Maakt je departement of agentschap nog geen gebruik van de module PLOEG? Dan werkt je organisatie met papieren sjablonen of een eigen digitaal systeem.

Contacteer je HR-verantwoordelijke voor meer informatie.

Personeelsleden hebben minstens 2 evaluatoren. De evaluatoren zijn de ‘functionele chefs’. Dit zijn de personen die in de praktijk instructies geven aan het personeelslid en tegenover wie het personeelslid zich moet verantwoorden over het werk.

Als leidinggevende van een team ben je in Vlimpers automatisch de enige 1ste evaluator van alle medewerkers in dit team. Het is niet mogelijk om voor een deel van hen een andere 1ste evaluator aan te duiden.

Zit je als leidinggevende zelf in dit team? Dan is de leidinggevende van het rechtstreeks bovenliggende team (of afdeling) jouw enige 1ste evaluator. Ook hier is het niet mogelijk om een andere 1ste evaluator aan te duiden.

De 2de evaluator van een medewerker is standaard de 1ste evaluator van diens 1ste evaluator. Het is echter toegestaan om een andere 2de evaluator aan te wijzen. Geef de naam van de medewerker en diens afwijkende 2de evaluator door (eventueel via je HR-dienst) via het Vlimpers-contactformulier.

Je kunt organisatiedoelstellingen aligneren tot op het niveau van je medewerkers. Zo geef je je medewerkers zicht op hoe zij aan het geheel bijdragen. En zo stimuleer je de samenwerking over teams heen.

Hoe doelen aligneren?

• Je maakt de doelstellingen aan waarop je wilt dat je teamleden hun eigen doelstellingen aligneren.
• Je maakt deze doelstellingen zichtbaar.
• Je vraagt je medewerkers om deze te raadplegen in het tabblad ‘managers doelstellingen’ en hun eigen doelstellingen te aligneren aan de jouwe.
• Om een overzicht te krijgen van welke medewerkers aan je doelstellingen werken, klik je op het tabblad ‘hiërarchie’. Je kunt daar de status zien van elke doelstelling.

Zodra je een doelstelling hebt toegewezen, is je medewerker eigenaar van de doelstelling. Je kunt deze doelstelling dus niet zelf annuleren. Je medewerker kan dit wel.

Probeer de evaluatie mondeling (bijvoorbeeld thuis of via Teams) te organiseren. Als dit niet lukt, doe je de evaluatie schriftelijk.

• In geval van een schriftelijke evaluatie (dus wanneer een evaluatiegesprek niet mogelijk was):
  • Je vervolledigt de evaluatie in de module PLOEG van Vlimpers, maar je ondertekent niet.
  • Je print de evaluatie af en verstuurt deze als ontwerp van evaluatie aangetekend met ontvangstbewijs naar het personeelslid. In de meeste gevallen zal je de aangetekende zending uiterlijk op 31 maart moeten versturen. Enkel als je met het personeelslid overeengekomen bent om de evaluatieperiode tot maximaal 15 maanden te verlengen, is er een afwijking mogelijk. In dat geval stuur je het ontwerpverslag uiterlijk 3 maanden na de afloop van de verlengde evaluatieperiode aangetekend op.
  • Je voegt een begeleidend schrijven toe waarop duidelijk vermeld staat dat het gaat om een ontwerp in het kader van een schriftelijke procedure.
  • Als je een onvoldoende of loopbaanvertraging wilt toekennen, moet deze vermelding al blijken uit het ontwerp van evaluatieverslag.
  • Het personeelslid heeft hierna 15 kalenderdagen de tijd om opmerkingen op het ontwerpverslag te bezorgen.
  • Nadat je de opmerkingen hebt ontvangen van het personeelslid bij het ontwerp van evaluatieverslag of nadat de 15 kalenderdagen zijn verstreken als het personeelslid geen opmerkingen heeft geformuleerd bij het ontwerp van evaluatieverslag:
    • vervolledig je de evaluatie in de module PLOEG met ondertekening door beide evaluatoren
    • print je de evaluatie opnieuw af en verstuur je deze met een begeleidende brief als definitief evaluatieverslag aangetekend met ontvangstbewijs naar het personeelslid
  • Je bezorgt zowel het ontwerp van evaluatieverslag met eventuele opmerkingen als het definitief evaluatieverslag aan het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) via het Vlimpers-contactformulier voor toevoeging aan het e-dossier van de medewerker. Voor de begeleidende brief bij het evaluatieverslag bestaan 2 sjablonen: de begeleidende brief ‘ontwerp evaluatieverslag’ en de begeleidende brief ‘definitief evaluatieverslag’.
• In geval van een mondelinge evaluatie (dus wanneer een evaluatiegesprek wel mogelijk was) kun je de evaluatie afronden volgens het normale proces in de module PLOEG. Het personeelslid kan van thuis uit in de module PLOEG de evaluatie ondertekenen en eventueel opmerkingen formuleren. Als het personeelslid de evaluatie niet van thuis uit kan of wil ondertekenen, of als je een onvoldoende of loopbaanvertraging wilt toekennen, print je de evaluatie die door beide evaluatoren werd ondertekend af en verstuur je deze aangetekend met ontvangstbewijs naar het personeelslid.

• Je voert een afsluitend gesprek waarbij je de voortgang van de doelstellingen bespreekt.
• Je voegt eventueel opmerkingen bij de doelstellingen in de module PLOEG.

Goed om te weten: wanneer de medewerker geen deel meer uitmaakt van je team, heb je geen zicht meer op deze doelstellingen. De nieuwe leidinggevende beschikt vanaf dan over alle informatie. Dit laat de nieuwe leidinggevende toe om een evaluatie uit te voeren voor het gehele werkjaar op basis van de voortgang van de doelstellingen, inclusief je opmerkingen.

Wat doe je bij je oude team?

• Je voert een afsluitend gesprek met je oude medewerkers waarbij je de voortgang van de doelstellingen bespreekt.
• Je voegt eventueel opmerkingen bij de doelstellingen in de module PLOEG.

Wat doe je bij je nieuwe team?

• Je voert verkennende gesprekken met je nieuwe medewerkers en je bespreekt de doelstellingen.

Goed om te weten: als nieuwe leidinggevende krijg je onmiddellijk toegang tot de doelenpagina’s van alle teamleden en tot evaluatietaken die al zijn opgestart. Je krijgt dus ook het overzicht van doelstellingen die relevant waren voor jij leidinggevende werd. Dit laat toe om een evaluatie uit te voeren voor het gehele werkjaar op basis van de voortgang van de doelstellingen. Indien de doelstellingen onvoldoende bijgewerkt zijn kun je bijkomende informatie opvragen bij de vorige leidinggevende.

Lees meer op de webpagina over de raad van beroep of in de praktische gids ‘Beroepsprocedure voor ambtenaren’. Ook op de webpagina over het nieuwe adviesorgaan vind je hier meer informatie over.

Heb je bepaalde documenten uit de module PLOEG nodig voor je dossier? Stel dan een vraag via het Vlimpers-contactformulier.

• Doorloop de evaluatietaak tot en met de ondertekening door de evaluatoren.
• Print het verslag en alle bijlagen af.
• Bezorg dit aan de medewerker met een begeleidend schrijven met vermelding dat je kiest voor de vervroegde evaluatie (ondertekend door beide evaluatoren).
• Bezorg de door alle partijen ondertekende evaluatie via het Vlimpers-contactformulier om te laten toevoegen aan het e-dossier van de medewerker.
• Volg de doelstellingen op en start een persoonlijk verbeterplan tijdens de verkorte evaluatieperiode.
• Contacteer aan het einde van de verkorte evaluatieperiode het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) via het Vlimpers-contactformulier en vraag om een evaluatietaak op te starten.
• Doorloop de vervroegde evaluatietaak.
• Verwittig AgO via het Vlimpers-contactformulier als de einduitspraak onvoldoende is.

Het rapport ’Opmerkingen jaarlijkse evaluatie’ in rapportage 2.0 geeft een overzicht van de opmerkingen die je medewerkers hebben toegevoegd bij de ondertekening van hun evaluatietaak. Zo hoef je dit niet per taak na te kijken.

Evaluaties waarvan minstens 1 stap is voltooid, worden 10 jaar bewaard in het e-dossier.

Je hebt als leidinggevende toegang tot de evaluaties en persoonlijke verbeterplannen die je zelf hebt voltooid voor je medewerker.

In het filmpje ‘e-dossier van medewerkers raadplegen (voor leidinggevenden)’ vind je meer uitleg.

Hiervoor kan je je tot het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) richten. Met een gemotiveerd verzoek kan je een kopie van deze documenten verkrijgen.

Deze aanvraag is onderhevig aan de wetgeving ter bescherming van de persoonsgegevens. Lees eerst de richtlijnen op de webpagina ‘Prestatiemanagement: info voor leidinggevenden’ voor je een aanvraag indient.

Het is mogelijk dat een medewerker bijvoorbeeld te laat was met het invullen van de zelfevaluatie.
Als leidinggevende kun je deze stap terug opzetten, zodat een medewerker alsnog de zelfevaluatie kan invullen.
Raadpleeg de instructies in de snelstartkaart ‘Jaarlijkse Evaluatie: Evaluatoren - Module PLOEG’.

Voor medewerkers die in het salarissysteem op basis van evaluatie zitten is deze optie niet meer beschikbaar.

Wil je deze toch toekennen aan een statutaire medewerker die de overstap naar het systeem heeft gemaakt? Kies dan als einduitspraak ‘Voldoende’ en geef als advies salaristrap ‘0 - Onder verwachting’.

Als het scherm ontbreekt om advies te geven over de salaristrap, dan betekent dit dat deze medewerker op 1 december nog niet overgestapt was noch een aanvraag had ingediend om over te stappen naar het nieuwe salarissysteem.

Via het rapport ‘Status prestatiebeoordelingstaken’ ga je na welke PVP’s er lopen voor je medewerkers. Maak goede afspraken met de andere evaluator over je betrokkenheid bij de opmaak of beoordeling van toekomstige verbeterplannen.

Je medewerker krijgt pas een melding wanneer je op de knop ‘Indienen’ klikt. Klik je op ‘Opslaan’, dan bewaart het systeem je vooruitgang, maar verstuurt het nog geen e-mail.

Je start een nieuw verbeterplan en verwijst hierin naar het voorgaande. Bespreek dit vooraf met je medewerker.

Plan een opvolggesprek in met je medewerker en documenteer de verslaggeving in het PVP. (Je hebt de mogelijkheid om 2 opvolggesprekken te documenteren.)

Stem in dat geval ook af met de andere evaluator en de HR-dienst van je entiteit.

Meer info vind je op de webpagina ‘Remediëring van je medewerkers’.

Aan het einde van de proeftijd wordt er automatisch een evaluatietaak klaargezet in de module PLOEG. Voor het berekenen van de einddatum van de proeftijd wordt er rekening gehouden met eventuele verlengingen.

Wil je de proeftijd van een medewerker vroegtijdig beëindigen?

• Bespreek met je HR-verantwoordelijke of dit mogelijk is. Dit kan enkel als de minimumduur van de proeftijd verstreken is.
• Bezorg het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) de nieuwe einddatum van de proeftijd. De evaluatietaak om de proeftijd te beëindigen wordt vervolgens voor je klaargezet in de module PLOEG.
• Voer het evaluatiegesprek met de medewerker.
• Schrijf het eindevaluatieverslag en zorg dat het is ingediend bij de medewerker binnen 30 kalenderdagen na het evaluatiegesprek.