Op zijn vraag en om het even wanneer kan een vastbenoemd ambtenaar vragen om functionele of persoonlijke redenen te worden teruggezet in graad.

De terugzetting zelf gebeurt eenmalig in de loopbaan.

De terugzetting gebeurt in de graad van de onmiddellijk lagere rang, behalve voor de ambtenaren van rang A1, B1 en C1 en voor de ambtenaren van rang A2E. Bij een vrijwillige terugzetting in graad komen de ambtenaren van rang A1 en C1 niet in de derde rang, maar in de tweede rang van het lagere niveau terecht. Dit om te vermijden dat deze ambtenaren bij een terugzetting automatisch terecht zouden komen in een leidinggevende functie (rang B3 of rang D3).

Voor de ambtenaren van rang A2E wordt geen terugzetting naar de onmiddellijk lagere rang voorzien omdat dit zou impliceren dat ze teruggezet zouden worden naar rang A2M en bijgevolg automatisch benoemd zouden worden in het middenkader.

Voor de senior adviseur gebeurt de terugzetting naar rang A2.

Omwille van de geringe loonspanning tussen niveau B en C wordt op deze regeling van terugzetting vanuit de eerste rang van elk niveau naar de tweede rang van het lagere niveau een uitzondering voorzien voor de terugzetting vanuit rang B1. Vanuit rang B1 gebeurt de vrijwillige terugzetting naar rang C1 op de derde trap van de functionele loopbaan (C 113 of C 123). Deze maatregel werd afgesproken tijdens de besprekingen inzake het doorbreken van de gelijkwaardigheid van niveau B en C in uitvoering van het sectoraal akkoord 2005-2007.

Bij de terugzetting worden in principe de statutaire regels gevolgd die de wijze van het begeven van betrekkingen betreffen.

Inzonderheid kan niet worden afgeweken van de diplomavereisten die voor specifieke functies krachtens het VPS (onder meer in het organiek reglement) vereist zijn.

De vereiste dat niemand een betrekking van een bepaald niveau kan bekleden zonder vooraf in het bezit te zijn van het voor dat niveau vereiste diploma, is evenwel niet absoluut en geldt bijvoorbeeld in principe niet voor de ambtenaren die via een bevorderingsexamen in een betrekking van een hoger niveau worden bevorderd (tenzij voor specifieke functies).

De ambtenaar die een betrekking bekleedt in een bepaald niveau door het slagen voor een loopbaanexamen voor bevordering naar een hoger niveau, zonder dat hij of zij het voor dat niveau vereiste diploma bezit, zal bij een vrijwillige terugzetting in graad worden benoemd in de nieuwe graad, ook al bezit hij of zij niet het diploma dat voor dat niveau op algemene wijze vereist is.

De ambtenaar die teruggezet wordt in graad ontvangt een salaris dat berekend wordt op basis van de op één na hoogste salarisschaal van de functionele loopbaan verbonden aan de graad waarin hij werd teruggezet.

Bovendien wordt als algemene regel voor de terugzettingen bepaald dat een terugzetting geen onmiddellijk financieel voordeel mag teweegbrengen. Als dit zich toch zou voordoen wordt het salaris geblokkeerd tot op het moment dat men op basis van het doorschuiven in de functionele loopbaan terug een hoger salaris verwerft.

Indien de terugzetting leidt tot financieel voordeel (wat strijdig zou zijn met het principe dat de vrijwillige terugzetting geen (onmiddellijk) financieel voordeel mag meebrengen) wordt het huidig salaris van de betrokken ambtenaar geblokkeerd tot op het moment dat betrokkene in zijn organieke graad een hogere salarisschaal bereikt m.a.w. bevorderd wordt in de functionele loopbaan.[93]

Het is evident dat de vrijwillige terugzetting in graad wordt toegekend door de benoemende overheid op advies van het bevoegde managementorgaan van de entiteit. Met benoemende overheid wordt bedoeld de overheid die bevoegd is te benoemen in de graad waarin de ambtenaar wordt teruggezet.[93]

De vanaf 1 juni 2024 toegekende vrijwillige tijdelijke functieverlichtingen worden omgezet in een vrijwillige terugzetting in graad.

De toepassing van het eerste lid betekent dat de terugzetting in graad kan gebeuren in een andere rang dan vermeld in artikel XIbis 56bis, §1.[93]