Beheer en onderhoud van appartementsgebouwen

De syndicus is de persoon die instaat voor het beheer van de gemeenschappelijke delen in een appartementsgebouw:

• technisch beheer: de syndicus zorgt voor de onderhouds- en herstellingswerken.
• administratief beheer: de syndicus roept de algemene vergadering van mede-eigenaars samen en voert alle beslissingen van de algemene vergadering uit.
• financieel beheer: de syndicus beheert de inkomsten en de uitgaven en betaalt de facturen.

De syndicus treedt ook op als wettelijke vertegenwoordiger van de Vereniging van Mede-Eigenaars (VME). De VME is een rechtspersoon naar privaat recht.

Wanneer u een appartement koopt, is het uitermate belangrijk om de statuten van het appartementsgebouw goed na te lezen. De basisakte en het reglement van mede-eigendom bevatten immers belangrijke informatie, zoals het aantal aandelen (quotiteiten) dat aan uw appartement is verbonden. De quotiteiten bepalen zowel uw stemgewicht als uw aandeel in de gemeenschappelijke kosten. Ook het reglement van interne orde (RIO) is een essentieel document. Daarin staan de leefregels die binnen het gebouw van toepassing zijn.

Elk appartementsgebouw in gedwongen mede-eigendom moet verplicht over een syndicus beschikken. De taak van syndicus kan opgenomen worden door een professionele syndicus of een mede-eigenaar (‘occasionele syndicus’). Het takenpakket en de bevoegdheden (technisch, administratief en financieel beheer) zijn hetzelfde, ongeacht of de algemene vergadering een professional of een mede-eigenaar als syndicus aanstelt. Beiden moeten dezelfde professionele aansprakelijkheidsverzekering afsluiten en het beheer op dezelfde professionele manier uitvoeren. Professionele syndici zijn automatisch verzekerd via hun controleorgaan, het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (BIV)(opent in nieuw venster).

De algemene vergadering kan naast de syndicus ook een raad van mede-eigendom aanstellen. Daarin zetelen enkele mede-eigenaars die erop toezien dat de syndicus zijn taken naar behoren uitoefent. Die raad van mede-eigendom is verplicht voor een mede-eigendom vanaf 20 kavels (exclusief kelders, garages en parkeerplaatsen).

De syndicus geeft uitvoering van de beslissingen van de algemene vergadering binnen het gebouw. Bent u ontevreden over de syndicus of hebt u klachten, ga dan eerst goed na of uw probleem niet vooral schuilt in een verschil van mening met een beslissing van de algemene vergadering. Tegen beslissingen die onregelmatig of onrechtmatig genomen zijn, kunt u binnen vier maanden na de algemene vergadering bezwaar aantekenen bij de vrederechter.

Hebt u toch klachten over hoe de syndicus zijn taken invult, dan kunt u dit aankaarten op de algemene vergadering. Die benoemt de syndicus en kan de syndicus ook uit zijn ambt ontheffen.

Bent u niet tevreden over het werk van de syndicus of hebt u klachten, dan moet u dat aankaarten op de algemene vergadering en vervolgens met de syndicus bespreken om tot een oplossing te komen. Als er echt geen oplossing kan gevonden worden, kunt u de volgende stappen ondernemen:

Een professionele syndicus is onderworpen aan een reglement van plichtenleer (deontologie). Op de naleving daarvan wordt toegezien door het controleorgaan van de sector. Dat is bv. het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars voor professionele syndici, de Orde van Vlaamse Balies voor advocaten, … Zij buigen zich (enkel) over deontologische inbreuken. Een contractueel geschil op grond van de syndicusovereenkomst hoort eerder thuis in de rechtbanken.

Elke vereniging van mede-eigenaars moet ingeschreven zijn in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en krijgt een ondernemingsnummer.

Sinds 1 april 2017 moet ook de syndicus zich laten inschrijven bij de KBO(opent in nieuw venster) via een erkend ondernemingsloket(opent in nieuw venster).