Het abonnementsgeld is jaarlijks te betalen vanaf de start van het kalenderjaar dat volgt op het jaar van de aansluiting.

Een gemeente en een OCMW worden wat de abonnementskost betreft beschouwd als één klant. De abonnementskost zal de eerste keer verschuldigd zijn in het jaar volgend op het jaar van aansluiting en wordt steeds bij de start van een kalenderjaar gefactureerd.

In het abonnement is 5 TB aan opslagvolume inbegrepen. De opslagkost is de vergoeding die verschuldigd is voor het verbruikte opslagvolume boven 5 TB. Een gemeente en een OCMW worden wat de opslagkost betreft beschouwd als één klant.

De opslagkost is een variabele prijs die afhankelijk is van:

• Reële marktprijzen
• Schommelingen in de dollar/euro wisselkoers
• De opslagconfiguratie.

Het E-depot garandeert een veilige bewaring van al je digitale informatie. De applicatie controleert de bestandsformaten en scant op virussen. De toegang tot de informatie is afgeschermd.

De opslag zelf gebeurt op geografisch gescheiden locaties, met een continue back-up. Daarnaast wordt alle informatie geëncrypteerd zodat persoonsgevoelige informatie veilig opgeslagen kan worden. De encryptiesleutel is in beheer van Het Facilitair Bedrijf.

Het E-depot zorgt dat al je digitale informatie ongewijzigd en daardoor authentiek blijft. Zo is de rechtsgeldigheid en bewijskracht van je digitale objecten gegarandeerd. Alleen gecontroleerde en goedgekeurde vernietigingen worden uitgevoerd. Tevens logt de applicatie alle acties op een informatieobject en de logging wordt permanent bewaard.

Bij opname in het E-depot worden een preservatie- en een raadpleegkopie gegenereerd. Verder voert Digitaal Archief Vlaanderen onderzoek naar preservatie- en transformatieformaten voor digitale objecten.

Via de E-depot applicatie heb je toegang tot alle digitale, gearchiveerde informatie van je organisatie. De applicatie stelt je in staat om ook digitaal archief efficiënt te beheren. Door middel van API kan het E-depot integreren met een andere applicaties.

Door de koppeling met ACM/IDM en het Serieregister weet het E-depot bij het inloggen van een gebruiker onmiddellijk wie tot welke informatie toegang heeft;

Aanwezigheid van een interne goedkeuringsflow zodat een archiefbeheerder informatie kan invoeren in het E-depot, maar niet onmiddellijk naar het archief kan doorsturen zonder goedkeuring van de informatiebeheerder.

Er zijn verschillende manieren om informatie in het E-depot in te voeren:

• Manueel aanmaken van een dossier (= manuele invoer);
  • De gebruiker creëert een dossier in het E-depot en hangt alle individuele stukken onder dit dossier. Daarna kent hij manueel de metadata toe in het E-depot;

• (In bulk) importeren van informatie via de browser (= semi-automatische invoer);
  • Dossiers kunnen in bulk worden ingevoerd (een zipbestand met daarin de dossiers en de stukken) en de metadata beschreven in een Excelbestand.

• Invoeren van dossiers en stukken aan de hand van API’s (= automatische invoer).

Meer informatie over het metadatamodel.

• Bepaalde metadata van een stuk wordt automatisch uit het stuk gehaald (bv. creatiedatum) behalve wanneer je dit aanlevert in een begeleidend metadatabestand (Excel);
• Elke invoer van informatie heeft steeds betrekking op 1 serie. De beheersmatige metadata (bv. bewaartermijn) worden op die manier automatisch ingevuld voor alle onderliggende dossiers en stukken;
• Er kunnen extensies worden gedefinieerd op het basismodel van het E-depot. Het aanmaken van deze extensies gebeurt in overleg met een medewerker van Digitaal Archief Vlaanderen;
• De vernietigingsdatum en de datum waarop informatie openbaar wordt, wordt automatisch berekend door de koppeling met het Serieregister;
• Metadata kan steeds worden gewijzigd/geüpdatet.

• Bij invoer in het E-depot wordt elk bestand gehasht (garantie op technische integriteit);
• Bij invoer in het E-depot wordt elk bestand onderworpen aan een viruscontrole (2 verschillende virusscanners);
• Bij invoer in het E-depot wordt elk bestand onderworpen aan een technische bestandscontrole;
• Bij invoer in het E-depot worden bepaalde bestanden automatisch geweigerd:
• Geëncrypteerde bestanden;
• Bestanden die beveiligd zijn met een paswoord;
• Uitvoerbare of toepassingsbestanden (bv. .exe-bestanden);
• Niet-ondersteunde bestandsformaten.

• Het E-depot maakt van diverse bestandsformaten onmiddellijk een raadpleeg- en transformatiekopie aan;
• Het originele bestand wordt nooit verwijderd;
• Digitaal Archief Vlaanderen doet aan technology watch en onderzoekt transformatie- en raadpleegformaten voor complexe bestandsformaten.

• Elk ‘event’ (actie) wordt gelogd in het E-depot;
• Deze eventlogging wordt altijd bewaard. Zelfs als de informatie, waarop de loggin betrekking heeft, is vernietigd.

• Dossiers/stukken die voor vernietiging in aanmerking komen, worden via een dynamische lijst voorgelegd aan de informatiebeheerder;
• Er wordt geen informatie vernietigd zonder toestemming van de informatiebeheerder;
• De vernietiging impliceert een ‘hard delete’ van de informatie;
• De beschrijvende en beheersmetadata wordt steeds bewaard en nooit vernietigd (omwille van de bewijswaarde).

• Een Publieksportaal voor openbare informatie. Burgers en niet-geautoriseerde gebruikers kunnen bepaalde informatie bekijken;
• Een afgesloten portaal voor geautoriseerde gebruikers (medewerkers). Vereist dat gebruikers gekend zijn in ACM/IDM;
• Aanwezigheid van API’s voor ontsluiting van informatie:
• Bruikbaar voor ontsluiting in een portaal door de klant voorzien;
• Bruikbaar om te ontsluiten in een bedrijfsapplicatie.
• Via viewers in het E-depot kan je bepaalde bestandsformaten raadplegen in de browser, zonder het bestand te downloaden;
• Het is mogelijk om elk bestand te downloaden