Als eerste stap lijnt u de grenzen van de opdracht af. U identificeert de gebouweenheden in de gebouwen op de site en bepaalt welke EPC(‘s) nodig zijn.

Het gebouwenpark is heel divers. Gebouweenheden worden op verschillende manieren gebruikt (residentieel, niet-residentieel, industrie, landbouw of gemengd gebruik). Dit gebouwgebruik bepaalt of de gebouweenheid onder het toepassingsgebied van EPC NR valt of niet. Ook kunnen gebouwen nul, één of meerdere gebouweenheden omvatten. Dit aantal gebouweenheden bepaalt hoeveel EPC’s nodig zijn.

In vele gevallen kan in oogopslag de opdracht worden afgelijnd en is meteen duidelijk hoeveel EPC’s NR nodig. Echter, in sommige gevallen is er toch twijfel. Bij twijfel kan een vooronderzoek uitsluitsel bieden over welke en hoeveel EPC’s nodig zijn. Raadpleeg hierbij ‘Wegwijs in het EPC per gebouw(eenheid)’(PDF bestand opent in nieuw venster)

• Maak hierover duidelijke afspraken met de opdrachtgever.
• Geef ook voldoende toelichting, want een mogelijke conclusie van het vooronderzoek kan zijn dat er geen EPC nodig is.
• Hou altijd een projectdossier bij van het vooronderzoek met de motivatie van uw conclusies.

• Kijk na in het Gebouwenregister of de afbakening van het gebouw en de gebouweenheden klopt. Maak gebruik van de handige stappenplannen om de gebouwafbakening na te gaan. Indien deze gegevens niet correct of onvolledig zijn, dien dan een melding in bij het VEKA. Schetsen en foto’s zijn nodig. Hoe u een correcte en volledige melding doet, leest u op ‘Melding indienen over het Gebouwenregister’.

• De gemeenten en steden beheren het Gebouwenregister en kunnen als enigen extra busnummers aanmaken en zodoende gebouweenheid-ID’s genereren. Als de gemeente geen aanpassingen doet, ondanks de melding van het VEKA, dan komt de situatie in het Gebouwenregister niet met de realiteit overeen en KAN EN MAG ER GEEN EPC opgemaakt worden. Dit kan gevolgen hebben voor de gebouweigenaar op wie een EPC-plicht rust. Het is dan ook belangrijk dat er telkens een melding bij het VEKA wordt ingediend als er fouten of ontbrekende gegevens in het Gebouwenregister worden vastgesteld.

Vooraleer een energiedeskundige een EPC certificaat kan opmaken moet een inspectie ter plaatse gebeuren. De inspectie focust hierbij op drie pijlers:

• Energiestromen, inclusief meters en metingen
• Gebouw
• Opwekkers

• Maak op basis van de aangeleverde bewijsstukken en de vaststellingen tijdens het plaatsbezoek de nodige EPC’s voor de opdracht op
• Bepaal het energielabel en energiescore(s). Gebruik hiervoor de certificatiesoftware(opent in nieuw venster).
• Bezorg een proefcertificaat aan de opdrachtgever ter nazicht.
• Dien het EPC definitief in de energieprestatiedatabank in na goedkeuring van de opdrachtgever.

Een EPC is enkel rechtsgeldig als het ondertekend is door de energiedeskundige.

• Bezorgt u het EPC digitaal? U kunt een digitale handtekening plaatsen met uw eID.
  • Nadien toch een afgedrukt exemplaar bezorgen? Dan moet u het EPC alsnog met de hand ondertekenen.
• Bezorgt u een afgedrukte versie van het EPC aan de eigenaar? Dan moet u het EPC in kleur afdrukken en met de hand ondertekenen.

Digitale handtekeningen zijn niet geldig als het document afgedrukt wordt, omdat de geldigheid van de handtekening niet meer geverifieerd kan worden.

Informeer de opdrachtgever over het resultaat en verduidelijk hoe dit resultaat in de toekomst kan verbeterd worden. Dit advies kan (afhankelijk van de situatie) tweeledig zijn:

• Maatregelen aan het gebouw en/of de installaties:
  • Overloop samen de aanbevelingen
  • Geef suggesties over welke maatregelen prioritair zijn
  • Verduidelijk zaken die nog onduidelijk zijn.
• Plaatsen van bijkomende verplichte of optionele meters:
  • Alleen energiegebruik dat werd opgemeten kan meegenomen worden in het energielabel. Louter het plaatsen van extra meettoestellen kan dus leiden tot een beter energielabel. Adviseer indien nodig de eigenaar.
  • Vermeld ook zeker de verplichting tot jaarlijkse meteropnames voor de bepaling van het hernieuwbaar aandeel.

De energiedeskundige houdt een projectdossier gedurende 5 jaar bij, te rekenen vanaf de datum van het EPC en ongeacht de geldigheid van dat EPC.

Dit dossier bestaat uit:

• bewijsstukken
• ondertekende aanstiplijst
• foto’s van de visuele vaststellingen
• grafisch dossier.