Maatregelen dienstenchequesector tegen de verspreiding van het coronavirus

Deze week werden de nieuwe coronarichtlijnen gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad (de wet van 4 juli 2021 houdende tijdelijke ondersteuningsmaatregelen ten gevolge van de COVID 19-pandemie). De wet voorziet ook in specifieke regels voor de dienstenchequesector.

Zo moet u als dienstencheque-onderneming minstens voorzien in volgende materialen voor uw dienstencheque-werknemers:

1. Wekelijks één wegwerpmondmasker per werkplaats waar de werknemer tewerkgesteld wordt. Indien de prestatie op één werkplaats meer dan 4 uur duurt, dient u per prestatie van 4 uur een extra mondmasker aan te bieden;

OF

een set herbruikbare mondmaskers, waarvan het aantal minstens gelijk is aan het aantal werkplaatsen waar de werknemer per week werkzaam is. Indien de prestatie op één werkplaats meer dan 4 uur duurt, dient u per prestatie van 4 uur een extra mondmasker aan te bieden;

Herbruikbare mondmaskers moeten minstens om de 15 weken vernieuwd worden of, op verzoek van de werknemer, in geval van slijtage of verval;

U mag kiezen of u wegwerp- of herbruikbare mondmaskers voorziet.

2. Desinfecterende gel of een gelijkaardig product om de handen te kunnen ontsmetten voor, tijdens en na de verschillende prestaties.

Enkele voorbeelden:

• Een werknemer levert deze week dienstenchequeprestaties bij 6 verschillende dienstenchequegebruikers, en dit telkens voor 3 uur. De onderneming bezorgt de werknemer dus 6 wegwerp- of herbruikbare mondmaskers.
• Een werknemer levert deze week dienstenchequeprestaties bij 6 verschillende gebruikers. Bij 3 gebruikers wordt er een prestatie geleverd van 3 uur, bij de andere 3 gebruikers een prestatie van 5 uur. De onderneming bezorgt de betrokken werknemers elk 9 wegwerp- of herbruikbare mondmaskers.

Verder kunnen werknemers hun prestaties opschorten als zij vaststellen dat ze het werk niet in veilige omstandigheden kunnen aanvatten of verderzetten, omdat de veiligheids- en gezondheidsvoorschriften om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 tegen te gaan niet worden toegepast. Zij moeten u hier uiteraard onmiddellijk van op de hoogte brengen. De werknemers mogen hun prestaties opschorten zolang de situatie aanhoudt. Indien dit op korte termijn niet opgelost kan worden, hebben zij het recht om de arbeidsplaats te verlaten, met het akkoord van u als werkgever. Zij hebben in elk geval het recht om de werkplaats te verlaten als de situatie langer dan de helft van de voorziene prestatietijd duurt.

Deze maatregelen treden in werking op 13 juli en zijn van kracht tot en met 30 september 2021.

De integrale wettekst kan u terugvinden in het Belgisch Staatsblad ((opent in nieuw venster)).

Elke werknemer mag zich laten vaccineren wanneer hij dit verkiest of wanneer hij hiervoor een afspraak krijgt voorgesteld. Als dit tijdens de werkuren is wordt hij doorbetaald voor die uren dat hij afwezig is voor de vaccinatie. De werkgever mag op geen enkele manier druk uitoefenen op de werknemer om zich op een ander moment te laten vaccineren.

De uren dat de werknemer afwezig is worden gelijkgesteld met gewerkte uren. Ze tellen dus ook mee voor de drie uur die minstens in één werkblok gepresteerd worden.

Meer info vindt u hier ((opent in nieuw venster)).

NL

Richtlijnen/instructies voor de veiligheid op de werkvloer (PDF bestand opent in nieuw venster) voor werknemers dienstencheques gedurende de coronamaatregelen. Deze maatregelen moeten in acht genomen worden door de dienstencheque-ondernemingen, werknemers en gebruikers bij het uitoefenen van de activiteiten (6 november 2020).

FR

Instructions relatives à la sécurité sur le lieu de travail (PDF bestand opent in nieuw venster) des travailleurs titres- services pendant les "mesures corona". Cettes mesures doivent être prises en considération par les entreprises de titres-services, les travailleurs et les utilisateurs dans l’exercice des activités. (dernière version 06/11/2020)

ENG

Instructions for safety in the workplace (PDF bestand opent in nieuw venster)for service voucher employees during the “corona measures”. These measures must be observed by the service voucher companies, employees and users when performing their activities (latest version 06/11/2020).

Ja, de huishoudelijke hulp kan doorgaan als de instructies gevolgd worden.

De activiteit kan niet doorgaan bij een gebruiker die zich in quarantaine of isolatie bevindt. Ook mag een werknemer die zich in quarantaine of isolatie bevindt niet gaan werken.

Om te weten wanneer u in quarantaine of isolatie moet gaan, volgt u de instructies van de overheid ((opent in nieuw venster)) of raadpleegt u dit schema (PDF bestand opent in nieuw venster).

Op vrijdag 20 november heeft de Vlaamse regering beslist om de subsidie voor de dienstencheques voor prestaties in de maanden november en december 2020 te verhogen met €2,89.

Sodexo zal deze verhoging uitbetalen, de onderneming moet hier zelf niets voor doen.

De onderneming moet ook niet aantonen waartoe deze bijkomende subsidie gebruikt werd zoals in de periode april-juni 2020 maar moet wel de bijzondere veiligheidsvoorschriften naleven die men kan vinden op deze pagina en in het Ministerieel Besluit van 25 november 2020 (PDF bestand opent in nieuw venster).

De bijkomende subsidies, die uw dienstencheque-onderneming heeft ontvangen van de Vlaamse Overheid om tegemoet te komen aan een aantal bijkomende kosten en om uw werknemers in veilige omstandigheden te kunnen laten werken, zijn volgens de bevoegde entiteit van de federale overheid vrijgesteld in de vennootschapsbelasting. Deze subsidies worden immers beschouwd als steunmaatregel om aan de rechtstreekse of onrechtstreekse economische of sociale gevolgen van de coronacrisis het hoofd te bieden.

Concreet gaat het over de bijkomende subsidie van:

• €8,64 toegekend per geleverde prestatie tussen 16 maart 2020 en 10 mei 2020
• €5,40 toegekend per geleverde prestatie tussen 11 mei 2020 en 31 mei 2020 (of €2,16 per geleverde prestatie als het voorziene plafond werd overschreden)
• €3,78 toegekend per geleverde prestatie tussen 1 juni 2020 en 30 juni 2020 (of €2,16 per geleverde prestatie als het voorziene plafond werd overschreden)
• €2,89 toegekend per geleverde prestatie tussen 1 november 2020 en 31 december 2020

Meer informatie kunt u vinden in:

• artikel 6 van de wet van 29 mei 2020 houdende diverse fiscale bepalingen ten gevolge van de COVID-19-pandemie, zoals gewijzigd door artikel 7 van de wet van 20 december 2020 houdende tijdelijke ondersteuningsmaatregelen ten gevolge van de COVID-19-pandemie;
• de Circulaire 2020/C/130 over de vrijstelling van vergoedingen van gewesten, gemeenschappen, provincies of gemeenten ingevolge COVID-19.

Om te verzekeren dat alle dienstenchequegebruikers op de hoogte zijn van de belangrijkste maatregelen die zij moeten treffen om voor veilige werkomstandigheden te zorgen, bezorgen de erkende ondernemingen deze papieren aan de gebruiker (PDF bestand opent in nieuw venster).

De gebruiker verblijft zoveel mogelijk in een afzonderlijke ruimte zolang de huishoudhulp aan het werk is. Als men zich toch in dezelfde ruimte begeeft moet men beide een mondmasker dragen. Als men in die situatie geen anderhalve meter afstand kan bewaren, kan de huishoudhulp niet doorgaan!

Hieronder vindt u een opsomming van enkele goede praktijken uit het werkveld.

• Briefwisseling op verschillende momenten naar de gebruikers met richtlijnen rond veiligheid voor hen en de medewerkers
• Nieuwsbrieven voor de medewerkers met daarin de richtlijnen
• Telefonische contacten door maatschappelijk werkers naar gebruikers
• Zelfde gesprekken werden ook uitgevoerd naar de medewerkers, ter persoonlijke ondersteuning, evenals om de richtlijnen nog wat toe te lichten
• Psychologische ondersteuning beschikbaar gesteld, zowel telefonisch als fysiek indien nodig (dat gebeurt het best door gekwalificeerd personeel of externe partners)
• Herplanning van de dienstverlening door te werken met maximaal 1 werknemer per gebruiker
• Digitaal werkoverleg op regelmatige basis
• Elke maandag een afhaalmoment (in een grote ruimte of buiten) van alcolholgel, mondmaskers, handschoenen, schorten…
• Instructiefilmpjes en -fiches over het gebruik van beschermingsmateriaal

• Dagelijkse mail naar medewerkers met een update van de coronamaatregelen en gerelateerde zaken betreffende dienstverlening
• Aan medewerkers werd in gevraagd wie in deze periode verkoos om met de eigen wagen of fiets te komen werken in plaats van met het openbaar vervoer. Die medewerkers kregen dan een kilometervergoeding (zelfs al hadden ze al een abonnement openbaar vervoer)
• Blijvende ondersteuning werd voorzien en opvolging door leidinggevende, soms via videoconference met medewerkers via tablet
• Coaches belden medewerkers op om te vragen hoe het gaat en bieden de mogelijkheid tot signaleren van bezorgdheden
• De fysieke vergadering om de 14 dagen werden geannuleerd, net zoals de opleidingen
• Omdat de arbeidskledij regelmatiger gewassen moet worden, werd de wasvergoeding voor medewerkers verhoogd
• Medewerkers kunnen maaltijden bestellen bij een lokale cateraar en afhalen aan de onderneming
• Medewerkers krijgen dagelijks een extra attentie voor hun inzet (snack of drankje)
• Binnenkort wordt er een bevraging gestuurd om input te verzamelen over wat de medewerkers belangrijk vinden tijdens de exit-strategie.

Er kan niet gepoetst worden bij een gebruiker die in quarantaine of isolatie is. De gebruiker informeert de dienstencheque-onderneming zo snel mogelijk indien een dergelijke situatie zich voordoet. De gebruiker kan aansprakelijk gesteld worden voor de gevolgen hiervan indien hij dit niet onmiddellijk doet. Indien de melding minder dan 48 u vóór de geplande dienstencheque-activiteit plaatsvindt gelden de contractuele afspraken tussen de dienstencheque-onderneming en de gebruiker.

Tijdelijke werkloosheid is mogelijk voor bepaalde gevallen. Meer informatie ((opent in nieuw venster)) vindt u op de website van de RVA.

Elke werknemer die gezond is, kan en mag zijn prestaties blijven uitvoeren. De regelgeving bepaalt specifiek dat dienstencheque-ondernemingen zich ertoe verbinden geen prestaties te laten verrichten in een omgeving met onaanvaardbare risico's. In het bijzonder voor werknemers die tot de risicogroep behoren, worden daarom de nodige maatregelen genomen. Tewerkstelling bij gebruikers die symptomen van Covid-19 vertonen, is in dat kader niet mogelijk.

De huishoudhulp die niet bij een gebruiker wil werken zonder dat daarvoor een dwingende reden is, kan daarvoor een beroep doen op de normale verlofregelingen.

Bij de gebruikers waar de huishoudhulp gaat werken, moet hij of zij zeer strenge maatregelen in acht nemen op het vlak van hygiëne.

De strenge hygiënische maatregelen zijn:

• Was de handen grondig en langdurig voor en na het werk
• Draag maximaal handschoenen tijdens het werk
• Zorg voor een goede verluchting door met open ramen en deuren te werken
• Nies en hoest in een papieren zakdoekje en gooi dat daarna onmiddellijk weg in een afgesloten vuilnisbak
• Als de gebruikers thuis zijn tijdens het schoonmaken, moeten zij zich in een aparte kamer bevinden, en dus niet in de ruimte waar er gepoetst wordt. Als dat onmogelijk is, volgt men de algemene richtlijn om altijd anderhalve meter van andere personen verwijderd te blijven. Als dit niet mogelijk is, kan er niet gewerkt worden.
• De huishoudhulp en de gebruiker dragen een mondmasker als ze zich in dezelfde ruimte bevinden.

De onderneming mag, zolang de bijzondere maatregelen van de nationale veiligheidsraad van kracht zijn, de werknemers met een arbeidsovereenkomst dienstencheques tijdelijk inzetten voor andere activiteiten.

Daarvoor voegt ze een addendum toe aan de lopende arbeidsovereenkomst met een tijdelijk alternatief uurrooster en een beschrijving van de taken die tijdelijk zullen worden opgenomen.

Dat kan deeltijds of voltijds.

Voor die activiteiten kunnen geen dienstencheques worden ingediend.

Ondernemingen moeten hun werknemers die met het openbaar vervoer naar de gebruikers gaan, de richtlijn geven om zoveel mogelijk buiten de spitsuren te reizen. In samenspraak met de klanten kunnen ze overwegen de werkuren aan te passen.

Het dragen van een mondmasker op het openbaar vervoer is verplicht.

Duidelijke communicatie is belangrijk in een periode van crisis. Daarom wordt gevraagd aan de ondernemingen om de gebruikers te waarschuwen als de huishoudhulp niet kan doorgaan.

Eventueel kan de onderneming ervoor kiezen om te communiceren aan de gebruikers dat er alleen nog een poetshulp gestuurd wordt als daar expliciet wordt om gevraagd.

De strijkwinkels mogen opnieuw klanten ontvangen. Strijkwinkels worden beschouwd als “niet-essentiële winkels”. Meer info over de toe te passen maatregelen vindt u hier ((opent in nieuw venster)).

Het strijkatelier mag openblijven, maar er moet met een minimale afstand van 1,5 meter tussen de werknemers gewerkt worden. Als dat niet mogelijk is, kan er maar één werknemer blijven werken. Spreiding in de tijd of beschermende borden kunnen een alternatief zijn voor het houden van afstand.

In het strijkatelier zorgt men in de eerste plaats voor een zéér goede verluchting en hanteert iedereen strenge hygiënische normen, zoals het regelmatig wassen van de handen. Ook het werkmateriaal moet regelmatig ontsmet worden.

Het mindermobielenvervoer is mogelijk mits iedere inzittende vanaf 12 jaar een mondmasker draagt. Als het niet mogelijk is een mondmasker te dragen, moet men op de bus de afstand van 1,5 meter ten opzichte van elkaar respecteren.

Zowel voor als onmiddellijk na het vervoer wassen of ontsmetten zowel de chauffeur als de passagiers hun handen.

Na elk vervoer wordt het interieur van het voertuig gereinigd en ontsmet.

De Vlaamse regering heeft beslist om de subsidie van de dienstencheques tijdelijk te verhogen voor prestaties tussen 16 maart en 30 juni 2020. Die extra subsidiëring moet u als erkende onderneming in staat stellen om tegemoet te komen aan een aantal bijkomende kosten. Daarnaast moet de subsidieverhoging kunnen voldoen aan de verplichting om uw werknemers in veilige omstandigheden te laten werken. Voor dit laatste element wordt expliciet een deel van de bijkomende subsidie voorbehouden.

Voor prestaties die geleverd worden tussen 16 maart en 10 mei 2020, wordt een verhoging van 8,64 euro per dienstencheque voorzien.

Sinds 11 mei 2020 wordt die steun geleidelijk afgebouwd in twee fases.

• In de periode 11/5 tot en met 31/5 wordt het deel van de extra subsidie dat niet expliciet moet gebruikt worden voor veiligheidsmaatregelen gehalveerd (van €6,48 naar €3,24)
• In de periode 1/6 tot en met 30/6 daalt het deel van de extra subsidie dat niet expliciet moet gebruikt worden voor veiligheidsmaatregelen met 75% (van €6,48 naar €1,62)

Per dienstencheque met een prestatiedatum in de volgende periodes, ontvangt uw onderneming een bijkomende subsidie van:

• 5,40 euro per uur voor prestaties van 11 mei 2020 tot en met 31 mei 2020
• 3,78 euro per uur voor prestaties in de maand juni 2020

De bijkomende steun die geldt vanaf 11 mei tot en met 30 juni is wel beperkt. U hebt maar recht op de volledige verhoogde subsidie tot aan een vastgelegd plafond van aantal prestaties. Dat wordt verder uitgelegd onder het kopje: 'Verduidelijking toepassing plafond voor prestaties vanaf 11 mei 2020'. Als het plafond eenmaal is bereikt, ontvangt u alleen nog een verhoging van 2,16 euro per dienstencheque, bedoeld om de nodige veiligheidsmaatregelen voor uw werknemers te voorzien.

Bij de prestaties die worden uitgevoerd vanaf 6 april, moet minstens 2,16 euro van de verhoogde tegemoetkoming per cheque voor de veilige werkomstandigheden van uw werknemers worden ingezet. De onderneming zal dan ook moeten kunnen aantonen dat dat effectief gebeurd is. Dat wordt verder uitgelegd onder het kopje 'Verduidelijking kosten verhoogde subsidie voor veiligheid'.

De Vlaamse regering heeft beslist om de subsidie van de dienstencheques tijdelijk te verhogen voor prestaties tussen 16 maart en 30 juni 2020. Die extra subsidiëring moet u als erkende onderneming in staat stellen om tegemoet te komen aan een aantal bijkomende kosten. Daarnaast dient de subsidieverhoging om te kunnen voldoen aan de verplichting om uw werknemers in veilige omstandigheden te laten werken.

Bij de prestaties die worden uitgevoerd vanaf 6 april, moet minstens 2,16 euro van de verhoogde tegemoetkoming per cheque voor de veilige werkomstandigheden van uw werknemers worden ingezet. De onderneming zal dan ook moeten kunnen aantonen dat dat effectief gebeurd is.

Hieronder vindt u een oplijsting van de kosten die in aanmerking komen voor de extra subsidiëring

Welke kosten komen in aanmerking?

Het betreft uitsluitend kosten die gemaakt zijn door de dienstencheque onderneming vanaf 16 maart 2020 en die betrekking hebben op prestaties die werden uitgevoerd in de periode van 6 april 2020 tot 30 juni 2020 (of latere datum in geval van verlenging).

De kosten hebben betrekking op bijkomend genomen maatregelen om de veilige werkomgeving van dienstencheque-werknemers te garanderen gedurende de coronamaatregelen. De genomen maatregelen zijn aanvullend op de reguliere of al algemeen geldende maatregelen.

Werkingskosten

• materiaal om hygiënisch en veilig te kunnen werken, zoals papieren zakdoeken, papieren handdoeken, handschoenen, handzeep, ontsmettingsgels, mondmaskers, beschermende kleding …
• ontsmettingsmiddelen

Loonkosten

Ten belope van het effectief aantal uren dat besteed is aan:

• informeren over instructies met betrekking tot de veiligheid op de werkvloer voor dienstencheque-werknemers gedurende de coronamaatregelen.
• opvolging van de naleving van deze instructies.
• overleg met dienstencheque-werknemers over het veilig werken.
• opstellen van specifieke richtlijnen op maat/opstellen van mailing/geven van (digitale) vorming over veilig werken.
• aankoop en beheer van beschermingsmateriaal.

Die loonkosten kunnen betrekking hebben op de tijdsbesteding van zowel omkaderend personeel als dienstencheque-werknemers. De loonkosten/uren van de dienstencheque-prestaties zelf (poetsen, strijken,..) kunnen dus NIET ingebracht worden.

Er kan gebruikt gemaakt worden van een standaardkost voor bedienden en werknemers. Hierdoor dient men enkel de tijdsinvestering bij te houden en geen effectieve loonkosten te berekenen. De standaardkost bedraagt 30 euro/uur voor bedienden en 20 euro/uur voor dienstencheque-werknemers.

Vervoerskosten

• vervoerskosten (personeel en werking) voor het afhalen en leveren van strijk komen niet in aanmerking
• vervoerskosten voor het verdelen van beschermingsmateriaal (zowel per koerier als door de onderneming zelf) komen wel in aanmerking

De opsomming is niet limitatief.

Bewijsstukken

De ingebrachte kosten kunnen maar aanvaard worden als ze gestaafd kunnen worden met een bewijsstuk.

Voor de loonkosten

• output, zoals papieren richtlijnen/mailing/vorming en de overeenstemmende tijdsbesteding
• registratie van activiteiten, inclusief de tijdsbesteding ervan
• verklaring op eer, ondertekend door de betrokken werknemer, met betrekking tot het aantal gewerkte uren in het kader van de veiligheidsmaatregelen, zoals vermeld in richtlijnen

Voor de werkingskosten

• facturen en betalingsbewijzen

Verantwoording van de kosten

De Vlaamse Sociale Inspectie heeft op 1 september een bericht gestuurd naar dienstencheque-ondernemingen met de vraag om een overzicht van de gemaakte kosten in te dienen tegen 30 september. We ontvingen het signaal dat deze termijn in bepaalde gevallen te kort is om de nodige stukken te verzamelen. De stukken zijn echter nodig voor een objectieve controle. Om deze reden kunnen overzichten nog tot 31 oktober worden ingediend.

Het versturen van de vraag om een overzicht in te dienen gebeurde op basis van een objectieve risico-analyse rekening houdend met de toegekende bedragen. Niet alle ondernemingen hebben dus een vraag tot indiening van kosten gekregen.

De ondernemingen mogen kosten indienen die gemaakt zijn voor 31/7/2020. Dit houdt in dat opleidingen, acties van interne personeelsleden, bestellingen van materiaal kunnen gebeuren tot 31/7/2020. De levering van materiaal, factureringen en betalingen dienen voor 30/9/2020 voltooid te zijn. Alleen kosten die op dat moment effectief betaald zijn, mogen in het overzicht van kosten opgenomen worden.

Er wordt een “overzicht van kosten” gevraagd dat inzicht geeft in de gemaakte kosten en die verder als basis kan dienen voor eventueel verder onderzoek ter plaatse. Het is logisch dat zo een “overzicht” van een grote onderneming meer kosten zal bundelen en dus minder gedetailleerd zal zijn dan van een kleine onderneming. (Groepen van) Ondernemingen met meerdere erkenningsnummers worden gevraagd om per erkenningsnummer een dossier in te dienen. De kosten mogen wel aangekocht worden door 1 onderneming en vervolgens op basis van een verdeelsleutel (bv. werknemers of prestaties) verspreid worden over de verschillende ondernemingen. Eenzelfde principe geldt ook voor ondernemingen met meerdere activiteiten.

Op basis van de ingediende kostendossiers zal een steekproef genomen worden van ondernemingen die een controle ter plaatse zullen ontvangen. Deze ondernemingen zullen gecontacteerd worden, in principe eind oktober/november.

Deze aangekondigde controles zullen nog zoveel mogelijk dit kalenderjaar ingepland worden.

We vragen aan alle ondernemingen de bewijstukken 5 jaar bij te houden conform de juridische verjaringstermijn.

Op basis van een evaluatie, eventuele klachten of meldingen, etc. zijn immers bijkomende controles nog mogelijk.

Indien u vragen heeft over uw kostendossier, aarzel niet om ons te contacteren op het emailadres: kostendossier.wse@vlaanderen.be (opent in uw e-mail applicatie)

De bijkomende steun die geldt voor prestaties van 11 mei tot en met 30 juni is beperkt in totaliteit. U hebt maar recht op de volledige verhoogde subsidie tot aan een vastgelegd plafond van aantal prestaties:

• Voor de prestaties van 11 mei tot en met 31 mei komt dat plafond overeen met 66,67% van het gemiddeld aantal prestaties van uw onderneming per periode van 21 dagen in 2019.

• Voor de prestaties voor de maand juni komt dat plafond overeen met 80% van het gemiddeld aantal prestaties per maand van uw onderneming in 2019.

Als het plafond eenmaal is bereikt, ontvangt u alleen nog de verhoging van 2,16 euro per dienstencheque, bedoeld om de nodige veiligheidsmaatregelen voor uw werknemers te voorzien.

U hoeft zelf niets te ondernemen om de verhoogde subsidies te ontvangen. De betaling gebeurt volledig automatisch door Sodexo. De betaling van de extra subsidie zal wel niet samen met de uitbetaling van de gewone tegemoetkoming per dienstencheque verlopen, maar volgt later.

Is het aantal prestaties in uw onderneming sinds 2019 significant toegenomen door een fusie, een overname of een andere vorm van herstructurering? Laat het weten per mail via dienstencheques@vlaanderen.be (opent in uw e-mail applicatie), want dat kan mogelijk de bovenstaande berekening beïnvloeden.