze technologische vooruitgang.

M365 Copilot is een waardevolle tool voor professionals die intensief werken met Microsoft 365-apps en AI-ondersteuning kunnen gebruiken. Met name kantoormedewerkers, zoals administratieve krachten, communicatiemedewerkers, beleidsmedewerkers, projectmanagers en HR-professionals, profiteren van efficiëntere documentcreatie, e-mailbeheer en communicatie. IT- en data-analisten kunnen Copilot inzetten voor data-analyse en automatisering, terwijl sales- en marketingteams voordeel halen uit verbeterde klantinteracties en contentcreatie. Ook leidinggevenden en beslissers kunnen snellere inzichten en rapportages genereren. Copilot biedt daarnaast ondersteuning bij het samenvatten van documenten en vergaderingen, waardoor kenniswerkers productiever en effectiever kunnen werken.

Een DPIA (Data Protection Impact Assessment) is een gegevensbeschermingseffectbeoordeling. Dit is een gestructureerde risicobeoordeling die wordt uitgevoerd om de impact van gegevensverwerkingsactiviteiten op de privacy van betrokkenen te analyseren. Een DPIA is verplicht onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming wanneer een verwerking waarschijnlijk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van personen, wat voor de uitrol van M365 Copilot het geval is.

Uw entiteit kan hiervoor gebruik maken van de DPIA-guideline die door Digitaal Vlaanderen wordt aangeboden. Deze biedt een sterke basis, maar bevat uiteraard geen informatie over de specifieke context, use-cases en bijhorende verwerkingsactiviteit waarbij M365 Copilot zal gebruikt worden. Uw entiteit dient dit in de eigen DPIA in kaart te brengen.

De guideline DPIA werd ondertussen bezorgd aan de CIO’s van alle Vlaamse overheidsentiteiten. Daarnaast werd de DPIA guideline ondertussen ook bezorgd aan de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC). Wij verwachten hun advies begin mei, maar de guideline kan in afwachting hiervan al gebruikt worden.

Op 1 juni 2025 wordt M365 Copilot uitgerold.

De verdeling van de licenties gebeurde op basis van interviews en een aantal objectieve parameters, zoals:

• de digitale maturiteit van de entiteit,
• de kwaliteit van de technische omgeving en (data)architectuur,
• voorbereidende stappen Copilot binnen de organisatiecontext.

We ontvingen meer aanvragen dan het beschikbare aantal licenties. Daardoor heeft elke entiteit minder licenties toegekend gekregen dan oorspronkelijk aangevraagd, met een minimum van 10 licenties per entiteit.

Sommige entiteiten hebben geen of een beperkt aantal licenties ontvangen versus het gevraagde aantal. In september ontvangen deze entiteiten, waarvoor nog optimalisaties mogelijk zijn, een adviesdocument met aanbevelingen. Op basis daarvan kunnen zij zich verder voorbereiden op een bredere uitrol in de tweede fase van het project (vanaf mei 2026).

Nee, de huidige toekenning van Copilot-licenties kadert binnen het nieuwe Copilot-uitrolproject en is gebaseerd op het interesseformulier en de oriënterende interviews.

De eerder verkregen test track-licenties vervallen op 31 mei 2025 en worden dus niet automatisch verlengd.

Uw organisatie zal zelf opnieuw moeten bepalen aan welke medewerkers de nieuwe, toegekende licenties worden toegewezen. We raden hierbij aan om ook nieuwe medewerkers, die voorheen nog geen licentie hadden, met Copilot aan de slag te laten gaan, als er een duidelijke meerwaarde is in het kader van hun Job inhoud.

Ja, ook entiteiten met een eigen tenant komen in aanmerking voor Copilot-licenties.

Voor entiteiten die onder de centrale tenant vallen

De toegekende licenties worden in de loop van juni beschikbaar gesteld in Delegate. Als coördinator draagt u, in samenwerking met uw ICT-verantwoordelijke/ICT functiehouder, de verantwoordelijkheid om de opgegeven medewerkers een licentie toe te kennen via Delegate.

Voor entiteiten die niet onder de centrale tenant vallen

• U bestelt het aantal licenties dat u nodig acht.
• U kent het aantal licenties dat aan u werd toegewezen toe via het centrale budget van de Vlaamse overheid.
• Uw leverancier factureert dit toegekende volume rechtstreeks aan de Vlaamse overheid.
• Licenties bovenop dit volume worden via een aparte factuur rechtstreeks aan uw entiteit gefactureerd.
• Uw leverancier configureert de aangekochte Copilot-licenties op uw tenant, zodat deze kunnen worden toegewezen aan de eindgebruikers.

Entiteiten kunnen te allen tijde zelfstandig Copilot-licenties aankopen via hun gebruikelijke aankoopproces.

De Vlaamse overheid zal in 2025 Microsoft 365 Copilot gefaseerd uitrollen naar kenniswerkers binnen haar entiteiten. In het eerste jaar (van 1 juni 2025 t.e.m. 31 mei 2026) zullen 5.000 licenties worden toegekend. Deze beslissing werd genomen op 6 mei 2025, wat betekent dat er geen nieuwe licenties meer toegekend kunnen worden.

Indien uw entiteit interesse heeft in deelname aan de tweede uitrol van Copilot-licenties, gepland op 1 juni 2026, kunt u contact opnemen via copilot@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).

De ICT-functiehouder kan dit in principe zelf uitvoeren via Delegate, al raden we dit omwille van beheersredenen af. Het is immers de bedoeling dat elke medewerker die een licentie krijgt toegewezen, kan genieten van een volledige adoptieperiode van één jaar.

Wanneer een licentie niet actief wordt gebruikt, vragen we om deze toe te wijzen aan een medewerker die er wél effectief gebruik van zal maken. Bij het vertrek van een medewerker kan de licentie uiteraard opnieuw worden herverdeeld.

Indien uw entiteit beslist om een Copilot-licentie toe te wijzen aan een andere medewerker, vragen wij u vriendelijk om dit te melden via copilot@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) . Op die manier kan het projectteam de wijziging correct registreren en de verplichte opleidingen tijdig toewijzen aan de nieuwe licentiehouder.

De licentie duurt één jaar en wordt niet automatisch verlengd.

Er wordt momenteel gewerkt aan een AI-risicoappetijt, waarin ook ethische overwegingen aan bod komen. Deze gids zal onder andere een duidelijke ‘no-go zone’ bevatten voor bepaalde types van use cases. Zodra deze richtlijn beschikbaar is, wordt ze gedeeld met alle entiteiten.

Het AI Expertisecentrum werkt aan een begeleidende nota rond de EU AI Act voor overheden in Vlaanderen. Van zodra deze gepubliceerd wordt, zullen wij hierover communiceren.