Denk breed: je kan zowel technische skills opnemen (zoals Excel, Power BI, of specifieke interne systemen) als HR- of proceskennis (zoals rekrutering of kwaliteitszorg), methodologische expertise (zoals projectmanagement of LEAN), en ook rollen of soft skills (zoals coachen of faciliteren).

Voorzie een schaal waarmee medewerkers hun niveau kunnen aanduiden, zoals ‘basiskennis’, ‘gebruiker’ of ‘expert’. Je kan ook werken met comfortzones, zoals “ik ken het een beetje”, “ik help graag” of “spreek me hier zeker over aan”. Laat daarnaast ruimte voor extra toelichting, bijvoorbeeld door mensen te laten vermelden in welk project of traject ze ervaring opdeden.

Je kan medewerkers vragen zichzelf als aanspreekpunt aan te duiden, of je kan dit doen op basis van inschattingen van leidinggevenden. Belangrijk is dat het duidelijk is of iemand openstaat voor vragen, coaching of samenwerking — en dat dit expliciet wordt vermeld.

Kies een vorm die aansluit bij wat binnen je onderneming haalbaar en toegankelijk is. Een gedeeld Excel-bestand op de server of via SharePoint kan al volstaan, maar ook een visuele weergave in een online whiteboard of een functionaliteit binnen een bestaande L&D-tool kan helpen. Belangrijk is dat het overzicht gemakkelijk te vinden én te gebruiken is.

De matrix moet makkelijk beschikbaar zijn en actueel blijven. Denk aan een vaste plek op het intranet of in de kennisomgeving. Plan periodiek een update in, bijvoorbeeld gekoppeld aan het functionerings- of ontwikkelgesprek. Laat medewerkers bij voorkeur hun eigen gegevens aanpassen, zodat het eigenaarschap bij henzelf ligt.

Gebruik de matrix niet als een op zichzelf staand document, maar verbind haar met andere initiatieven. Ze kan bijvoorbeeld dienen als input voor matchmaking bij peer learning, als bron voor interne opleidingen of mentortrajecten, of als ondersteuning bij teamvorming en projecttoewijzing.

Maak het zichtbaar en waardevol om expertise te delen. Je kan medewerkers die als aanspreekpunt fungeren in de kijker zetten via interne communicatie, een digitale badge geven of een icoon toevoegen aan hun profiel. Verbind deelname aan de matrix ook aan leer- of loopbaankansen, zodat kennisdeling als strategisch waardevol wordt gezien.