Gedaan met laden. U bevindt zich op: ICT-relatiebeheerder expert (Klasse C)

ICT-relatiebeheerder expert (Klasse C)

Context van de functie binnen de organisatie

De Vlaamse ICT-vereniging is een kosten- en kennisdelende organisatie, die strategische digitaliseringsfuncties ter beschikking stelt van haar leden-overheidsorganisaties. Het doel is om deze leden te ondersteunen bij de uitvoering en afstemming van hun digitaliseringsbeleid op de behoeften en doelstellingen van de overheidsorganisatie. De vereniging richt zich op cruciale expertise die een brug slaat tussen de bedrijfsvoering en digitalisering.

De vereniging hanteert hierbij een hoge mate van flexibiliteit, waarbij de ter beschikking gestelde profielen kunnen doorstromen tussen de verschillende leden.

Binnen deze context wordt de functie ingezet bij de leden van de Vlaamse ICT-vereniging. Hierbij wordt veel belang gehecht aan strategisch en klantgericht denken, waarbij de functie een essentieel onderdeel zal zijn van de organisatie in een duurzaam partnership op (middel)lange termijn.

Doel van de functie

De ICT-relatiebeheerder is verantwoordelijk voor het opbouwen en onderhouden van duurzame relaties met bestaande en potentiële klanten van ICT-producten en -diensten. Op basis van grondige kennis van het aanbod wordt de markt geïnformeerd, een commerciële structuur opgezet en actief gezocht naar samenwerkingsmogelijkheden.

De relatiebeheerder identificeert de noden en verwachtingen van klanten en onderzoekt op welke manier ICT-oplossingen hierop kunnen inspelen. In samenwerking met programmamanagers, product owners en key accountmanagers wordt de klant begeleid van oriëntatie tot ingebruikname.

Daarnaast wordt technische ondersteuning geboden bij de implementatie en gebruik van de producten en diensten. Klantfeedback en bijkomende behoeften worden actief teruggekoppeld naar de organisatie, met het oog op een continue verbetering van het aanbod en een hoge klanttevredenheid.

Aansturing

Rapporteert hiërarchisch aan

  • Afdelingshoofd
  • Manager ICT-relatiebeheerder
  • Teamcoach

Rapporteert functioneel aan

  • Programmamanager
  • Programmacoördinator
  • Projectmanager

Stuurt hiërarchisch aan

Niet van toepassing

Stuurt functioneel aan

ICT-relatiebeheerder

< 5 medewerkers

Dimensies van de functie

  • Brede domeinkennis, kan noden koppelen aan technologische oplossingen.
  • Heeft kennis van de werking van de Vlaamse overheid, lokale besturen of de dienstenleveranciers van de lokale besturen en bij voorkeur expert-kennis m.b.t. één van deze doelgroepen.
  • Neemt initiatief, ziet opportuniteiten op klantniveau.
  • Adviseert proactief, speelt in op context.
  • Is het aanspreekpunt voor klanten, bouwt vertrouwen op
  • Stuurt trajecten aan en werkt samen met meerdere afdelingen
  • Signaleert trends richting aanbodontwikkeling

Autonome beslissingsbevoegdheid

De functiehouder beslist hoe de bestaande procedures en methodes moeten aangepast worden om de zich nieuw aandienende situatie binnen de bestaande context te integreren. De functiehouder kan de inhoudelijke betekenis van bestaande concepten bijsturen.

Resultaatgebieden

  • Doel: Analyseert zelfstandig complexe klantbehoeften en identificeert structurele knelpunten en opportuniteiten. Stuurt verbetertrajecten aan en vertaalt inzichten naar strategische aanbevelingen voor het producten- en dienstenaanbod.

    Deelactiviteiten :

    • Ontwerpt op eigen initiatief klantgerichte voorstellen die structureel inspelen op noden en langetermijnbehoeften.
    • Detecteert proactief trends, problemen en kansen binnen en over klantrelaties heen, en zet deze om in gerichte verbetervoorstellen voor het aanbod.
    • Beoordeelt zelfstandig de impact van wijzigingen of nieuwe initiatieven op de klantbeleving en adviseert productowners bij het afstemmen van de dienstverlening.
    • Brengt synergiën en interafhankelijkheden in kaart en zorgt voor gerichte afstemming met productowners, programmamanagers en andere stakeholders.
    • Stelt, in afstemming met interne stakeholders, accountplannen op die de strategische doelstellingen van Informatie Vlaanderen vertalen naar het eigen klantensegment, met focus op omzet, afname en klantrelaties.
  • Doel : Bedient één of meerdere klantensegmenten met een verhoogde complexiteit, grotere onderlinge afhankelijkheden en intensievere interacties. Deze dossiers hebben vaak een hogere zichtbaarheid en brengen grotere risico’s en potentiële gevolgschade met zich mee.

    Deelactiviteiten :

    • Analyseert grondig de noden en context van de klant, en identificeert binnen het aanbod de meest geschikte oplossing.
    • Biedt op maat gemaakte informatie en strategisch advies over de toegevoegde waarde van de producten en diensten.
    • Onderhandelt proactief met klanten om de afname of uitbreiding van producten en diensten te realiseren, met oog voor lange termijnrelaties.
    • Verdedigt overtuigend de meerwaarde van het aanbod ten opzichte van de gevraagde prijs of cofinanciering, en onderbouwt dit met relevante argumentatie.
  • Doel : Draagt de verantwoordelijkheid voor de algemene aanpak en opvolging van een toegewezen klantensegment.

    Deelactiviteiten:

    • Herkent en brengt verschillende lopende initiatieven bij de klant in kaart en zorgt ervoor dat deze afgestemd worden met alle relevante businesspartners.
    • Luistert actief naar bezorgdheden, klachten en vragen van klanten en speelt deze door naar de juiste personen binnen de organisatie.
    • Zorgt voor de uitvoering van het accountplan voor het toegewezen klantensegment, bewaakt de voortgang en stuurt bij waar nodig om de vooropgestelde doelstellingen te behalen.
  • Doel : Monitort de realisatie van de doelstellingen binnen het toegewezen klantensegment en rapporteert hierover op gestructureerde wijze aan het directiecomité.

    Deelactiviteiten :

    • Volgt de voortgang van de doelstellingen uit de accountplannen nauwgezet op en stelt transparante rapporten op.
    • Staat in voor de verantwoording van de gerealiseerde omzet binnen het eigen klantensegment.
    • Levert proactief strategische input en advies over nieuwe groeikansen en opportuniteiten binnen het klantensegment.
  • Doel : Verantwoordelijk voor de marktbenadering en de duurzame groei van één of meerdere producten binnen het toegewezen klantensegment.

    Deelactiviteiten :

    • Zorgt ervoor dat de toegevoegde waarde van het productaanbod helder en impactvol gecommuniceerd wordt aan (potentiële) klanten binnen het segment.
    • Waakt over de actualiteit, beschikbaarheid en doelgerichte verspreiding van informatie over het aanbod via de meest effectieve communicatiekanalen.
    • Bedenkt, ontwikkelt en realiseert doelgerichte commerciële acties en verkoopactiviteiten die inspelen op de behoeften binnen het eigen klantensegment, met het oog op een stijgende afname van producten en diensten.
    • Identificeert en ontwikkelt strategische prospecten en begeleidt het volledige offertetraject in samenwerking met relevante interne stakeholders.
    • Adviseert klanten met overtuiging over de waarde van de geboden oplossingen, gebaseerd op inzicht in hun context, uitdagingen en ambities.
    • Presenteert en demonstreert het ICT-aanbod professioneel en afgestemd op het profiel en de maturiteit van de klant.
  • Doel : Beschikt over doorgedreven technische en functionele kennis van de ICT-producten binnen het toegewezen programma, en past deze proactief toe om klanten, gebruikers en collega’s inhoudelijk te ondersteunen. Ontwikkelt daarnaast actief expertise rond het klantensegment, het aanbod van de organisatie, accountmanagement en bredere evoluties binnen ICT en digitalisering.

    Deelactiviteiten :

    • Heeft diepgaand inzicht in de werking, onderlinge samenhang en afhankelijkheden van producten en diensten binnen het eigen programma.
    • Versterkt continu zijn/haar kennis van het klantensegment, de producten en diensten van de organisatie, strategisch accountbeheer en actuele digitale trends.
    • Volgt technologische en organisatorische evoluties binnen het vakgebied op de voet en vertaalt deze naar relevante adviezen of verbeteracties voor interne en externe stakeholders.
    • Treedt op als trusted advisor voor collega’s, programmabeheerders en productteams door zijn/haar inhoudelijke expertise.
    • Draagt actief bij aan kennisdeling binnen het team en zorgt mee voor actuele en bruikbare documentatie, opleidingen en richtlijnen.
  • Doel : Neemt een voortrekkersrol op in het onderhouden en strategisch uitbouwen van relaties met interne en externe partners op tactisch niveau, met als doel een stabiele, toekomstgerichte samenwerking te garanderen en te versterken.

    Deelactiviteiten :

    • Stimuleert en structureert de samenwerking met interne stakeholders en zorgt voor duidelijke afstemming van verantwoordelijkheden en doelstellingen.
    • Beheert proactief de relatie met klanten door regelmatige contactmomenten, het opvolgen van tevredenheid en het detecteren van kansen of aandachtspunten in de dienstverlening.
    • Draagt bij aan continue verbetering door het delen van inzichten, succesvolle aanpakken en best practices met collega’s en andere stakeholders, en moedigt kennisdeling binnen het netwerk actief aan.
    • Treedt op als aanspreekpunt bij complexe klantvragen of samenwerkingsvraagstukken en vertaalt klantbehoeften naar concrete voorstellen richting interne teams.
    • Voert complexe onderhandelingen met meerdere partijen (soms met tegengestelde belangen).

Indien de werking van de dienst of de organisatie als geheel het vereist, kunnen er in overleg tijdelijk bijkomende verantwoordelijkheden toegekend worden.

Contacten

  • Verschillende contacten met complexe info
  • 1-op-1 onderhandelingen
  • Vertegenwoordigen van de organisatie
  • Interne samenwerking binnen teams
  • Interdepartementale samenwerking
  • Klant- of cliëntondersteuning
  • Externe samenwerking met partners
  • Adviserende rollen

Functioneringscriteria

Welke opleiding, ervaring en vaktechnische compenties heb je nodig voor deze functie?

  • Hoger onderwijs van het lange type (master), bij voorkeur in een ICT-gerelateerde richting.

  • minimaal niveau CEFR level B2

  • Vereiste ervaring (in een gelijkaardige functie/vakdomein waarvan x in een relevante sector) + inwerkperiode (periode nodig om op zelfstandige wijze de functie te kunnen uitvoeren)

    In een gelijkaardige functie

    In een relevante sector

    Inwerkperiode

    < 3 maanden

    X

    3 m – 1j

    1j – 4j

    X

    4j – 7j

    X

    >7 jaar

  • Aanduiding met ‘X’ welke van toepassing zijn.

    Vaktechnisch ICT competentiedomein

    (Dit zijn domeinen waarbinnen vaktechnische competenties zich situeren, eerder dan specifieke competenties. Hierbij is ook geen definitie, noch niveaubepaling. Het is eerder een overzichtelijke aanduiding in welke richting de vaktechnische competenties zich moeten situeren. Het focust enkel op deze domeinen die onontbeerlijk zijn binnen de functie, niet op alle domeinen die nuttig zouden kunnen zijn.)

    Business intelligence & databeheer

    X

    IT-strategie en planning

    X

    Bedrijfsprocesanalyse

    Bedrijfsprocesverbetering

    X

    Beveiliging & risicobeheer

    Programma- / projectmanagement

    Informatiemanagement

    Architectuurbeheer

    Bedrijfsrelatiebeheer

    X

    Infrastructuur en operaties

    Klantenservice (Helpdesk)

    X

    Applicatieontwikkeling en -beheer

    Sourcing management

    Leveranciersbeheer

    ICT-personeelszaken

    ICT-financiën

    Cloudbeheer / databasebeheer

    DevOps-praktijken

    Gegevensprivacy & naleving

    Kunstmatige intelligentie & machine learning

    Verandermanagement

    Gebruikerservaringsontwerp

    Netwerkkennis

Gedragscompetenties

Op deze gedragscompetenties word je geëvalueerd.

  • Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie

    Niveau 2 – Handelt in het belang van de organisatie

    • Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie
    • Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie
    • Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties
    • Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen
    • Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit
  • Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen

    Niveau 3 – Communiceert vlot met verschillende doelgroepen, ook over complexe onderwerpen

    • Geeft abstracte of complexe materie op een inzichtelijke wijze weer
    • Bouwt zijn betoog op een gericht gestructureerde wijze op
    • Communiceert selectief vanuit zijn inzicht in de situatie, om zo sneller zijn doel te bereiken
    • Zoekt aansluiting bij het publiek en gebruikt voor hen relevante en overtuigende redeneringen, argumenten, voorbeelden en vergelijkingen
    • Hanteert een rijk en gevarieerd taalgebruik
  • Instemming verkrijgen voor een mening, visie of aanpak

    Niveau 2 – Overtuigt door inhoud én aanpak

    • Argumenteert authentiek en genuanceerd
    • Brengt zijn argumenten scherp onder woorden
    • Begrijpt welke argumenten en redeneringen anderen aanspreken en gebruikt deze
    • Brengt met zijn ideeën en voorstellen enthousiasme teweeg
    • Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen en reageert constructief op negatieve reacties of weerstand

  • Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria

    Niveau 3 – Vormt een geïntegreerd oordeel

    • Heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk
    • Neemt in zijn standpunt verschillende belangen in overweging
    • Benoemt zowel de positieve als negatieve kanten van zijn standpunt of voorstel
    • Heeft oog voor kritieke factoren en activiteiten en benut de mogelijkheden hiervan voor de organisatie
    • Vertaalt een synthese naar een vraagstelling of advies en geeft zo een inhoudelijke meerwaarde aan de thema’s die hij naar voren brengt
  • Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen

    Niveau 2 – Neemt het initiatief om structurele problemen binnen zijn takendomein op te lossen (reactief en structureel)

    • Brengt knelpunten en problemen onder de aandacht en handelt ernaar (eventueel na overleg)
    • Geeft spontaan aan waar het afgeleverde resultaat verbeterd kan worden
    • Formuleert uit eigen beweging voorstellen om bestaande situaties te verbeteren
    • Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd
    • Trekt zaken naar zich toe en neemt het eigenaarschap op van thema’s
  • Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren

    Niveau 2 – Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders

    • Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, …)
    • Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden
    • Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen
    • Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk

    Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, …)

  • Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken

    Niveau 2 – Coördineert het eigen werk en dat van anderen

    • Structureert informatie, situaties en problemen en handelt deze efficiënt en effectief af
    • Weet wat er aan tijd, mensen en middelen nodig is om het gewenste resultaat te behalen
    • Maakt een helder plan voor de eigen en andermans werkzaamheden met doelen en activiteiten (concreet, volledig, overzichtelijk)
    • Verdeelt werkzaamheden en maakt afspraken met de betrokkenen over de uitvoering
    • Bouwt meetmomenten in om de voortgang van het werk te volgen