Laat een co-planner toevoegen aan de evaluatietaak. De co-planner is de leidinggevende die de afwezige leidinggevende vervangt.

Bezorg de naam en het personeelsnummer van de co-planner aan het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) via het Vlimpers-contactformulier.

Let op: een co-planner kan geen doelstellingen bekijken of toewijzen, maar krijgt enkel rechten om de evaluatietaak af te ronden.

Een evaluatiedossier blijft 10 jaar bewaard in het e-dossier.

Leidinggevenden kunnen voor een concrete taak of doelstelling inzage krijgen in de beoordelingen van voormalige leidinggevenden van hun medewerkers. Dat geldt zowel voor evaluaties als voor persoonlijke verbeterplannen. Zij kunnen hiervoor een gemotiveerd verzoek indienen via het Vlimpers-contactformulier. Documenten opvragen is mogelijk tot 10 jaar terug in de tijd. Dit stemt overeen met de periode waarbinnen juridische gevolgen kunnen voortvloeien na een ongunstige evaluatie of een remediëring met het oog op mogelijk ontslag.

Deze aanvraag is onderworpen aan de regelgeving met betrekking tot het beschermen van persoonlijke gegevens. Raadpleeg de basisrichtlijnen op de webpagina ‘Prestatiemanagement: info voor leidinggevenden’.

Lopende evaluatiedossiers in de module PLOEG kun je opvragen bij de leidinggevende van de medewerker.

Kan je niet terecht bij de leidinggevende? Raadpleeg de richtlijnen en instructies voor de inzage in evaluatiedossiers op de webpagina ‘Prestatiemanagement: informatie voor HR’.

Het overzicht van de personeelsleden voor wie een evaluatietaak klaarstaat in de module PLOEG, vind je terug in het rapport ‘Overzicht personeelsleden die een evaluatie dienen te ontvangen’. Dit rapport is beschikbaar via:

• de tegel Rapportering > Rapportering Talent > PLOEG;
• Cognos > Vlimpersrapportering > Vlimpers Rapportenshop > 08. Prestatiemanagement.

Het rapport toont enkel de personeelsleden die voldoende dagen gepresteerd hebben om in aanmerking te komen voor een evaluatie. Staat een personeelslid niet vermeld in het rapport? Dan ontvangt de evaluator voor dit personeelslid geen evaluatietaak in de module PLOEG.

Meer informatie over wie in aanmerking komt voor een evaluatie, lees je op de webpagina ‘Prestatiemanagement: informatie voor HR’.

Als er geen tweede evaluator is ingevuld voor een personeelslid, loopt de evaluatietaak vast tot 31 maart. Het evaluatieverslag wordt pas daarna doorgestuurd naar het personeelslid. Dit kan de geldigheid van de evaluatie in het gedrang brengen.

Het is dus belangrijk dat de velden voor de eerste en de tweede evaluator altijd ingevuld zijn.

Voor sommige personeelsleden, zoals afdelingshoofden, is er standaard geen tweede evaluator. In dat geval herhaal je de naam van de eerste evaluator in het veld voor de tweede evaluator. Zo vermijd je een blokkering van de werkstroom tot 31 maart.

Let op: hierdoor moet de evaluatietaak 2 keer doorlopen worden.

Wil je weten welke personeelsleden geen tweede evaluator hebben, of waar de eerste en tweede evaluator dezelfde zijn? Raadpleeg het rapport ‘Overzicht evaluatoren’ via:

• de tegel Rapportering > Rapportering Talent > PLOEG;
• Cognos > Vlimpersrapportering > Vlimpers Rapportenshop > 08. Prestatiemanagement.

In het salarissysteem op basis van evaluatie is het advies voor een salaristrap een verplicht veld voor de leidinggevende. Je kunt intern afspreken dat leidinggevenden standaard een trap +1 invullen.

Krijgt AgO geen expliciete evaluatiebeslissing vóór 15 juni? Dan krijgt elk personeelslid in het salarissysteem volgens evaluatie met evaluatiebeslissing ‘voldoende’ automatisch de trap +1 toegekend.

De evaluator geeft enkel advies over de salarisbeslissing. De uiteindelijke beslissing wordt genomen door het directieteam. Dit kan afwijken van het advies.

Het advies in de module PLOEG kan niet gewijzigd worden en is niet zichtbaar voor het personeelslid. Het blijft een advies, en is dus niet bindend zoals de beslissing van het managementorgaan.

Is een medewerker afwezig tijdens de evaluatiecyclus of wordt de evaluatie niet op tijd ingediend in de module PLOEG? Dan blijft het veld met het advies van de leidinggevende over de salaristrap leeg in het rapport ‘Salarisbeslissing voor personeelsleden in salarissysteem volgens evaluatie’.

Ontbreekt het scherm om een advies te geven over de salaristrap? Dan betekent dit dat het personeelslid op 1 december nog niet was overgestapt naar het nieuwe salarissysteem, en ook geen aanvraag had ingediend om over te stappen vanaf 1 januari.

Stroomt een personeelslid ten gevolge van een bevordering of een personeelsbeweging vanaf 1 december tot en met 1 mei door naar het evaluatiesysteem op basis van evaluatie? Dan zal je uitzonderlijk buiten de module PLOEG een advies moeten vragen aan de evaluatoren. Het gaat hier slechts om een beperkt aantal gevallen.