Vanaf september 2021 zal een pilootgroep bestaande uit entiteiten van de Vlaamse overheid en lokale besturen, de toepassing gebruiken. Vanaf april 2022 kunnen alle instanties van de Vlaamse overheid, lokale overheden en instellingen met een publieke taak de toepassing gebruiken.

Doel

De toepassing Depotbeheer heeft betrekking op het beheer van analoge archieven. De kerndoelstelling is tweeledig. Allereerst is er de inhoudelijke component die ervoor zorgt dat analoge informatieobjecten worden beschreven. Daarnaast is er de logistieke component voor het efficiënt beheren van archiefruimtes.

Dienstverlening

De dienstverlening Depotbeheer omvat:

  • Het gebruik van alle beschikbare functionaliteiten van Depotbeheer (zie onderaan deze pagina);
  • Twee releases per jaar. Elke release brengt bijkomende of verbeterde functionaliteiten met zich mee;
  • Klassikale opleidingen over het gebruik van Depotbeheer;
  • Train-de-trainer opleiding die informatiebeheerders in staat stelt om medewerkers op te leiden;;
  • Functionele ondersteuning;
  • Het gebruik van een testomgeving;
  • Het gebruik van de standaard API’s (application programming interface);
  • Gebruikersdocumentatie en API-documentatie;
  • De mogelijkheid om deel te nemen aan de gebruikersgroep;
  • Toegang tot de helpdesk. Deze is beschikbaar op werkdagen van 9.00 uur en 17.00 uur.

Kosten

Voorwaarde: om te kunnen aansluiten op het Depotbeheer dien je te zijn aangesloten zijn op het Serieregister.

Aan het Depotbeheer zijn de volgende kosten verbonden:

Maak je gebruik van de dienstverlening Archiefdepot Vilvoorde?

  • Dan krijg je bepaalde functionaliteiten van Depotbeheer rechtstreeks en kosteloos via die dienstverlening en hoef je de dienstverlening Depotbeheer niet te activeren binnen Digitaal Archief Vlaanderen.
  • Alleen als je ook de eigen archiefruimtes wil beheren met Depotbeheer is een activering van deze dienst binnen Digitaal Archief Vlaanderen noodzakelijk. De eenmalige aansluitingskost hoef je dan niet meer te betalen.

Functionaliteiten

Hier zie je de basisfunctionaliteiten van Depotbeheer. Deze functionaliteiten zijn aanwezig vanaf de eerste release van de toepassing. Toekomstige ontwikkelen kan je terug vinden op de release- en roadmap.

Depotbeheer omvat de volgende basisfunctionaliteiten:

  • Logistiek depotbeheer
    • Beheer van de eigen archiefruimte
    • Overdrachten naar de archiefdienst faciliteren
  • Beschrijven van analoog archief
  • Faciliteren van vernietigingen van analoog archief
  • Ontsluiten van analoog archief
    • Aanvraag voor inzage in de leeszaal van het Depot Vilvoorde;
    • Aanvraag voor uitlening;
    • Aanvraag voor scannen-op-vraag;
    • Via het Publieksportaal
      • Openbare informatie raadplegen;
      • Aanvraag tot inzage indienen.