De Vlaamse Auditautoriteit onderzoekt of subsidies die via de Vlaamse overheid en de Europese structuurfondsen aan Vlaamse projecten worden toegekend, goed beheerd en gebruikt worden. Daarom worden er zogenaamde audits uitgevoerd. Hoe verloopt zo’n audit precies?
Vooraf
Eerst onderzoekt de Vlaamse Auditautoriteit (VAA) de omvang en de inhoud van een project. Daarna wordt er een auditor aangewezen die het project zal onderzoeken. De VAA gaat ook goed na of die auditor onafhankelijk is van het project en de organisatie.
Dan gaat de auditor aan de slag. Eerst voert hij een vooronderzoek uit op de beschikbare projectinformatie.
Intentiebrief
Daarna brengt de auditor u als projectverantwoordelijke op de hoogte van de audit met een intentiebrief.
Die brief bevat:
- het voorwerp van de audit
- de contactgegevens van de auditor
- de planning van de audit
- een eerste vragenlijst op basis van het vooronderzoek.
Verloop audit
Een audit verloopt zoveel mogelijk via deskresearch en op basis van digitale documenten. Maar als de auditor het nodig vindt, kan hij een afspraak maken met de geauditeerde voor een bezoek ter plaatse.
Verslag
Nadien maakt de auditor een ontwerpverslag met zijn bevindingen. Dit ontwerpverslag wordt eerst intern aan een kwaliteitsbeoordeling onderworpen.
U ontvangt het ontwerpverslag en heeft dan 14 dagen de tijd om eventuele bemerkingen door te geven. Daarna evalueert de auditor de opmerkingen en stelt het finale auditverslag op. Dat finale verslag krijgt opnieuw een interne kwaliteitsbeoordeling en vertrekt daarna naar u als geauditeerde.
Video
In dit filmpje krijgt u een samenvatting.