Beheer en onderhoud van appartementsgebouwen

De syndicus is de persoon die instaat voor het beheer van de gemeenschappelijke delen in een appartementsgebouw:

• technisch beheer: de syndicus zorgt voor de onderhouds- en herstellingswerken.
• administratief beheer: de syndicus roept de algemene vergadering van mede-eigenaars samen en voert alle beslissingen van de algemene vergadering uit.
• financieel beheer: de syndicus beheert de inkomsten en de uitgaven en betaalt de facturen.

De afspraken over het beheer en de gemeenschappelijke kosten moeten bij aankoop in de akte worden opgenomen. Voor meer informatie contacteert u best de notaris die uw aankoopakte heeft opgemaakt.

De syndicus wordt aangesteld door de algemene vergadering van mede-eigenaars en die algemene vergadering kan ook weer een einde stellen aan het mandaat van de syndicus. De aanstelling wordt vastgelegd in een aanstellingsakte of benoemingsakte.

Men kan een professionele of een vrijwillige syndicus aanstellen. De syndicus kan een van de mede-eigenaars zijn, maar beiden moeten dezelfde professionele aansprakelijkheidsverzekering afsluiten en het beheer op dezelfde professionele manier uitvoeren. Erkende vastgoedmakelaars zijn hiervoor goed geplaatst omdat dit tot hun beroepsactiviteiten behoort. Zij zijn ook automatisch verzekerd via hun controleorgaan, het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (BIV)(opent in nieuw venster).

De algemene vergadering kan naast de syndicus ook een raad van mede-eigendom (vroeger 'raad van bestuur') aanstellen. Daarin zetelen enkele mede-eigenaars die toezicht houden op de syndicus. Die raad van mede-eigendom is verplicht voor een mede-eigendom vanaf 20 kavels (exclusief kelders, garages en parkeerplaatsen).

Corona: jaarlijkse algemene vergadering op afstand of uitstellen

Door de strenge coronamaatregelen is het niet toegelaten voor verenigingen en vennootschappen om algemene vergaderingen met fysieke aanwezigheid van alle leden te organiseren. De federale overheid laat wel vergaderingen op afstand toe. Voorwaarden zijn wel dat de leden er geldig toe zijn opgeroepen, over de mogelijkheid beschikken eraan deel te nemen (al dan niet met volmacht), elkaar voldoende kunnen identificeren en minstens met elkaar in debat kunnen gaan en tot stemming kunnen overgaan.

Bent u niet tevreden over het werk van de syndicus of hebt u klachten, dan moet u dat aankaarten op de algemene vergadering en vervolgens met de syndicus bespreken om tot een oplossing te komen. Als er echt geen oplossing kan gevonden worden, kunt u de volgende stappen ondernemen:

• professionele syndicus (vastgoedmakelaar, advocaat, ...): U kunt een klacht indienen bij de beroepsfederatie waartoe uw professionele syndicus behoort. U kunt bij de syndicus zelf of op de algemene vergadering navragen bij welke beroepsfederatie uw syndicus is aangesloten.
• vrijwillige syndicus: Als uw syndicus een mede-eigenaar is en niet tot een beroepsfederatie behoort, kunt u naar de rechter stappen.

U kunt als eigenaar voor advies ook terecht bij de Eigenaarsbond vzw(opent in nieuw venster) of de Verenigde Eigenaars(opent in nieuw venster), na lidmaatschap.

Elke vereniging van mede-eigenaars moet ingeschreven zijn in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en krijgt een ondernemingsnummer.

Sinds 1 april 2017 moet ook de syndicus zich laten inschrijven bij de KBO(opent in nieuw venster). Dat moet zorgen voor meer transparantie in het beheer en voor meer duidelijkheid over de verdeling van de taken en de kosten.

• Een nieuw aangestelde syndicus moet zich vanaf 1 april 2017 aanmelden bij een erkend ondernemingsloket(opent in nieuw venster):
  • uiterlijk 8 werkdagen na de benoeming
  • ten laatste op de dag voor de datum waarop de opdracht als syndicus start.
• Als de vereniging van mede-eigenaars vóór 1 april 2017 al was opgericht, dan moest de syndicus zijn inschrijving zo snel mogelijk in orde brengen, ten laatste op 31 maart 2018.

Als bewijs van aanstelling neemt de syndicus een uittreksel uit de benoemingsakte of aanstellingsakte mee. Het ondernemingsloket koppelt de gegevens van de syndicus aan de vereniging van mede-eigenaars. De inschrijving kost 87,00 euro (het bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd).