Technische ondersteuning in het LeerID Schoolloket
Aan de slag als LeerID-beheerder in het Schoolloket? Op deze pagina vindt u onder andere:
- beknopte handleidingen
- veel voorkomende vragen (en oplossingen)
- contactpunt voor ondersteuning
Handleidingen
Veelgestelde vragen
Als lokale beheerder van uw schoolinstelling kunt u via het Gebruikersbeheer van de Vlaamse Overheid(opent in nieuw venster) medewerkers toevoegen aan de instelling en de nodige rechten toekennen.
Moet u een nieuwe gebruiker toevoegen? Dan heeft u deze informatie nodig van uw medewerker:
- rijksregisternummer
- (werk)e-mailadres
Selecteer het gebruikersrecht ‘LeerID-beheerder’. Hier vindt u een handleiding voor het toekennen van gebruikersrechten(PDF bestand opent in nieuw venster).
Meestal is dit uw directeur.
U kunt u dit ook zelf opzoeken door aan te melden op Mijn Profiel van het Gebruikersbeheer(opent in nieuw venster). Kijk na het aanmelden bij ‘Mijn Lokale Beheerders’.
Werkt u voor meerdere scholen? Dan hebt u mogelijks meerdere lokale beheerders. In de gele balk ziet u de naam van de school en het instellingsnummer.
Kunt u uw school niet selecteren? Dan beschikt u niet over de rechten om namens deze school aan te melden als LeerID-beheerder. Contacteer uw lokale beheerder om de rechten aan te vragen. Meestal is uw directeur de lokale beheerder.
U kunt dit ook zelf opzoeken door aan te melden op Mijn Profiel van het Gebruikersbeheer(opent in nieuw venster). Kijk na het aanmelden bij ‘Mijn Lokale Beheerders’.
Werkt u voor meerdere scholen? Dan hebt u mogelijks meerdere lokale beheerders. In de gele balk ziet u de naam van de school en het instellingsnummer.
Als u LeerID-beheerder voor meerdere scholen bent, dan kunt u rechtsboven wisselen van school.
Klik op ‘Wijzig instelling’. Nadien kunt u het gewenste instellingsnummer ingeven.
De inschrijvingsgegevens (linkerzijde) komen uit het centraal inschrijvingssysteem Discimus.
U kunt deze gegevens aanpassen in het leerlingadministratiepakket van de school. Een dag later stromen de gecorrigeerde gegevens door uit Discimus en staan ze correct in het schoolloket.
Als er geen officiële gegevens (rechterzijde) beschikbaar zijn van een leerling in het schoolloket is dit de oorzaak:
- de leerling beschikt (nog) niet over een geldig rijksregisternummer (RRN) of bisnummer (BIS);
- of het identificatienummer ontbreekt bij de inschrijving van de leerling.
In dit laatste geval kunt u het rijksregister- of bisnummer toevoegen via het leerlingadministratiepakket van de school.
Een dag later stromen de gecorrigeerde gegevens door uit Discimus en staan ze correct in het schoolloket
Schooljaar 2023-2024
Op 1 september 2023 zullen de actuele inschrijvingen van het schooljaar 2023/2024 automatisch zichtbaar worden in het LeerID Schoolloket. Vanaf die dag kan je dus de LeerID-accounts gaan aanmaken of aanpassen voor het nieuwe schooljaar.
Wanneer je al LeerID-accounts hebt aangemaakt, kan je op 1 september (of later) een wijziging in bulk uitvoeren en voor al je leerlingen een nieuw wachtwoord generen en dit daarna uitdelen. Zo heb je meteen de juiste verdeling over de administratieve groepen in handen.
Let op, je kan geen nieuw wachtwoord genereren voor leerlingen die hun LeerID-account in eigen beheer hebben. Zij hebben immers zelf een e-mailadres gekoppeld aan hun LeerID-account, waardoor zij het beheer zelf uitvoeren.
Schooljaar 2024-2025
Vanaf het schooljaar 2024/2025 zal er een oplossing voorzien worden waardoor je in augustus 2024 al de overstap naar het nieuwe schooljaar kan maken om zo het nieuwe schooljaar voor te bereiden.
Een LeerID-account is niet gekoppeld aan de school maar aan de leerling zelf. Wanneer de leerling van school verandert, verhuist het leerID-account mee.
Er wordt rekening gehouden met de actieve inschrijving van de leerling. Zodra de actieve inschrijving op de oude school stopt en de dag nadien de inschrijving in de nieuwe school actief wordt, wordt het LeerID-account zichtbaar in de nieuwe school.
Met het e-mailadres moet wel worden opgelet. Leerlingen die hun LeerID-account in eigen beheer hebben, moeten te allen tijde toegang hebben tot de gekoppelde mailbox. Bij een schoolwissel is het dus belangrijk om het e-mailadres te wijzigen wanneer er een e-mailaccount eigen aan de school gekoppeld is aan het leerID-account.
Als dit e-mailadres niet tijdig wordt aangepast, kan de nieuwe LeerID-beheerder het e-mailadres schrappen in het LeerID-account van de leerling. De leerling kan dan nadien zijn nieuwe e-mailadres alsnog koppelen aan zijn eigen LeerID-account.
Een LeerID-account is niet gekoppeld aan de school maar aan de leerling zelf en wordt automatisch inactief bij einde inschrijving. U kunt deze datum zelf nakijken in het LeerID-Schoolloket bij de accountgegevens van de leerling.
Als een leerling 2 actieve inschrijving heeft dan kunnen de respectievelijke LeerID-beheerders van de 2 instellingen aanpassingen doen aan het LeerID-account in hun eigen LeerID Schoolloket.
Dit wordt in het Schoolloket aangeduid met een blauw !-icoontje in de zoekresultaten en volgende begeleidende tekst: Deze leerling heeft momenteel een actieve inschrijving in meerdere scholen. Dit LeerID wordt dus ook beheerd door een andere LeerID-beheerder waardoor jouw wijzigingen nadien door iemand anders overschreven kunnen worden.
Bij de aanmaak van een LeerID-account stelt het systeem zelf de gebruikersnaam voor. Deze is standaard opgebouwd uit de voornaam en de achternaam van de leerling. Daar het LeerID-account van de leerling zelf is, is het niet wenselijk om deze gebruikersnaam aan te passen naar een schooleigen naam. Wel kunt u als LeerID-beheerder deze gebruikersnaam individueel aanpassen als deze bijvoorbeeld te lang zou zijn of als een leerling met een andere naam wil worden aangesproken.
Een gebruikersnaam kan slechts 1 keer voorkomen in het systeem. Indien de gegenereerde gebruikersnaam al bestaat, wordt deze aangevuld met een cijfer.
Voorbeeld: voornaam.naam1
Een gebruikersnaam mag ook niet langer dan 50 karakters zijn en mag het ‘@-teken’ niet bevatten.
Een gebruikersnaam kan enkel gewijzigd worden door een LeerID-beheerder. De leerling kan nooit zelf zijn gebruikersnaam wijzigen.
Om voor één leerling het wachtwoord volgt u deze stappen:
- Meld aan op het LeerID Schoolloket(opent in nieuw venster)
- Navigeer naar het tabblad ‘LeerID Beheer’ (in de blauwe hoofding)
- Zoek de leerling op (via filterfunctie, kan op stamnummer, naam of voornaam)
- Klik de leerling aan in de zoekresultaten
- Onder de persoonsgegevens klikt u op ‘Pas aanmeldgegevens aan’
- U kunt de gebruikersnaam en/of het wachtwoord wijzigen.
Bij elke wijziging wordt een nieuw PDF-document gemaakt (om af te drukken).
Ook wanneer u enkel de gebruikersnaam wijzigt, wordt automatisch ook een nieuw wachtwoord aangemaakt en een kaartje met aanmeldgegevens gegenereerd.
Enkel leerlingen in het secundair onderwijs hebben een gevorderd LeerID en kunnen hun e-mailadres koppelen. U kunt als LeerID-beheerder deze koppeling opnieuw verwijderen moest dit nodig zijn.
Opgelet, door het verwijderen van de koppeling wordt er voor de leerling ook een nieuw tijdelijk wachtwoord gegenereerd.
Volg deze stappen:
- Meld aan op het LeerID Schoolloket(opent in nieuw venster)
- Navigeer naar het tabblad ‘LeerID Beheer’ (in de blauwe hoofding)
- Zoek de leerling op (via filterfunctie, kan op stamnummer, naam of voornaam)
- Klik de leerling aan in de zoekresultaten
- Onder de persoonsgegevens klikt u op ‘Pas aanmeldgegevens aan’
- Zet vervolgens het vinkje aan bij de optie “Verwijder dit e-mailadres”
- Er wordt een nieuw tijdelijk wachtwoord gegenereerd
- Klik nu op ‘Bewaren en afdrukken’
Er wordt een nieuw PDF-document gemaakt (om af te drukken) met de nieuwe aanmeldgegevens van de leerling. De leerling kan tijdens de eerste aanmelding of later via het Leerlingloket opnieuw een e-mailadres koppelen.
De leerling heeft een e-mailadres gekoppeld
Indien de leerling toegang heeft tot de mailbox van een gekoppeld e-mailadres dan kan die het wachtwoord zelf resetten door op de aanmeldpagina van LeerID te kiezen voor ‘Wachtwoord vergeten?’.
Indien de leerling géén toegang heeft via het gekoppelde e-mailadres kunt u het gekoppelde e-mailadres verwijderen via het LeerID Schoolloket(opent in nieuw venster).
→ zie FAQ: “Kan ik een gekoppeld mailadres verwijderen?”
De leerling heeft GEEN e-mailadres gekoppeld
Indien er geen e-mailadres werd gekoppeld, kunt u als LeerID-beheerder een nieuw wachtwoord genereren via het LeerID Schoolloket
→ zie FAQ: “Hoe pas ik het wachtwoord aan van een LeerID, kan ik het dan opnieuw afdrukken?”