Erken het belang van praktijkgerichte kennisdeling en maak duidelijk dat medewerkers zelf actief mogen (en kunnen) bijdragen aan de opbouw van gedeelde kennis. Positioneer de FAQ als een levend leerinstrument, niet als een eenmalig document.

Start met een eenvoudige, thematisch opgebouwde FAQ waarin veel gestelde vragen over dagelijkse taken, processen of tools beantwoord worden. Voorzie een structuur waarin vragen gemakkelijk kunnen toegevoegd, aangepast en teruggevonden worden.

Stimuleer medewerkers om hun eigen vragen én oplossingen toe te voegen. Bijvoorbeeld na het oplossen van een probleem: “Wat had ik zelf graag geweten voor ik hiermee begon?” Zo wordt de FAQ een gedeeld geheugen van het team.

Zorg dat de FAQ gemakkelijk bereikbaar is (via intranet, gedeelde map of een specifieke tool) en dat de taal begrijpelijk is voor iedereen. Werk met duidelijke titels, tags of zoekwoorden.

Wijs een verantwoordelijke of team aan dat waakt over de actualiteit en bruikbaarheid van de FAQ. Voorzie periodiek een moment (bv. per kwartaal) waarop aanvullingen of verbeteringen besproken en doorgevoerd worden.

Gebruik de FAQ ook als bron tijdens overleg: bespreek een nieuwe of verrassende bijdrage in het team, of koppel een hulpvraag terug naar de FAQ. Zo wordt het instrument ook een katalysator voor verdere reflectie en uitwisseling.